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Sistemas de Información

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by

Joel Ordoñez

on 27 August 2014

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Transcript of Sistemas de Información

Assets
Cash
Accounts receivable
Supplies
Equipment
Less: Accumulated depreciation-equipment
Total assets

Liabilities and Stockholders' Equity
Liabilities
Accounts payable
Unearned advertising revenue
Salaries and wage payable
Total liabilities

Stockholders' equity
Common stock
Retained earnings
Total liabilities and stockholders' equity
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.
Actividades de un
Sistema de Información
Sistemas de Información
Definición
Incorporando los SI
Origen de los SI
Organizaciones
Sistemas de Información
Definición:
conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Elementos (Componentes):
Personas
Datos
Actividades o técnicas de trabajo
Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente)
Ciclo de Vida - SI
Tipos de Sistemas de Información
Tipos de Sistemas de Información
Adjusting Entries for Deferrals
Prepaid Expenses

Expenses paid in cash before they are used or consumed
Insurance
Supplies


Tipos de Sistemas de
Información
Evolución de los SI
Ubicación de los SI
dentro de una Empresa
Ubicación de los SI
Dentro de una Empresa
Tipos de Sistemas de
Información
Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.
Sistemas ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.
Types of Adjusting Entries
Two Types

Deferrals:
Expenses or revenues that are recognized at a date later than the point when cash was originally exchanged
Will decrease a balance sheet and increase an income statement
Accruals:
Entries made to record revenue for services performed and expenses incurred in the current accounting period
Will increase both the balance sheet and an income statement account
Adjusting Entries for Deferrals
Unearned Revenue

Cash received before services are performed
Airline tickets
Sporting events
Preparing Financial Statements
Adjusted Trail Balance
To prove equality of the total debit balances and the total credit balances
Bad Debts
Adjusting Entries for Accruals
Accrued Expenses

Expenses incurred but not yet paid or recorded at the statement date
Rent
Taxes

Increase to an expense account and a credit liability account
Adjusting Entries for Accruals
Accrued Revenues

Revenue for services performed but not yet recorded on the statement date
Interest revenue

If not done, assets and stockholders' equity on the balance sheet and revenues and net income on the statement are understated
The Accounting Cycle Summarized
Reversing Entries-
An Optional Step
Post-Closing Trail Balance
Closing
Basic Process
Incorporando Los SI
Factores del Entorno de un sistema de Información


UNADJUSTED ADJUSTED


Cash
Accounts Receivable
Supplies
Equipment
Accumulated Depreciation-Equipment
Accounts Payable
Unearned Advertising Revenue
Salaries and Wages Payable
Common Stock
Retained Earnings
Advertising Revenue
Salaries and Wages Expense
Depreciation Expense
Supplies Expense
Rent Expense
Dr.

$11,000
21,500
5,000
60,000







11,300
7,000
3,400
4,000
$113,400
Cr.





$35,000
5,000
5,600
1,300
10,000
4,800
61,500




$113,400
Demonstration Problem
Journalize the annual adjusting entries that were made.
NALENZY ADVERTISING AGENCY
TRAIL BALANCE
DECEMBER 31, 2014
Dr.

$11,000
20,000
8,400
60,000







10,000


4,000
$113,400
Cr.





$28,000
5,000
7,000
-0-
10,000
4,800
58,600




$113,400
Dec. 31 Accounts Receivable
Advertising Revenue
31 Unearned Advertising Revenue
Advertising Revenue
31 Supplies Expense
Supplies
31 Depreciation Expense
Accumulated Depreciation-Equipment
31 Salaries and Wages Expense
Salaries and Wages Payable




JOURNAL ENTRIES
1,500
1,500
1,400
1,400
3,400
3,400
7,000
7,000
1,300
1,300


UNADJUSTED ADJUSTED


Cash
Accounts Receivable
Supplies
Equipment
Accumulated Depreciation-Equipment
Accounts Payable
Unearned Advertising Revenue
Salaries and Wages Payable
Common Stock
Retained Earnings
Advertising Revenue
Salaries and Wages Expense
Depreciation Expense
Supplies Expense
Rent Expense
Dr.

