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MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO

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by

nanda castellanos

on 8 November 2013

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Transcript of MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO

MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO
María Fernanda Castellanos Mendoza
principio de pareto
Esfuerzo vs resultados
"El 20% de los esfuerzos generan el 80% de los resultados"
Economía
Calidad
Logística
Ingeniería de software
Redes informáticas
Sociología
Actividad
Escriba al menos 5 cosas que sean las más importantes para usted empezando con la de mayor importancia
Escriba al menos 5 de las cosas a las que más le dedica tiempo por fuera del trabajo empezando por la que más tiempo demande
EJEMPLO
Tomar la desición de estudiar y trabajar
Es una desición que cambiaría totalmente el estilo de vida de una persona
A largo plazo es una desición que puede mejorar la calidad de vida de las personas
Muchas de las cosas que queremos realizar se pueden acomodar si aprendemos a usar nuestro tiempo sabiamente aplicando técnicas de manejo del tiempo
Concentrarse en los resultados, no en estar ocupado
Adoptando este lema aprenderemos a diferenciar qué actividades están contribuyendo con nuestra efectividad y cuales están gastando nuestro tiempo, distrayéndonos de nuestras metas y aumentando los niveles de estrés por hacernos sentir con sobrecarga de trabajo
Cómo saber de qué forma manejo mi tiempo
Test
Responda cada una de las preguntas de 1 a 5 siendo 1 la menos frecuente y 5 la que más lo identifica
Resultados
Sume los puntajes de una misma sección y divídalos por el número de preguntas. Luego ordene las secciones de mayor a menor de acuerdo con los resultados
Sección I - Fijación de metas
Sección II - Priorización
Sección III - Manejo de interrupciones
Sección IV - Procrastinación
Sección V - Planificación
En qué estoy fallando?
Registros de actividad diaria
Una forma de identificar nuestros problemas a la hora de manejar el tiempo es llevar un registro de cómo manejamos el tiempo del día. Se debe escoger una semana que sea representativa por todo el año. Este registro debe llevar el tiempo destinado a la labor y la prioridad verdadera que representa.
Las actividades que no produjeron ningún resultado deben ser marcadas con un *

Establecimiento de metas
Metas S.M.A.R.T
Específica
Medible
Alcanzable
Realista
Oportuno
Fijar el objetivo en reversa
Otra forma de fijar objetivos es comenzar por el resultado final esperado y luego planear hacia atrás lo que se necesita hacer paso a paso. De esta manera es más fácil determinar si el objetivo es realista en cuestiones de tiempo
Teoría de Locke y Latham
Claridad - Desafío
Compromiso
Retroalimentación
Complejidad de la tarea
Una meta clara debe poder ser medida y no debe dar lugar a malentendidos. Las metas deben ser explícitas en cuanto al comportamiento que será recompensado.
¿Qué es más gratificante, alcanzar una meta fácil o una que nos tomó tiempo y trabajo conseguir?
Si sabemos que una meta es un reto y también se percibe como tal por los demás, somos más propensos a estar motivados para lograrlo. Debe representar un reto, sin embargo, debe ser realista.
Para que los objetivos sean eficaces, es necesario que sean acordados. El objetivo debe estar en línea con las expectativas generales, establecidas que se han tenido en el pasado. Ej: El empleado y el empleador deben estar comprometidos tanto de la utilización de los recursos necesarios para completar la meta como sobre cuál será la recompensa. También puede pedir a los empleados que creen sus propias metas y luego discutirlas en equipo. Es importante resaltar que las metas pueden ser diferentes para cada persona.
La retroalimentación es parte de clave de la consecución
de metas y
por esto debe realizarse cada vez que sea necesario ya sea a nivel indivual, grupal o por parte del superior.
Claridad - Desafío
Compromiso
Retroalimentación
Complejidad de la tarea
Incluso la persona más
motivada puede desanimarse si la complejidad de la tarea y el tiempo necesario para completarla no son compatibles. Es importante asegurarse de que existe suficiente tiempo para llegar a la meta. Expectativas poco razonables de tiempo abrumarán a los individuos lo que los llevará a ser menos eficaces a medida que aumenta el nivel de estrés
Si una meta es específica es porque se ha identificado qué se espera conseguir exactamente. (Qué, quién, donde, cuando, cuál, por qué)
Cómo sabré que he alcanzado mi meta? Cuanto
Cuantas veces
Con qué frecuencia
Se debe tener la certeza
de que el objetivo es
alcanzable. Para esto,
se deben considerar el tiempo, los recursos existentes y la capacidad de la o las personas a llevarlo a cabo.
Si una meta es realista, debe ser algo que el individuo esté dispuesto a realizar lo cual no significa que deban ser un objetivo fácil. Significa que después de un análisis se ha llegado a la conclusión de que puede conseguirse
Si no se fija un límite de tiempo para conseguir los objetivos no se tiene motivación para llegar a ellos lo mejor y más rápido posible. Poner un límite le da un sentido de urgencia y mantiene al individuo
enfocado.
Lo importante vs lo urgente
¿Es esto importante o solo urgente para la persona que pidió la ayuda?
¿Qué consecuencias habrá si no manejo esto inmediatamente?
¿Tengo cosas importantes y urgentes que hacer en su lugar?
¿Hay alguien más que pueda manejar esta situación?
Análisis de comparación de parejas y redes
Sirven para decidir qué cuestión es más importante
Es útil cuando tratamos de comparar cosas completamente diferentes

