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Elaboración de Diagrama de Flujo y Procedimientos

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by

Stephy Juárez

on 21 January 2015

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Elaboración de Diagrama de Flujo y Procedimientos

Conceptos Generales de Diagramas
Es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.

Porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una
acción, Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante diagramas de flujo
Que indica Movimiento
Por su Formato
Por su propósito
Clasificación de los Diagramas
Por su amplia utilización y debido a todas las adaptaciones a que son sometidos para
satisfacer las necesidades particulares de cada trabajo, los diagramas de flujo presentan muchas variantes, las cuales aparecen en diversas formas y bajo diferentes títulos.
Para efectos de estudio los diagramas pueden clasificarse en los siguientes grupos:
- Que indican sucesión de hechos
- Con escala de tiempo
- Que indican movimiento
- Por su presentación.
- Por su formato.
- Por su propósito.
Con escala de Tiempo
Reglas generales para la elaboración de Diagramas de flujo para ISO 9000
Convención para trazar los diagramas
Conclusiones
El diagrama de flujo:
Un esquema para representar gráficamente un algoritmo.
Se basa en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas.
Son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, ya que permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.
Son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más preciso y digerible que los procedimientos e instructivos basados en texto.
Contribuyen a resolver uno de los principales problemas en las organizaciones, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas.
Una copia ampliada al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad.
Se puede concluir entonces que es conveniente emplear programas específicos para la confección de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.
Utilidad y ventajas
de los diagramas en ISO 9000
La International Organization for Standarization (ISO) ha elaborado una simbología para apoyar la garantía de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas ISO-9000:2000

El Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches Institut fur Nurmung e. V. (DIN), ha desarrollado una simbología para la norma del manejo de información de la familia de las normas ISO
Simbología Básica
Combinado
Sucesión de
Hechos
Cursograma sinóptico del proceso: Presenta un cuadro general de la sucesión de las principales
operaciones e inspecciones en un proceso, sin tener en cuenta quién las ejecuta y dónde se llevan a cabo.
Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento, a la vez que señala con un símbolo todos los hechos sujetos a examen.
Se presenta en relación con tres variables:
• El operario: diagrama de lo que hace la persona que trabaja.
• El material: diagrama de la forma en que se manipula o trae el material.
• El equipo o maquinaria: diagrama de cómo se emplea el equipo o la maquinaria
Bimanual
Gráfica en la que se consigna la actividad de las manos o extremidades de un operario y se menciona la relación que hay entre ellas con la ejecución de una tarea.
De Hilos
Es un plano o modelo a escala en el que se sigue y mide con un hilo el movimiento de los trabajadores, de los materiales o el equipo durante una sucesión determinada de hechos, lo que permite representar la frecuencia de movimientos entre los diversos puntos para establecer la distancia recorrida.
El objetivo básico de los diagramas de recorrido y de hilos es disminuir las distancias recorridas.
De Recorrido
También conocido como de circuito es un plano de la zona de trabajo elaborado más o menos a escala que muestra la posición correcta de las máquinas y puestos de trabajo; en él se trazan los
movimientos de un producto o de sus componentes y se expresan mediante símbolos las actividades que se efectúan en los diversos puntos
Vertical
En el cual el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba abajo y de derecha a izquierda.
Horizontal
En el que el flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente.
De Forma
El cual se ocupa fundamentalmente de los documentos o reportes con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones.
También cuando, mediante símbolos, se reseña la secuencia de cada una de las operaciones por las que superan los diferentes ejemplares de un formulario a través de los diversos puestos y/o unidades administrativas, desde que se origina hasta que se archiva.
De labores
(¿Qué se hace?), al que también se le conoce como diagrama abreviado de proceso, indica, por medio de símbolos el flujo o secuencia de las operaciones, quién las hace o en dónde se hacen y en qué consisten. Es normal que se use el formato vertical para este tipo de diagramas
En el desarrollo de procedimientos
Indicadores de Procedimientos
En el desarrollo de procesos
Mapas de procesos

El mapeo es la representación gráfica de procesos, considerada como una herramienta indispensable para el análisis organizacional.
Based on Jim Harvey's speech structures
Simbología ANSI (American national Standard Institute) utilizada en las normas ISO 9000.
ISO 9000
Ventajas:

De Uso:

De destino

De aplicación

De comprensión e interpretación

De interacción

De simbología

De Diagramación

Analítico
De actividades múltiples
En el diagrama de actividades múltiples se registran las actividades de varios objetos de estudio (operario, maquinaria o equipo), según una escala de tiempos común que muestra la correlaciónentre ellas.