$11,000
21,500
5,000
60,000







11,300
7,000
3,400
4,000
$113,400
Cr.





$35,000
5,000
5,600
1,300
10,000
4,800
61,500




$113,400
Demonstration Problem
Nalezny Advertising Agency was founded by Casey Hayward in January 2005. Presented below are both the adjusted and unadjusted trial balances as of December 31, 2014.
NALENZY ADVERTISING AGENCY
TRAIL BALANCE
DECEMBER 31, 2014
Dr.

$11,000
20,000
8,400
60,000







10,000


4,000
$113,400
Cr.





$28,000
5,000
7,000
-0-
10,000
4,800
58,600




$113,400


UNADJUSTED ADJUSTED


Cash
Accounts Receivable
Supplies
Equipment
Accumulated Depreciation-Equipment
Accounts Payable
Unearned Advertising Revenue
Salaries and Wages Payable
Common Stock
Retained Earnings
Advertising Revenue
Salaries and Wages Expense
Depreciation Expense
Supplies Expense
Rent Expense
Dr.

$11,000
21,500
5,000
60,000







11,300
7,000
3,400
4,000
$113,400
Cr.





$35,000
5,000
5,600
1,300
10,000
4,800
61,500




$113,400
Demonstration Problem
Prepare an income statement for the year ending December 31, 2014.
NALENZY ADVERTISING AGENCY
TRAIL BALANCE
DECEMBER 31, 2014
Dr.

$11,000
20,000
8,400
60,000







10,000


4,000
$113,400
Cr.





$28,000
5,000
7,000
-0-
10,000
4,800
58,600




$113,400
$61,500


$11,300
7,000
4,000
3,400
25,700

$35,800
NALENZY ADVERTISING AGENCY
INCOME STATEMENT
FOR THE YEAR ENDED DECEMBER 31, 2014
Revenues
Advertising revenue

Expenses
Salaries and wage expense
Depreciation expense
Rent expense
Supplies expense
Total expenses

Net Income


UNADJUSTED ADJUSTED


Cash
Accounts Receivable
Supplies
Equipment
Accumulated Depreciation-Equipment
Accounts Payable
Unearned Advertising Revenue
Salaries and Wages Payable
Common Stock
Retained Earnings
Advertising Revenue
Salaries and Wages Expense
Depreciation Expense
Supplies Expense
Rent Expense
Dr.

$11,000
21,500
5,000
60,000







11,300
7,000
3,400
4,000
$113,400
Cr.





$35,000
5,000
5,600
1,300
10,000
4,800
61,500




$113,400
Demonstration Problem
Prepare a balance sheet at December 31,
NALENZY ADVERTISING AGENCY
TRAIL BALANCE
DECEMBER 31, 2014
Dr.

$11,000
20,000
8,400
60,000







10,000


4,000
$113,400
Cr.





$28,000
5,000
7,000
-0-
10,000
4,800
58,600




$113,400
$11,000
21,500
5,000
$60,000
35,000 25,000
$62,500



$5,000
5,600
1,300
11,900


$10,000
40,600* 50,600
$62,500
NALENZY ADVERTISING AGENCY
BALANCE SHEET
DECEMBER 31, 2014
*Retained earnings, Jan. 1, 2014
Add: Net income
Retained earnings, Dec. 31, 2014
$4,800
35,800
$40,600
Demonstration Problem
What are the remaining steps in the accounting cycle to be completed by Nalenzy for 2014?
1. Enter the transactions of the period in appropriate journals.