Análisis de pareto
Supongamos que usted debe mejorar el servicio al cliente en un 15%.
Técnica de grupo nominal
Cuando se trabaja en grupo se llega a un consenso sobre cuáles deben ser las prioridades, lo cual, no siempre es fácil dado que en ocasiones los miembros del grupo tienen otros motivos y otros objetivos.
Se hace una lista agrupan las quejas y luego cada miembro debe poner el puntaje que crea adecuado de acuerdo al nivel de importancia de la tarea
Delegar
Otra forma de optimizar el uso del tiempo es identificar las tareas que no tiene que hacer por sí mismo. Muchos somos culpables de querer hacer todo por nosotros mismos y se debe en algunos casos a que creemos que lo haríamos más rápido en lugar de explicar a alguien más cómo hacerlo. O tal vez nos preocupa que nadie lo haga como nosotros, sin embargo, nadie tiene tiempo ni energía infinita.
Beneficios: Reducir el estrés, Mayor tiempo para otras tareas importantes, Practicar habilidades de delegación para otras ocasiones
Para el otro: Oportunidad de aprender algo nuevo, Sentirse útil y parte del equipo, Demostrar sus habilidades y ganar reconocimiento
Para la empresa: Tener más personas que sepan realizar la tarea, Añadir una nueva perspectiva a la situación, Reducir el riesgo psicosocial.
Herramientas para priorización
Responder el teléfono - 21 quejas A y B
Cortesía y resolución de inquietudes - 37 C y D
Cumplimiento de la orden - 31 E, F y H
Política de devolución - 6 G
Tomar responsabilidad por las interrupciones que causo
Uso las interrupciones como excusa?
Trato de hacer varios trabajos al tiempo?
Estoy procrastinando las tareas?
Estoy distrayéndome?
Acepto llamadas no relacionadas con lo que estoy haciendo?
Vienen a menudo compañeros para hablar?
Contesto cada email apenas es recibido?
Tips para manejar interrupciones
Antes de atender o realizar llamadas determine si es estrictamente necesario
En las llamadas de trabajo tenga claro el objetivo a conseguir con ella
Use no molestar en su teléfono cuando sea necesario
Haga valer su tiempo
Aprenda a decir no
Mejore el uso del correo

Manejar la procrastinación
¿Qué es? y ¿Que no?
Indicadores
Llenarse de ocupaciones de poca importancia antes de la tarea
Leer emails repetidamente sin responderlos, eliminarlos o hacer algo con ellos
Dejar algo realmente importante en lista de espera
Buscar excusas para dejar el puesto de trabajo cuando se va a realizar la tarea
Acceder a ayudar a otros con tareas que no son tan importantes como la que va a realizar
Decidir aplazar la realización de la tarea porque cree que trabaja mejor bajo presión
El espacio de tiempo entre decidir comenzar una tarea y el tiempo real en que se realiza
Postergar una tarea por otra más importante de acuerdo con la priorización de tareas
Por qué procrastinamos?
Ya sea por aburrimiento, no estar seguros de cómo manejar la situación, o necesitar ayuda y tener miedo de pedirla.

Qué temo que pase?
Qué resultado estoy evadiendo?
Entiendo la importancia de la tarea?
Reconozco el valor que tiene realizarla?


Somos desorganizados
Podemos tener falencias al momento de priorizar y evitar la procrastinación. Si aprendemos a vernos como desorganizados y a vivir con ello, es una excusa muy conveniente para cada vez que queramos evadir algo. Las personas orgnizadas tienden a evadir la procrastinación organizando su espacio de trabajo, sus prioridades y proyectos para estar motivados. Llegar a reconocer las desventajas que trae la desorganización a la hora de completar tareas puede ser una gran motivación para mejor en ese aspecto
Encontramos la tarea abrumadora
Sin importar nuestra experiencia o nivel de conocimiento, siempre puede haber tareas que encontremos abrumadoras. A veces puede ser porque algo falta y no ha sido identificado.

