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회사 자료·파일·서류 등의 빅데이터 활용

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by

Sanghun Choi

on 30 December 2014

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Transcript of 회사 자료·파일·서류 등의 빅데이터 활용

경영전략본부 경영관리실
총괄관리팀 최상훈
사내 자료 빅데이터 활용 강화를 위한
효율적 관리·운영 방안
도출된 가설
조사결과
문헌자료 정리 (지식경영)
정의 : 기존의 방식으로는 관리와 분석이 매우 어려운 데이터 집합

빅 데이터 현황
14년의 노하우와 156명이 함께 뛰는 휴먼크라우딩 실현
연구의 배경
폴더구조가 최선인가?
어떠한 형태의 파일이 필요할지 수많은 유저들의 요구를 반영할 수 있는가?

관리방안 효율화
인터넷디스크 현황
총 데이터 현황
※비고 : 프로젝트 폴더만 분석
`01-06
종류별 세부 데이터
`07-09
2010
2011
2012
2013
2014
파일 종류 추이
.dwg ???
.chm ???
.arx ???
.cof ???

쉽게 알 수 없는
종류의 파일이
너무 많습니다
인터넷디스크가
보여주는 빅데이터
파일의 작성 양상 파악가능
작성 데이터 추이 파악
1. 공공부문 1위 업체로서 수많은 사업경험은 데이터로 축적되어있음

2. 데이터의 양은 기억력으로 관리 할 수 있는 수준을 벗어남

3. 보유량과 활용량간의 불균형이 심각함

4. 활성화를 위한 구조적 요인과 인적 요인 분석이 필요함

어떻게 해결 할 것인가?
자료분석
문헌분석
인터뷰
현황 및
시장 분석
관리방안
도출
단계별 방안
성과예측
1. 정보공유시스템을 구축하고 활용하는데에는 정보기술 처리 능력과 혁신 선도형 전략이 가장 중요한 요인

2. 업무량 감소, 업무의 간편성, 업무에 대한 흥미와 보람 제고에 지식공유활동은 중요한 요인

3. 기업특성에 따른 영향은 없음
[프로젝트 폴더 한정]
파일 : 1,067,299
폴더 : 115,356
파일명 저장방식
많은 책을 보유하는 것도 중요하지만
책의 위치도 중요합니다
1. 신축적인 조직문화가 필요함

2. 혁신선도적인 경영전략가 필요함

3. 조직구성원의 높은 정보처리기술능력가 필요함
결론
파일을 어떻게 관리하는 것이 효율적인가?
인터뷰 결과
자료는 많으나 다 읽어볼 시간이 없다
PM성향에 따라 다르다.
같은 자료를 두번 작성하게 된다
쪽지로 주고받는 용량만 하루 10GB
사용법을 모르나 불편해하지 않는다
현재 14조 가치로 알려진 Dropbox의
창업자 드류 휴스턴이 2007년에 쓴
창업지원서의 마지막 한 줄
사람들이 자신의 파일에 붙이는 이름은 날
웃게 만듭니다. "proposal v2 good
revised NEW 11-15-06.doc"
2014년의 인포마스터
어떤 파일이 최종파일일까요?
시스템 보완
즉각적인 파일탐색이 가능한 프로그램 배포
파일종류
생성일자
폴더위치별로
즉각적 검색 가능
[관리]
[사용자]
[시스템]
관리측면 보완
프로젝트 생성단계에서 폴더구조를 사업관리실에서 직접 생성
통일성 있는 폴더 구조 확보와 PM에게 관리방법 상기
PMS충실성 평가와 일원화
목차
1. 관리가 필요한 이유
2. 관리 방안 도출
3. 실행계획