2. Post from the journals to the ledger (or ledgers).

3. Take an unadjusted trail balance (trail balance).

4. Prepare adjusting journal entries and post to the ledger(s).

5. Take a trail balance after adjusting (adjusting trial balance).

6. Prepare the financial statements from the second trail balance.

7.
Prepare closing journal entries and post to the ledger(s).

8.
Take a post-closing trail balance (
optional
).

9.
Prepare reversing entries (
optional
) and post to the ledger(s).
Los SI contienen información sobre una organización y su entorno. Dentro de este entorno figuran clientes, proveedores, competidores, accionistas y agencias reguladoras que interactúan con la organización y sus sistemas de información.
An expense of the period where company recognizes revenue for services performed
Reduces the balance of nominal accounts to zero
1. Enter the transactions of the period in appropriate journals.
2. Post from the journals to the ledgers.
3. Take an unadjusted trial balance.
4. Prepare adjusting journal entries and post to the ledgers.
5. Take a trial balance after adjusting adjusted trial balance.
7. Prepare closing journal entries and post to the ledgers.
6. Prepare the financial statements from the second trial balance.
8. Take a post-closing trial balance (optional).
9. Prepare reversing entries (optional) and post to the ledgers.
The Accounting Cycle Summarized
Transfer all of the revenue/expense account balances to income summary at the end of each accounting period
Closing Entries
Do not close dividends through the Income Summary account.
-trial balance after closing
Contains only permanent (real)-balance sheet- accounts.
To prove the equality of the permanent account balances that the company carries forward into the next accounting period.
Reverse the effects of certain adjusting entries
Exact opposite of the adjusting entry made in the previous period.
Optional bookkeeping procedure
Diferentes Sistemas de Información dentro de la pirámide organizacional de una empresa
Sistema para el procesamiento de Transacciones (TPS)

Dec. 31 Accounts Receivable
Advertising Revenue
31 Unearned Advertising Revenue
Advertising Revenue
31 Supplies Expense
Supplies
31 Depreciation Expense
Accumulated Depreciation-Equipment
31 Salaries and Wages Expense
Salaries and Wages Payable

JOURNAL ENTRIES
1,500
1,500
1,400
1,400
3,400
3,400
7,000
7,000
1,300
1,300
Assets
Cash
Accounts receivable
Supplies
Equipment
Less: Accumulated depreciation-equipment
Total assets

Liabilities and Stockholders' Equity
Liabilities
Accounts payable
Unearned advertising revenue
Salaries and wage payable
Total liabilities

Stockholders' equity
Common stock
Retained earnings
Total liabilities and stockholders' equity
$11,000
21,500
5,000
$60,000
35,000 25,000
$62,500



$5,000
5,600
1,300
11,900


$10,000
40,600* 50,600
$62,500
NALENZY ADVERTISING AGENCY
BALANCE SHEET
DECEMBER 31, 2014
*Retained earnings, Jan. 1, 2014
Add: Net income
Retained earnings, Dec. 31, 2014
$4,800
35,800
$40,600
En
Las
Intimamente
relacionado con el
origen de las
organizaciones a tal punto
que un Sistema de
Información no puede
existir sino existe
una organización.
Computación en
las empresas
Empresas de gran volumen consideraron
incluir mecanismos computarizados, para:
tomar el control de algunas tareas altamente repetitivas y de mínimo nivel de necesidad de usar intelecto
Control y registro de volúmenes de producción.

Los primeros usos de las nuevas tecnologías de la información dentro de las empresas
fueron en las áreas de administración y
finanzas.
Manejo de
Datos
a gran escala y la
necesidad de
información
actualizada
Toma de Decisiones
Desarrollo de Aplicaciones como
herramientas de apoyo.

