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Clasificación de Archivos

ASD
by

Sofía Alicio

on 13 June 2015

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Transcript of Clasificación de Archivos

Clasificación de Archivos
Primera clasificación
documentación actual usada frecuentemente




contiene la documentación no activa
utilizada ocasionalmente, accesible y
cerca del archivo activo.



es aquel que almacena documentos que poseen un
carácter simplemente documental o histórico pero que
no poseen utilidad operativa
Activos
Semiactivos
Inactivos


Es accesible en cuanto al método, los expedientes están bien clasificados y el plan de clasificación es adecuado.
Está actualizado, al día: que no haya “pendientes de clasificación”
Es exhaustiva: no hay silencio. Los documentos son encontrados.
Está depurada: “no tiene ruidos”. No hay documentos infiltrados.

Una clasificación está correctamente realizada cuando:
Métodos de clasificación
Alfabético
Numérico
Temático o Ideológico

Otros métodos:
Clasificación geográfica
Temática
Clasificación de Archivos en Google Drive
Ejercicio práctico

En nuestro trabajo en la empresa constructora, no sólo debemos organizar la agenda de nuestro jefe sino que una de nuestras principales funciones es la de gestionar la documentación.
La persona que se encontraba antes en nuestro puesto de trabajo era muy desorganizada y siempre perdía la documentación que ingresaba. Por tal motivo, y como la empresa para la que trabajamos se encuentra en desarrollo, es que nuestro jefe nos solicitó que le dediquemos las cantidad de horas que precisemos a la organización de todos los papeles que se encuentran desordenados y nos autorizó a comprar todo lo que necesitemos para hacerlo.
Entre los documentos que recibimos se encuentran:
• Facturas de los servicios e impuestos de la empresa desde el año 2001
• Facturas que nos han hecho por servicios brindados a nuestra empresa: algunos proveedores se repiten muy seguido de otros sólo hay una o dos facturas.
• Tenemos proyectos de distintos clientes que se encuentran en 3 estados: proyectos terminados, proyectos en curso y proyectos frenados hasta nuevo aviso
• Contamos con un amplio listado de proveedores de materiales, insumos, bienes de capital y de cada uno tenemos presupuestos que nos han mandado para distintas obras desde el 2005 en adelante.
• Tenemos informes técnicos de cada uno de los proyectos terminados.
• Hay planos de todos los proyectos que llevamos adelante (terminados y en curso).

Para definir los puntos anteriores tener en cuenta: la frecuencia de consulta, el ciclo de vida del archivo y si vamos a optar por un archivo centralizado, descentralizado o mixto y realizar los siguientes pasos:
1) Organizar qué hacemos paso a paso (tipo agenda). ¿Por dónde empiezo?
2) ¿Qué tipo de archivo voy a utilizar para organizar cada tipo de documento?
3) ¿Cuál es el mobiliario y el accesorio de soporte que voy a necesitar?
4) ¿Qué método de clasificación y codificación voy a utilizar para cada tipo de documento?
5) Justificar todas las decisiones que se tomaron en equipo.

Archivo vertical
Archivo horizontal
Archivo lateral
Tipos de Archivo
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