예상 성과
기존 방법
인덱스 이용 방법
검색시간
검색 옵션
1분~20분 이상
1초~20초 이하
시스템의 문제점
접속 속도가 느림
협업에 적당하지 않은 구조
사용방법이 어려움(설치가 잘 되지 않음)
구두로 물어보거나 검색엔진으로 찾는 것이 더 빠름
개선 가능성
파일접근 구조 개선(인덱스 화) 일부 개선가능
검색 방법 개선(인덱스 화)
추가 교육
한정 적인
옵션검색
(사용이 어려움)
다양한 확장자 및
파일 종류별, 생성일자
등 다양한 검색 옵션
사용가능
검색 효율 600% 이상 향상 / 파일 접근 방법 개선
공유와 학습성장의 장이 되어야 할 인터넷디스크, 어떻게 활용하고 있는가?
예상 성과
기존 방법
개선안
공론화
2차원적인 트리구조
체계적 파일관리
안정적인 구조
직관적인 구조
도입 로드맵
데이터
분석
업무별 핵심 키워드 도출
시범 적용
전사 시행
스마트 워크를 위한 클라우드 솔루션 도입
다양한 클라우드 솔루션을 분석하여
스마트 워크에 대한 요구 충족

기존 서버를 활용하여 이용가능
동시 파일 편집등의 협업 가능
사용자 편의 강화(어디서나 동일한 업무 환경)
이용자의 추가 요구를 파악하여
상위 솔루션(가상 VM기반)을 구축 또는
업그레이드 하여 스마트워크 완성
계층별 권한 설정 및 전파 방안
용도별 디스크를 추가 생성하여 업무효율 증가
2단계
프로그램
스마트 워크를 위한 이용 교육 실시
목적 : 이를 관리분석하기위한 회사 자료·파일·서류 등의 빅데이터 활용 강화를 위한 효율적 관리·운영 방안도출
현재의 인터넷디스크 이용상 문제점
[프로젝트 시작]
[진행]
[완료]
[제안]
[의무적인 업로드]
[불완전한 자료]
현재의 인터넷디스크 이용상 문제점
[프로젝트 시작]
[진행]
[완료]
[제안]
현재의 업무프로세스상 인터넷디스크의 역할은 단순 저장소에 지나지 않음
프로젝트 담당 PM에 대한 의존성이 매우 높아
타인이 그 노하우를 공유받기 힘듬
사용자 특성조사
각 특성별 사용자를 선정 후 인터뷰를 진행,
문제점을 파악함
자기 업무는 따로 인터넷디스크에
올리는 것은 일종의 숙제
어떻게 해결 할 것인가?
[시스템]
[사용자]
[관리]
폴더의 일관성
파일명규칙부재
용량문제
어떤 파일이 최종파일?
어떤 파일이 최종파일?
속도느림
검색불편
사용방법모름
응답없음
symbolic link(트리 구조를 벗어나는 연결)
를 이용한 효율적인 용량관리
(ex : 자료파일 별도모음, 인력파일 별도모음)
사용자 측면 보완
TAG리스트 제공(사업관리실 업데이트)
•모든 파일명 변경 정리
예상 성과
기존 방법
개선안
공론화
검색 옵션
각 본부별 방식
체계적 파일관리
검색의 어려움
한정된 키워드로 훨씬 많은
검색이 가능함
검색 효율 600% 향상 / 파일 접근 방법 개선
파일의 이름_[TAG][TAG][TAG]
ex) 공공기관 고객만족도 조사 제안서.pptx
=> 공공기관 고객만족도 조사 제안서_[전략][제안서][리서치].pptx
•불필요한 파일 정리
중간 단계 파일의 삭제, 의미없는 파일 삭제
의미없는이름의 집단 파일 압축(사업관리실 일괄)
서버에 악영향을 주는 파일 일괄압축 및 제거(안내·교육)
•프로젝트 완결/제안 리뷰시 파일정리 제도화
느리다
업무별, 사용량 별로 사용자를 분류
데이터의 파편화
검색·분류의 필요성
[PM개인 의존도]
[프로세스화 필요]
I. 지나치게 방대함
II. 체계가 없음
III. 용량 한계에 다다르고 있음
무관심
지원부족
실행 계획
2014
2015
TAG 리스트 완성 및 배포 (지속 업데이트)
2014년 프로젝트 파일명 교체지침 배포
파일서치프로그램 테스트 완료
표준 폴더 및 인터넷디스크 폴더 생성 적용시작
파일서치프로그램 정식 배포
불필요한 파일 압축·삭제 완료
인터넷디스크 사용자 설문
인터넷디스크 업그레이드 안 작성
클라우드 서비스 테스트
인터넷디스크의 문제점
[관리]
[사용자]
[시스템]
[관리]
[사용자]
[시스템]
[관리]
[사용자]
[시스템]
하드디스크 추가 비용은 크게 비싸지 않으나
추가할 수 있는 갯수는 한계가 있음
이 한도를 넘어서면 서버를 추가로 구매해야 함