Contabilidad
Presupuestos
Activo fijo/Inventario
Conciliación Bancaria
Sueldos/Remuneraciones
Personal
Adquisiciones/Proveedores
Bodega/Inventario
Ventas/Clientes
Sustituye los procedimientos
manuales por otros basados en
computadora. Trata con procesos
de rutina bien estructurados,
incluye aplicaciones para el
mantenimiento de registros.
Apoyan a los gerentes operativos en el
seguimiento de actividades y transacciones
elementales de la organización como ventas, ingresos,
depósito en efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de
materiales en una fábrica.
Tienen como objetivo
responder a las preguntas
de rutina y seguir el flujo de
las transacciones a través de
la organización. ¿Cuántas
partes hay en el inventario?
¿Qué pasó con el pago del
señor Gutiérrez?
Apoyan a los trabajadores del conocimiento y
de datos de una organización. El propósito de estos
sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar
el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos
tipos de sistemas están entre las aplicaciones de
crecimiento más rápidas en los negocios actuales.
Sirven a las actividades de supervisión,
control, toma de decisiones, y administrativas
de los gerentes de nivel medio. La pregunta
principal que plantean estos sistemas es:
¿Van bien las cosas? Por lo general, este tipo
de sistemas proporcionan informes periódicos mas
que información instantánea de operaciones. Apoyan a las
decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones
menos estructuradas para las cuales los requisitos de
información no siempre son claros.
Ayudan a
los directores
a enfrentar y
resolver aspectos
estratégicos y
tendencias a largo plazo,
tanto en la empresa como en
el entorno externo. Su función
principal es compaginar los cambios
del entrono externo con la capacidad
organizacional existente.
Sistema de soporte para la decisión (DDS)
TPS
A través de éstos suelen
lograrse ahorros
significativos de mano de
obra, debido a que
automatizan tareas
operativas de la
organización.
Con frecuencia son el
primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta
en las organizaciones. Se
empieza apoyando las
tareas a nivel operativo
de la organización.
Son intensivos en
entrada y salida de
información; sus cálculos
y procesos suelen ser
simples y poco
sofisticados.
Son fáciles de
justificar ante la
dirección general,
ya que sus beneficios
son visibles y
palpables.
CARACTERISTICAS
Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisión del ser humano.
Sistemas de Soporte a la toma de
Decisiones en Grupo (GDSS)
Ayuda a que la Toma de
decisiones sea más eficaz para todos
los niveles de usuarios individuales.
Ofrecen muchas herramientas útiles
para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías de software. Ayuda a la
programación, comunicación y administración
conjunta de grupos
de trabajo.
Diseño
Especial
Facilidad de
Uso
Flexibilidad
Apoyo a la toma
de decisiones
Aportaciones
Anónimas
Reducción de
Comportamiento
Negativo del Grupo
Características
Elementos
Base de Datos
Base de Modelos
Gerente de Diálogo
Mantenimiento de
Registros Automáticos
SISTEMA DE
INFORMACION
ANÁLISIS
DISEÑO
Una vez aprobado el proyecto, se
comienza con la elaboración del diseño
lógico del SI; la misma incluye: el diseño
del flujo de la información dentro del
sistema, los procesos que se realizarán
dentro del sistema, el diccionario de
datos, los reportes de salida, etc. En este
paso es importante seleccionar la
plataforma donde se apoyará
el SI y el lenguaje de
programación a
utilizar
DESARROLLO
Con el algoritmo ya diseñado, se
procede a su reescritura en un
lenguaje de programación
establecido (programación) en la
etapa anterior, es decir, en
códigos que la máquina
pueda interpretar
y ejecutar
IMPLEMENTACIÓN
Este paso consta de todas las
actividades requeridas para la
instalación de los equipos
informáticos, redes y la instalación
de la aplicación(programa)
generada en la etapa
de Codificación
MANTENIMIENTO
Proceso de retroalimentación, a
través del cual se puede solicitar la
corrección, el mejoramiento o la
adaptación del SI ya creado a otro
entorno de trabajo o plataforma.
Este paso incluye el soporte
técnico acordado
anteriormente
Conocimiento de la Organización
Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI
Identificación de Problemas y Oportunidades
El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la
organización y de las cuales se puede sacar una ventaja
competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal
capacitado en manejo informático reduce el costo de
capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar
en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que
cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá
instalar más de dos computadoras)
Determinar las necesidades
Este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá
Diagnóstico
En este paso se elabora un informe
resaltando los aspectos positivos y
negativos de la organización. Este
informe formará parte de la propuesta
del SI y, también, será tomado en
cuenta a la hora del diseño.
Propuesta
Contando ya con toda la información
necesaria acerca de la organización, es
posible elaborar una propuesta formal
dirigida hacia la organización donde se
detalle: el presupuesto, la relación
costo-beneficio y la presentación del
proyecto de desarrollo del SI
Alternativas
Salón de Decisiones
Red de decisiones
de área local
Tele Conferencias
Red de decisiones
de área extensa
Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)
Son aplicaciones de Tecnología de información diseñadas para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica.
Características
Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos en la institución
Coordinan y administran
Enlazan el trabajo
Acoplan a la institución
Actividades Principales
de Oficina
Administración de
Documentos
Son las tecnologías que se utilizan para
crear, procesar y administrar
documentos. (procesamiento de
palabra, las publicaciones de escritorio,
imágenes de documentos y
administración del
flujo de trabajo).
Trabajo de
Colaboración
Es el software que reconoce el
significado de los grupos en las
oficinas al proporcionar funciones y
servicios que dan soporte a las
actividades de colaboración de los
grupos de trabajo.
Admistración de
la información
Herramienta en paquetes para bases
de datos diseñadas para dar soporte a
tareas de administración de datos
específicos de la oficina para el
trabajador de la
información.
Administración
de Proyectos
Es el software que facilita el desarrollo,
programación y administración de un
proyecto complejo en subtareas más
sencillas, cada una con su propio
tiempo de terminación y sus
requerimientos
de recursos.
Sistemas de Información para la Adminstración (MIS)
Son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.
Objetivos
Ofrecer a la administración la información necesaria de manera habitual y continua.
No sólo ofrece datos, sino el conjunto de éstos analizados y procesados.
Ayudar en el proceso de planeación como una herramienta en el desarrollo de estrategias para dar ventajas competitivas a la empresa.
Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en una empresa.
Permitir una comunicación más lateral y cruzada sobre una base formal en una organización.
Proporcionan informes periódicos
se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras
interés principal es la eficiencia operativa
Sistemas de Información Estratégicos
Suelen desarrollarse “in house”, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Apoyan en el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.
Nivel Operativo
Nivel Administrativo
Nivel del Conocimiento
Nivel Estratégico
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de información comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional.

Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Sistemas Expertos:
Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Características
Modulares
Configurables
Objetivos
Optimización de los procesos empresariales
Acceso a la información
Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería
Los Sistemas de información como tal, son muy antiguos debido a la necesidad de informarse del ser humano. Pero tuvieron un desarrollo muchos mas significativo cuando nacieron las Tecnologías de la Información. Las misma que fueron acogidas en las
organizaciones del siglo xx, y dieron paso a la imersión
de los sistemas de información basados en recursos
infórmaticos o de cómputo.
Tan remoto como los censos
que realizabanlos babilonios y
egipcios 4000 años antes
de Cristo.
Es lógico determinar que los sistemas de información fueron creados o desarrollados a
partir de una necesidad. En lo que respecta a las organizaciones, su dirección o administración se basa en la problemática de tomar decisiones, la cual se torna sumamente díficil sin un SI que la soporte. Aún más que con la gran cantidad de datos que puede tener una organización debidos a los procesos operacionales que se llevan en la misma.
Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información.
Sistemas de Trabajo con
Conocimiento (KWS)
Se observa el conocimiento
como activo intangible es difícil de
administrar, incluso apenas se está
comprendiendo cómo se puede
administrar; el conocimiento es parte
fundamental para las organizaciones
y su forma de hacer negocios y tener
ventajas competitivas
Ayudan a identificar o clasificar nuestros
activos de conocimiento y a llevar los
procesos de su gestión de una manera más
efectiva, todas las habilidades y los
conocimientos deben de ser identificados y
valorados, accesibles desde cualquier sitio,
deben ser capturados o almacenados, para
que a su vez se puedan desarrollar y
mejorar
CREAR
Apoyan las actividades de los
empleados y profesionales de alto
desempeño y los ayudan a crear
nuevos conocimientos e integrarlos a
la empresa (CAD, sistemas de
modelación y simulación)
COMPARTIR
Grupos de trabajo, donde
se comparte el conocimiento, este
puede ser presencial o a distancia
(e-mail, teleconferencias,
groupware)
DIFUNDIR
Office Automation
Systems, ayuda a controlar el flujo de información a
través de la organización
(procesamiento de datos,
calendarios electrónicos)
KWS
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