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Diagrama de flujo: Representación gráfica del proceso.

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by

Verito Aguilar

on 30 October 2013

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Transcript of Diagrama de flujo: Representación gráfica del proceso.

Diagrama de flujo: Representación gráfica del proceso.
Universidad Don Bosco
"Administración de la Calidad"

"El Reencuentro"

Integrantes:
Verónica Aguilar
Manuel Colato
Julio De Paz
Mercedes Garay
Johanna Moreno
Jennifer Pleitez
Henry Pocasangre
Introducción
“Una imagen vale más que mil palabras” modificando este proverbio y adaptándolo a los procesos de una empresa “Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos”.

Los diagramas de flujos es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa.

Objetivo
Ayudar al miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de:

1. Comprender algunas técnicas sobre el diagrama de flujos.
2. Aplicar estas técnicas para comprender los procesos de la empresa.

¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, desarrolladas en un mismo departamento o en diferentes unidades organizativas.
¿Qué son los diagramas de flujos?
Un flujograma o carta de flujo de procedimientos, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento descrito o parte de éste, estableciendo su secuencia cronológica.

Ventajas de los diagramas de flujos
Permite interpretar, comparar rápidamente las similitudes y diferencias entre uno o varios procesos con el de otras empresas.
Construir diagramas de flujos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar.
La comparación de diagramas de flujos con las actividades del proceso real, permite resaltar las políticas que no son claras o que se están violentando.

Los diagramas de flujos son un elemento importante para el mejoramiento de los procesos de la empresa.
Los diagramas muestran donde los procedimientos son confusos e interrumpen la calidad y la productividad.
Los diagramas de flujos facilitan la comunicación en áreas donde existen problemas.

Visión de general del diagrama de flujo
Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso.

Es importante distinguir lo que establece la documentación y lo que realmente se hace.

Existen varios tipos de diagramas de flujo y cada uno de éstos tienen su propósito.
Para obtener efectividad en el mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE), es necesario conocer sobre los diferentes tipos de diagramas:

1. Diagrama de bloque: proporciona una visión rápida de un proceso.

2. Diagrama de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización (ANSI): analiza las interrelaciones detallada de un proceso.

3. Diagrama de flujo funcional: que muestra el flujo del proceso entre organizaciones o áreas.

4. Diagrama geográfico de flujo: muestran el flujo del proceso entre locaciones.

Diagrama de bloque
Los rectángulos y las líneas con flechas son los principales símbolos en los diagrama de bloques.

Los rectángulos representan las actividades y las líneas con flechas indica la relación con las actividades. Algunos diagramas de bloque incluyen un circulo alargado al inicio y al final, para detallar en dónde comienza y dónde termina.

Se utilizan diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y complejos o para documentar actividades individuales.
En los rectángulos se describe las actividades que se realizan.


Diagramación de bloques de información
Este sistema de comunicación también puede reconocer, elaborar en diagrama en flujo y comprender como parte integral de las operaciones del proceso.
El organigrama de la empresa es un tipo de diagrama de bloque, el diagrama muestra como la autoridad, las responsabilidades y las actividades se delegan en sentido descendente dentro de la organización.

Procedimiento descriptivo
Símbolos estándares para el diagrama de flujos .

Diagrama del flujo
El diagrama de flujo de la ANSI proporciona una comprensión detallada de un proceso que excede en gran parte el de diagrama de bloque. En efecto el diagrama de bloque constituye un punto de partida.

El diagrama de flujo estándar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado.

Terminal
1
3
Disparador
Operación
2
Decisión o alternativa
4
Documento
5
Archivo
6
Conector
8
Nota aclaratoria
Linea de comunicación
9
10
7
Indica el inicio o la terminación del flujo, puede ser acción o lugar.

Se coloca
Indica el inicio de un procedimiento, conteniendo el nombre de éste o el nombre de la unidad administrativa donde se da inicio.
Representa la realización de una operación o actividad relativa a un paso del procedimiento.
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos.
Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Representa un archivo común y corriente de oficina.
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
No forma parte del flujo, sino mas bien; es un elemento que se le adiciona a una operación o actividad, para dar una explicación de ella. (Puede enlazar un procedimiento con otro.
Representa la transmisión de información de un lugar a otro mediante líneas telefónicas, radio, etc.
Dirección de flujo
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben de realizar las distintas operaciones.
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Diagrama de flujos simple
Diagrama de flujo geográfico
Este Diagrama se encarga de analizar el flujo físico de las actividades, y a su vez ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la producción resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades.

El análisis rápido de este diagrama de flujo revela el desperdicio de desplazamiento y tiempo.

Diagrama de flujo geográfico
Es una herramienta útil para evaluar el plan del departamento y su flujo de documentos, así como para analizar el flujo de productos , identificando el exceso de desplazamiento y las demoras de almacenamiento.

En los procesos de la empresa el Diagrama de Flujo Geográfico sirve para analizar los patrones de tráfico en áreas muy congestionadas como archivos, computadores y fotocopiadoras.

Adoptar una visión sobre el proceso de información
Los diagramas de flujo son valiosos porque contiene información que se modifica o que se utiliza en los procesos de la empresa.

Al adoptar una visión del procesamiento de información en el momento de preparar sus diagramas de flujo, se creará un énfasis común en la labor de utilizar un INPUT de calidad para generar un OUTPUT de calidad.

Adoptar una visión sobre el proceso de información
Al mismo tiempo el adoptar una visión referente al procesamiento de información, ayuda a las personas a tomar decisiones sobre la forma de trazar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse.
Diccionario de datos
Los diagramas de flujo más efectivos emplean palabras y frases que las personas pueden comprender fácilmente, y sólo incluyen símbolos estándares ampliamente conocidos. Con frecuencia, puede ser muy útil un glosario adjunto de términos conocido como
Diccionario de Datos
, el cual es elaborado por profesionales en el procesamiento de información.
Diccionario de datos
Cumple una serie de propósitos de referenciación, éste le sirve para permanecer alerta a los homónimos de la base de datos.

Una Base de Datos es una compilación de información de los archivos de la organización.

Los Diccionarios de Datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema computacional, cuando se dispone de este sistema es más fácil revisar, organizar y encontrar a información.
¡GRACIAS!
Diagrama de flujo funcional de la linea de tiempo
El tiempo se monitorea de dos maneras:
Tiempo de ciclo: es decir el momento en el cuál se finalizó la última actividad y el momento en el que esta actividad se termina.
¿Existe alguna diferencia entre ambos tiempos?
Existe una diferencia importante entre la suma de las horas individuales de procesamiento y el tiempo del ciclo para la totalidad del proceso.

Esta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte.
El tiempo se monitorea de dos maneras:
El tiempo de procesamiento: es el tiempo que se requiere para realizar la actividad.
Agregar un valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactúan dentro del proceso hace fácil identificar las áreas de desperdicio y demora.
¡Error!
Un error común el dedicarse a reducir el tiempo de procesamiento e ignorar el tiempo del ciclo.

Los clientes no ven el tiempo de procesamiento; ellos sólo ven el tiempo del ciclo
(tiempo de respuesta).

Para tener clientes felices debemos reducir el tiempo del ciclo.
Para satisfacer las necesidades de la organización se debe reducir el tiempo de procesamiento.
¿Qué es?
Adiciona el tiempo de procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional estándar.

Ofrece algunas percepciones valiosas cuando se realiza un análisis del costo de la mala calidad, con el fin de determinar qué cantidad de dinero se está perdiendo en la organización debido a un proceso ineficiente e inefectivo.
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