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Organización de eventos, Patrocinio y mecenazgo

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Andrés Ponce de León

on 4 May 2014

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Transcript of Organización de eventos, Patrocinio y mecenazgo

27 de mayo
Planificación y gestión de las Relaciones Públicas
La organización de un evento es una práctica de relaciones públicas por la que los organizadores pretenden establecer una comunicación con sus públicos y transmitir una imagen positiva de la organización. El evento se tiene que relacionar con algo que la empresa quiere comunicar.
Cualquier evento y acontecimiento de relaciones públicas requiere planificación y organización. Resulta de orden un plan estratégico de gestión de eventos.
Las RRPP y la organización de eventos
Son eventos de relaciones públicas los congresos, las jornadas de puertas abiertas, las juntas generales de accionistas, una inauguración de un local, el lanzamiento de un nuevo producto, un seminario, un foro o una mesa redonda.
En la actualidad los eventos tienen un valor intrínseco desde el momento que transmiten valores y crean imagen por medio de las experiencias vividas por los participantes de los actos. Podemos considerar estos eventos como imagen experiencial, ya que la percepción directa de los participantes resulta clave para crear sus propias imágenes.
Elementos a considerar
1. La invitación
Son documentos breves que se envían a sus destinatarios con la finalidad de invitarlos quince días antes, por lo menos.

Se componen del logotipo, escudo o emblema identificador, nombre y cargo del emisor, nombre del invitado, el nombre y el motivo del evento, participantes o protagonistas, fecha y hora de celebración del evento, lugar de celebración, petición de confirmación de asistencia, indicación de la indumentaria adecuada.



1. Definición de los objetivos de comunicación del evento o eventos que se deseen realizar

2. Definición de los públicos objetivo a los cuales se dirigen los eventos

3. Definición del presupuesto global

4. Calendario o cronograma

5. Definición de los escenarios donde tendrán lugar los diferentes actos

6. Operativa de los actos paso a paso

7. Acciones a posteriori: auditoría financiera, seguimiento y control, informe final.
El plan estratégico de gestión de eventos (PEGE)
Fases
La redacción del PEGE supone la visualización del futuro acto y de toda su organización, y facilita que los directivos de las empresas acepten su presupuesto y realización.


Otra de las utilidades del PEGE es facilitar que los miembros de la organización y el resto del personal necesario en la realización del evento tengan conocimiento de sus objetivos, las funciones que deben realizar y el calendario. El PEGE es una guía para todos las personas implicadas.


Por último el PEGE sirve para la posterior evaluación, de modo de analizar si se cumplieron los objetivos y si se implementó correctamente.
Definición del evento: en pocas palabras de debe describir de qué se trata, el fin que persigue, a quiénes está dirigido y sus objetivos comunicativos.

Operativa o cronograma: supone una descripción detallada y cronológica de cada una de las acciones que se va a realizar. Es el detalle de la preparación del acto, el acto en sí y las acciones posteriores según el calendario.


Documentación necesaria: la interna y administrativa y la que es propia de las relaciones públicas (invitaciones, saludas, programas, boletines de inscripción).

Medios personales: recursos humanos que se necesitarán para el evento.

Recursos materiales necesarios: transporte, vehículos, instalaciones.

Presupuesto.

Caso: la organización de un congreso.

Debe contener:

1. Introducción sobre el congreso (con el título del congreso el lugar y las fechas de realización, lo objetivos del congreso o su lema, una breve explicación del contenido del programa del congreso).

2. Informe sobre la organización.

3. El cronograma propiamente dicho: recoge en detalle las fechas, las horas, las localizaciones la realización de los actos en forma cronológica.

Incluimos la recogida de documentación y acreditaciones, la apertura oficial o acto inaugural, ponencias, comunicaciones, mesas redondas, talleres, indicaciones de descanso y comida, exposiciones técnicas o de productos, actos sociales, conclusiones y acto de clausura.

Si no hay nada para comunicar, si no hay noticia,
el evento queda en la nada. Si bien el aspecto noticioso es el corazón de cualquier evento, todo cuanto rodea la organización del mismo es un componente que influye en la comunicación del conjunto.
Desde el diseño de la invitación, hasta la adaptación del lugar, la hora, los portavoces, la música...todo.
Para que un evento sobresalga debe procurarse la creatividad. Es necesario buscar una forma innovadora de hacerlo, relevante para darle mayor realce a la noticia y para sorprender a los invitados.
Para organizar un evento se tiene que considerar la noticia que se quiere dar y el perfil de la organización. Sabiendo el presupuesto, se idea el mejor formato.
Las claves para organizar un evento son:
1. Encontrar el lugar adecuado.
2. Convocar bien y a tiempo. Definir el público al que se va a invitar.
3. Preparar todo al detalle. Hasta el aspecto más mínimo cuenta. Asegurar que las invitaciones salieron a tiempo y con la información correcta.
4. Repartir bien el trabajo. Demasiados jefes puede ser un obstáculo grande. Hay que designar responsables y darles confianza.
5. Realizar todo según lo planeado. No bajar la guardia. Estar pendiente de todo el proceso de principio a fin.
6. Dar seguimiento. ¿Cuánto gente ha venido? ¿Quiénes han llegado? ¿Todos recibieron la misma información? ¿Cuál fue su respuesta?
Tienen carácter de divulgación sobre aspectos culturales o científicos (técnicos). Se pueden complementar con actividades paralelas para lograr mayor interacción.
Los profesionales de RRPP definen la conceptualización de una exposición exitosa y también el montaje de la misma.
En coordinación con los especialistas del caso, define los contenidos de la exposición.
Exposiciones
Fases temporales de la elaboración
de contenidos