No poseemos los recursos necesarios
No tenemos la información necesaria
No contamos con el tiempo necesario
No tenemos la confianza necesaria
No tenemos la esperticia o experiencia en la tarea
No estamos convencidos de que se tiene todo el apoyo de los demás en el equipo
Somos perfeccionistas
Si este es el caso, lo más probable es que procrastinemos porque no creamos que nos pueda resultar perfecta la tarea. Este es otro signo que indica que puede que no contemos con lo necesario para realizarla. Cuando somos perfeccionistas debemos tener en cuenta que no exiten garantías de que todo lo que hagamos resultará perfecto pero eso no significa que no podamos hacer nuestro mejor esfuerzo.
Tenemos problemas para tomar decisiones
Esta es otra de las razones por la que podemos estar procrastinando. Probablemente creemos que no tenemos la autoridad necesaria para tomar la decisión, que no tengamos la información necesaria para hacerla o que simplemente no podemos decidir cual sería el mejor plan de acción. En este caso, debemos identificar la razón y determinar qué necesitamos para poder comenzar la tarea.
La tarea no es agradable
Cuando la tarea no es agradable
Identificar qué pasaría si no se realiza la tarea. Cómo lo impactaría a usted y a todos los involucrados?
Recuerde que su objetivo es la realización de tareas que su supervisor o la empresa crean importantes. Si ud está haciendo esa tarea, es porque es relevante y para eso está en la organización.
Busque formas de compensarse cuando termine una tarea poco agradable
Pídale a un compañero que esté al pendiente de que usted realice la tarea
Recuerde que no siempre hayq ue querer algo para hacerlo y entre más rapido termine esa tarea, más rápido podrá dedicarse a algo más agradable.
Cuando se es desorganizado
Primero es muy importante recordar que cambiar un hábito puede tomar semanas y debemos ser pacientes sin enfocarnos en cambios inmediatos.
Auto imponerse como regla que no puede dejar el puesto de trabajo sin organizarlo antes
Obligarse a buscarle sitio a la nueva papelería que llegue y hacer con ello lo necesario
Planear el día de acuerdo con las actividades más importantes a realizar
Utilizar un contabilizador de tiempo que muestre cuanto tiempo gasta en cada actividad
Anotar los pendientes en una lista y darles solución lo más pronto posible

Cuando la tarea es abrumadora
Una vez se identifique lo que puede estar faltando se debe buscar la manera de conseguirlo.
Dividir la tarea en varias tareas más pequeñas y alcanzables
Comienzar con la tarea más rápida y más fácil para tener un sentido de logro y aumente la motivación
Recompensarse cada vez que culmine una de las subtareas
Pedir la opinión de los demás especialmente si nunca antes se ha estado ante una tarea de gran magnitud
Cuando se es perfeccionista
El perfeccionismo generalmente se da debido al miedo de cometer un error o quedar mal ante los demás
Revisar los resultados esperados del proyecto
Agendar puntos de chequeo que permitan identificar algún problema en potencia y poder prevenirlo
Darse cuenta que nadie es perfecto y que pueden ocurrir tropiezos. En lugar de dejar que esto cause la procrastinación se debe considerar como un desafío a la capacidad de solución de problemas
Practicar téctncias de relajación para estar preparado en caso de que ocurra algo inesperado.
Cuando hay problemas para tomar decisiones
En todo proyecto hay un momento donde hay que tomar decisiones y a pesar que a veces es difícil reconocer la mejor, es necesario entender que es otra forma de procrastinación.
Usar las herramientas de priorización descritas anteriormente
Hacer consenso de grupo para escoger la mejor opción
Pedir la opinión de los demás
Cuando lo demás falle, escoja la mejor opción que pueda. Avanzar en cualquier dirección es preferible que quedarse esperando a ver qué pasa.
Estrategias para superar la procrastinación
Agendarse
Opciones
Nos permite:
- Asegurarnos de que utilizamos
sabiamente nuestro tiempo
para realizar las tareas y
funciones
- Siguiéndo un horario
disminuimos las
interrupciones
- Limita las reuniones
- Demuestra que estamos
ocupados en ocasiones que nos quieran encargar más tareas.
- Nos permite espacios de
descanso
Agenda a largo plazo
Agendarse permite conseguir las metas a largo plazo por medio de la división de esta en tareas más alcanzables y con límites de tiempo.
Agenda a mediano plazo
Se puede crear una agenda semanal o mensual dependiendo del tiempo que lleve conseguir la meta recordando dejar tiempo para tareas inesperadas y contratiempos
Agenda a corto plazo
Estos horarios de corto plazo permiten confirmar que estamos usando el tiempo en lo realmente importante y urgente y además de constituir un resúmen de los que hemos logrado hasta el momento. Al ser corto debe incluir detalles y límites de tiempo muy específicos
Muchas Gracias
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