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INDICADORES DE GESTIÓN PARA LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓ

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by

Andrés González

on 14 September 2013

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INDICADORES DE GESTIÓN PARA LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN EL DISTRITO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ACCESO Y CONSULTA
Planteamiento del Problema
¿Cuáles son los indicadores de gestión, que al ser utilizados como elemento evaluador de la función archivística, permiten la mejora, transparencia y desarrollo de la administración pública en el Distrito?
Guía Distrital del equipo transversal de gestión documental
Jornadas de la 23 mesa de trabajo de archivos de la administración local.
Gestión Documental y Calidad
Sistema de red de archivos e indicadores de gestión, para archivos en el Estado de Nuevo León
Los indicadores de gestión y resultados en las entidades del estado: diseño, elaboración, aplicación, monitoreo y evaluación
Diseño Metodológico
Antecedentes.
Planteamiento del problema.
Objetivos.
Diseño metodológico.
Resultados.
Conclusiones.
Recomendaciones.
Temario
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D. C.
2013

Astrid Milena Rodríguez Ortega
Andrés González Folleco

Antecedentes.
Poca producción literaria existente en el tema de indicadores de gestión.

No existe estandarización en el diseño y utilización de los indicadores en el contexto Distrital.

Carencia de fundamentos conceptuales y metodológicos para la definición de indicadores de gestión.

Debido a la carencia de indicadores de gestión debidamente diseñados y sustentados se dificulta la medición y la mejora continua en los archivos de las entidades del distrito.
Objetivo General
Diseñar un conjunto de indicadores de gestión para los archivos de las entidades públicas del Distrito que permitan evaluar su función, la mejora continua y la eficiencia en sus procesos.
Objetivos específicos
•Construir un marco teórico que facilite la comprensión de los elementos y conceptos constitutivos de los archivos y los indicadores de gestión, con el propósito de permitir identificar los factores determinantes para su diseño en las Entidades Distritales.

•Definir los indicadores de gestión de los archivos de la Administración Pública del Distrito para las áreas de Gestión Documental y Acceso y consulta.

•Elaborar una matriz en la que se presenten de manera detallada los indicadores de gestión construidos para las áreas de Gestión Documental y Acceso y consulta.
Tipo de Investigación: Mixta
Población
Sectores Entidades Públicas del Distrito
Muestra
La aplicación de la fórmula se consideró válida ya que arrojó un resultado superior al requerido. (n=47)

Se consiguió contar con un porcentaje mayor al 50% del total de la población.

Total Muestra: 52 Entidades
Etapa I: Recolección de Información
Etapa II: Validación de la Normatividad Archivística nacional
Etapa III: Diseño y Aplicación de la herramienta de recolección de información
Etapa IV: Análisis e interpretación de Información
Población y Muestra
Resultados
Análisis de Información
Resultados
Matriz de Indicadores de Gestión en las Líneas de Gestión de Documental, Acceso y Consulta
Indicadores de Gestión para Normalización e Identificación de Documentos
Indicadores de gestión para ingreso y valoración documental
Indicadores de Gestión para Descripción, Acceso y Consulta de documentos
Conclusiones
Recomendaciones
Total Población: 92 Entidades
El estudio permitió conocer el estado actual de los indicadores en los archivos.

Fue posible definir una propuesta clara y pertinaz de indicadores que puedan ser aplicados de manera estándar por cualquier entidad.

Se definió a través de la normatividad vigente en materia de archivos los indicadores de gestión que faciliten la evaluación de la eficiencia administrativa

Con la definición de la Matriz de Indicadores es posible comparar el “antes” y “después” de las organizaciones a fin de validar los indicadores utilizados versus el crecimiento de las políticas de gestión documental en Colombia, y así facilitar la evaluación y seguimiento de los objetivos definidos por las entidades ya sean Distritales o de otro sector.
Ampliar el estudio en cuanto a la relación existente entre las entidades Públicas Públicas Distritales y la manera en que aplican la Normatividad Archivistica, con el fin de contribuir a su cumplimiento para que las unidades de información sean reconocidas por su importancia y por su aporte a la transparencia en la administración pública.

Realizar nuevos estudios desde la presente investigación sobre otros temas de interés para la Archivístca con el propósito de abarcar la totalidad de conceptos sobre la materia.

Verificar que la generación de nuevos indicadores permitan evaluar el establecimiento y mejoramiento de los programa de Gestión Documental de acuerdo a la normatividad.

Desde la academia continuar validando y resaltando la importancia de los archivos en la mejora continua de las entidades y en la calidad del servicio que se presta tanto a usuarios internos como externos.
Gracias...
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