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ORGANIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS

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by

santiago londoño

on 8 May 2013

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Transcript of ORGANIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS

ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
DEPORTIVOS Los eventos deportivos así como cualquier otro evento requiere de un cuidadoso proceso de planeación que permita eficiencia en los procedimientos y eficacia en su ejecución.
Cada evento deportivo tiene particularidades que lo caracterizan y que hacen que requiera un proceder diferente a los demás. PLANEAR Definir un objetivo general que permita orientar la pretensión
del evento.
Caracterizar el evento:
Tipo de Evento: deportivo, social, recreo deportivo, etc.
Público objetivo: niños, jóvenes, adultos, adultos mayores.
Definir la cantidad de asistentes (por lo menos un aproximado).
Identificar que recursos se requieren para la ejecución del evento.
Definir la duración del evento con exactitud (un días, meses)
Fijar fecha (s) y horarios.
Definir el lugar donde se realiza el evento. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
SEGUIR PLANEANDO.........

Elaborar un documento escrito en el que se plasme la idea y que refleje las características generales del evento.
Determinar los organismos y las personas que intervienen. (instituciones públicas, clubes, ligas, deportistas, entre otras).
Características técnicas del evento (contenido deportivo).
Necesidades en cuanto a escenarios (especificar)
Apoyo, patrocinio, presupuesto (financiación).
Necesidades en cuanto talento humano (Equipo de trabajo)

IMPORTANTE: Un gran evento podría tener varias etapas.
Ejemplo: Inauguración, torneo, clausura y premiación. PREMISAS

Para desarrollar un evento es necesario la intervención de un grupo de personas quienes son las que le dan vida a las ideas.

Cada evento tiene características diferentes, así sea un evento de ejecución periódica o su propósito sea similar.

Los eventos son únicos e irrepetibles: METODOLOGÍA GENERAL DE TRABAJO
Materializar la planeación ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Estructurar líneas de trabajo
Al estructurar líneas de trabajo se da orientación al proceso de planeación. A través de estas se delimitan las funciones y se asignan las responsabilidades.

1. Administrativa: Coordinación general del evento, figura encargada de articular todo el evento, gestiona, da manejo al presupuesto.


2. Técnica: Desarrollo de la actividad deportiva propiamente dicha, es la línea que da operatividad al evento, se encarga de planear y ejecutar las actividades que le dan contexto al evento.

3. Logística: Atender a proveedores de bienes y servicios, ubicar lo referente a los servicios complementarios al evento. LINEA ADMINISTRATIVA

COORDINAR: concertar medios y esfuerzos para una acción común. Articula – engrana – ajusta – acopla.

Los eventos deportivos requieren de un proceso administrativo a través del cual las actividades programadas se ejecuten adecuadamente propendiendo por ser efectivos:
Eficiencia (procedimiento) + Eficacia (resultado)
 
Definir con absoluta claridad el objetivo del evento y hacia adonde apunta para determinar cuales serán las actividades y darle identidad.

IMPORTANTE: Objetivo comunitario y social que es visible para todos los participantes y de igual manera manejar una orientación oculta con un claro propósito que solo conoce la organización. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Línea Técnica:

Desarrollo de la actividad deportiva propiamente dicha.
Ejemplo: se va a realizar un partido de fútbol se requiere un escenario de fútbol, un balón y unos jueces.

Es la línea que le da operatividad al evento, es decir que se encarga de planear las actividades que se realizaran en el contexto del evento. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS FUNCIONES DE LA LINEA TÉCNICA:

Determinar cuales son las actividades de acuerdo al tipo de población (edad - capacidades físicas – condiciones sociales, entre otras).
De acuerdo al escenario ya elegido determinar cuales actividades serían apropiadas y el sitio exacto (mapa del escenario).
De acuerdo al tiempo de duración del evento se debe determinar si las actividades serán continuas, alternas, simultaneas, consecutivas, entre otras.
Elaborar sistemas de juego, llevar registro estadístico, entre otras propias de la organización de un torneo.
Confirmar la solicitud del escenario y verificar las condiciones en que se encuentra para la ejecución técnica de las actividades.
Referenciar la necesidad de talento humano. (Juzgamiento)
Registro de asistencia y participación, lo que requiere de implementar una forma práctica de realizarlo, es recomendable que se haga previo a la participación en la actividad ya que posterior a la realización de la misma la población se dispersa. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Línea Logística:

Su función básica es atender lo referente a proveedores de bienes y servicios, establecer punto de ubicación de quienes prestan servicios complementarios al evento. FUNCIONES DE LA LÍNEA LOGISTICA:

Elaborar un listado de los proveedores.
Contactar los proveedores de bienes /servicios, convocarlos a reunión donde se informa sobre fechas, horarios y particularidades del evento.
Hacer recorrido previo para identificar y referenciar los espacios.
En el primer contacto que se realice con el proveedor se debe dar lectura al contrato, o establecer claramente las obligaciones.
Contactar a quienes prestan servicios complementarios al evento deportivo (intervenciones culturales y artísticas, entre otras) para determinar los requerimientos necesarios.
Referenciar la necesidad de talento humano para la ejecución de las actividades.
Solicitar el transporte necesario para el montaje, el desarrollo y el desmontaje del evento.
Realizar todo el desmontaje de la actividad y dejar todo tal cual estaba antes de iniciar el evento. IDENTIFICAR Y ESTABLECER LAS COMISIONES

Línea Administrativa:
Comisión organizadora (rectora del evento)
Comisión de honor
Comisión administrativa y financiera
Comisión de relaciones públicas y comunicaciones

Línea Técnica:
Comisión técnica
Comisión de juzgamiento
Comisión disciplinaria

Línea logística:
Comisión de protocolo
Comisión de transporte
Comisión de alimentación y/o hospedaje.

Cada coordinador de línea se encarga de establecer de acuerdo a las necesidades y características del evento las funciones por medio de manuales para todos los integrantes con cargos y nombres. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS HACER (operatividad del evento)

Se define como proceder a realizar lo que se ha planeado.

La socialización del evento y asignación de comisiones y funciones:

Reunión con equipo de trabajo (30 días previo)

Asignar el acompañamiento a las líneas técnica y logística con la finalidad de iniciar su operatividad.

Fijar una fecha para la segunda reunión (revisión de puntos críticos) máximo a los ocho (8) o diez (10) días posterior a la primera.

La última reunión se hace previa al evento (4 ó 5 días) de manera que se ultimen los detalles y se exponga por parte del coordinador general la proyección definitiva de ejecución del evento. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS 2. Día del evento:

Dependiendo de los dispendioso que sea el montaje logístico se debe calcular el tiempo para garantizar tener todo dispuesto.
Con el equipo de trabajo completo se debe hacer un repaso del orden del desarrollo del evento para garantizar que todo está sincronizado.
Cada persona se debe desplazar al punto asignado y se dispone para dar inicio.

En el momento del desarrollo del evento, cada encargado de actividad debe estar en constante comunicación con el coordinador correspondiente (línea técnica, logística o administrativa) para realizar reportes acerca del desenvolvimiento de las actividades. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
ES FUNDAMENTAL EN LA EJECUCIÓN …..


No improvisación:

Lo que demuestra una modificación sobre la marcha es que no se planeo teniendo en cuenta las posibles variables.
En el instante no es oportuno cambiar lo planeado aunque surjan ideas que parezcan mejores.
Tener a mano lápiz y papel, anotar todo (proceso de verificar).


Desmontaje del evento:

El evento para los participantes y asistentes termina a la hora fijada.
Para el equipo de trabajo termina cuando todo vuelve a estar en su sitio. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS VERIFICAR

Se refiere a corroborar si efectivamente el evento se desarrollo de acuerdo a lo planeado.

Metodología de verificar
Formatos para control durante el desarrollo del evento.
Reunión posterior para valorar la efectividad de la ejecución.
Elaboración de Informes. ACTUAR
Es proyectarse en como se debe realizar el evento la próxima vez.
El actuar es donde finaliza el ciclo, es decir que luego de tener un informe completo y detallado del evento anterior se puede proceder a marcar directrices que garanticen la continuidad de los aspectos que fueron fundamentales y exitosos y de igual forma el omitir o mejorar aquellos puntos que tuvieron falencias o que fueron críticos. CONCLUSIONES
Evento exitoso = equipo de trabajo comprometido, dedicado, creativo y ante todo responsable.

Cada uno de los miembros del equipo debe identificar con claridad sus funciones y dimensionar la importancia del evento para poderlo sentir como propio.

El éxito de un evento es el éxito de un equipo de trabajo comprometido.

No se deben hacer modificaciones al protocolo de cada comisión sobre la marcha, es decir que hay que ejecutar tal cual se planea, porque el evento es una cadena de actividades entrelazadas, al modificar una se modifican otras.

El momento de realizar las sugerencias para el evento es en la etapa de planeación y no en la ejecución.

Cada coordinador de línea, de comisión, de actividad debe asumir con entera confianza su rol y tomar las decisiones que considere pertinentes y oportunas para lograr el objetivo del evento. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

PREGUNTAS ??????
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