Fases temporales para elaborar contenidos físicos

Responsables de aprobaciones y de la exposición en su conjunto

Responsables de comunicación y de temas claves a comunicar

Necesidades de recursos humanos y materiales

Permisos y obtención de los mismos

Presupuesto y ejecución
Son útiles a la hora de actualizar conocimientos, o recabar información sobre temas puntuales
Utilidad para convocar a un público heterogéneo

Enorme esfuerzo de producción
Congresos y seminarios especializados
Temática
Mecánica
Programa general
Comunicación y protocolo
Logística, coordinación y presupuesto
Comité para invitar expertos o científicos
Considerar:
Es una herramienta de comunicación
valedera porque reúne a un público que acude
con un interés predeterminado.

No participar tiene sus costes, sobre todo
en caso que la competencia sí lo haga.
Ferias profesionales
Diseño y construcción del stand
Mensajería
Alquiler del espacio
Gastos de montar el stand (luz, decoración, limpieza, seguridad)
Gastos de catering
Animaciones, traslados, audiovisuales
Material informativo
Regalos promocionales
Publicidad interna
Gastos de personal
Si es en el exterior, gastos de viaje
Requiere un presupuesto definido y mucha coordinación:
Patrocinio y mecenazgo
El patrocinio y el mecenazgo son entendidos por las organizaciones como valores transversales que ayudan a conseguir los objetivos de las entidades a nivel comercial y de imagen.

Al mismo tiempo, sirven como plataforma
para establecer relaciones con la comunidad, predisponiéndola positivamente ante los productos, servicios y causas de la organización.
Las acciones de patrocinio y mecenazgo pueden correr caminos paralelos, pero sus diferencias, a veces muy sutiles, hacen que los profesionales de las relaciones públicas tengan que definir qué opción es la más apropiada para los intereses de la organización.
Patrocinio
El patrocinio implica una aportación económica o en especie para apoyar un proyecto, a cambio de conseguir una serie de prestaciones que aporten un valor a la organización, en especial en términos de imagen.

Generalmente los patrocinios se ofrecen a personas, instituciones o programas ajenos a la organización, que no tienen vinculación con las actividades que ésta desarrolla en su propio ámbito.
Aspectos a considerar:
Relevancia del objeto a patrocinar con el público objetivo.
Notoriedad y posible explotación de medios.
Posible relación coste/beneficio.
Inversión factible.
Plan de explotación integral del patrocinio.
Plan de contingencia en caso de dificultad.
Concordancia con los valores de la organización.
Profesionalización de la gestión.
Participación de otros patrocinadores.
Mecenazgo
El mecenazgo es un apoyo monetario o en especie que una organización presta para el desarrollo social, cultural y científico de la sociedad, así como para la preservación medioambiental del entorno en el que se ubica.
Las organizaciones también se apoyan en el mecenazgo por razones éticas, para diferenciarse frente a su competencia o ser consistentes en su posicionamiento estratégico.
El objeto del mecenazgo puede ser:
Otra de las ventajas que ofrece el mecenazgo es que genera una conciencia cívica entre los empleados y refuerza la identidad local de las organizaciones, algo muy importante para las grandes multinacionales.
Apoyo al desarrollo, la investigación y la difusión de las actividades culturales, sociales, científicas, de fortalecimiento institucional, de cooperación para el desarrollo, de defensa del medioambiente, de fomento a la economía social, de desarrollo de la sociedad de la información, etc.
Estímulos a la formación, la educación y el perfeccionamiento de los ámbitos citados.
Protección, conservación y crecimiento del patrimonio cultural, artístico y del medioambiente.
Tipos de mecenazgo:
Las acciones de mecenazgo deben entenderse como un complemento de las actividades que tiene que liderar y financiar el Estado, nunca como un sustituto.
Dación de pago: pagar parte de la deuda tributaria de la organización con la entrega de bienes de valor histórico o artístico.
Donativos en bienes culturales: entrega de bienes muebles o inmuebles concede beneficios fiscales específicos.
El profesional de las relaciones públicas tiene que ayudar al a organización a gestionar las peticiones de mecenazgo que se reciban, establecer un criterio para la selección de proyectos a apoyar, dar seguimiento al desarrollo de las actividades y velar por que la presencia de la imagen de la entidad se presente en un marco adecuado.
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