상시
업무특성상 쓸일이 없다
파일명 교체 지침(가안)
•파일은 최종파일만 남기는 것을 원칙으로 한다.
협업상 중간파일이 필요한 경우 프로젝트 종료 1주일 이내 삭제를 원칙으로 함
•파일명은 구분을 위한 목적, TAG는 검색을 위함이다.
ex) 식품안전에 대한 인식조사_[식약처][보고서][외부][리서치].pdf
파일명은 PM의 업무성향을 반영하여 자유롭게 설정하되 자세하게 적는다
ex) 식품안전에 대한 인식조사(O) / 인식조사0809(O) / 식약처보고01 (X)
TAG는 통일하여 혼란을 막고, 부처명의 변경 등은 TAG리스트에 명시한다.
ex) [미창부] (OK) [미래부] (X) / 과거 자료의 경우 [정통부] (O) [과기부] (O)
•파일명 변경현황은 사업관리실에서 파악한다.
PMS충실성 평가와 병행진행
•직접적 활용이 되지 않는 비문서파일의 업로드는 금지(압축활용)
2013년 이전의 파일은 사업관리실에서 일괄 정리
alz, egg 등의 압축방식 금지
어렵다.
PM의존도가 높기 때문에 시급한 시행이 필요함
예상 성과
[관리]
[사용자]
[시스템]
이용 어려움 해소
일관성 확보
접근성 향상
속도 향상
체계적 검색
효율적 이용
인터넷디스크 현황
총 데이터 현황
※비고 : 프로젝트 폴더만 분석
`01-06
종류별 세부 데이터
`07-09
2010
2011
2012
2013
2014
파일 종류 추이
.dwg ???
.chm ???
.arx ???
.cof ???

쉽게 알 수 없는
종류의 파일이
너무 많습니다
인터넷디스크가
보여주는 빅데이터
파일의 작성 양상 파악가능
작성 데이터 추이 파악
데이터의 파편화
검색·분류의 필요성
2년 전 쯤 진행 했던
A프로젝트하고
C프로젝트가...
PM이 아는 만큼
PM의 능력 만큼 결과가 나온다면
150명이 동시에 뛰는 인포마스터나
다른 기업이나 무엇이 다를까요?
C프로젝트 진행했던
PM이 퇴사했으니
A위주로...
수많은 결과물이 저장되어 있지만
위치를 알지 못하면 앞으로 생겨날 데이터에
묻히게 됩니다.
바로 지금부터 시작하지 않으면
인포마스터의 비교우위는 단순히
실적 / 규모 / 이름값에 지나지 않게 됩니다.
진행자가 퇴사하면
자료는 누가
기억하지?
인원수에 비하면 둔화추세이나 꾸준히 많은 양의 파일이 축적 중
더 늦기전에 관리를 시작해야 합니다.
문제 해결을 위해
3가지 측면에서 접근
인포마스터 맞춤 개조
기존의 인터넷디스크 활용
[프로젝트 시작]
[진행]
[완료]
[제안]
나의, 주변사람의
노하우 활용
딱 그만큼의 환류
이상적인 빅데이터 활용
인터넷디스크를 진정한 5공의 실현의 장으로 탈바꿈
12월
중기
1월
http://211.234.111.108:8081/
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