Este diagrama es muy útil para organizar equipos de trabajadores durante la producción en serie; en trabajos de mantenimiento donde no puede detenerse una máquina más de lo estrictamente necesario; o para determinar cuántas máquinas puede atender un operario o grupo de ellos.
Llamado también diagrama de movimientos simultáneos, se basa en un análisis cinematográfico que se utiliza para registrar simultáneamente, con una escala común, los therbligs o grupos de therbligs de diferentes partes del cuerpo de uno o varios trabajadores.

Expresan primordialmente los movimientos
del cuerpo humano en el lugar del trabajo y las razones de actividad mental relacionadas con ellos. Son 18 y cada uno tiene un símbolo, una letra y un color distintivos.
Simograma
Ciclograma
Es una variedad de un trayecto trazado habitualmente por una fuente luminosa continua en una fotografía estereoscópica.
El cronociclograma es una variedad del ciclograma trazado con una luz intermitente regulada para que el trayecto quede marcado por una serie de trazos en forma de lágrima, cuya punta señala la dirección y cuyos espacios indican la velocidad del movimiento.
Tanto los ciclogramas como los cronociclogramas tienen muy poca aplicación.

De trayectoria
Es una técnica de registro más rápida y cómoda que consta de un cuadro donde se incluyen datos cuantitativos sobre los movimientos de trabajadores, materiales o equipo, entre cualquier número de lugares y durante cualquier espacio de tiempo.
El gráfico de trayectoria es siempre un cuadrado que a su vez se cuadricula. Cada cuadrito representa un puesto de trabajo y se le numera de izquierda a derecha en la parte superior y de arriba abajo en la parte lateral izquierda, con una diagonal de la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha
Tabular
También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el fl ujo o secuencia de las operaciones en su totalidad y cada puesto corresponde a una unidad administrativa (según sea el caso) en una columna. Su elaboración se basa en el formato vertical y es el que más se recomienda, debido a que el procedimiento se aprecia con mayor facilidad
Arquitectónico
El cual muestra de modo objetivo el movimiento o flujo de las personas, los formularios o los materiales (aunque no se indique necesariamente qué operaciones se realizan), o bien, la secuencia de las operaciones a través del espacio en que se efectúa el trabajo.
También puede graficarse de acuerdo con el flujo de las operaciones en más de un plano.
De método
(¿Cómo se hace?): muestra la secuencia de operaciones, la persona que debe realizarlas y la manera de efectuar cada operación del procedimiento. Este tipo de diagramas es útil para
adiestrar recursos humanos y por lo general se formula en formato vertical.
Analítico
(¿Para qué se hace?): describe no sólo la secuencia de las operaciones, la persona que debe realizarlas y la manera de efectuarlas, sino también para qué sirve cada una de las operaciones del procedimiento.
Cuando es importante consigna, además del tiempo empleado, la distancia recorrida y alguna observación complementaria. Para formular este tipo de diagrama se usa el formato vertical.
De espacio
(¿Dónde se hace?): indica el espacio por dónde se desplaza una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él. Es útil registrar la operación mediante el empleo del símbolo correspondiente de la norma ASME, así como el tiempo que consume cada estación.
Para elaborar este tipo de diagrama es usual utilizar el formato arquitectónico en un solo plano
y el formato arquitectónico tridimensional.

La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
Nombre de la persona que preparó el diagrama.
Número de pasos.
 Indicadores Cualitativos.
• Forma en que sistematizan y ordenan el trabajo.
• Manera en que dan una orientación lógica a las acciones
• Nivel en que establecen la secuencia de las acciones
• Modo en que racionalizan el esfuerzo.
 Indicadores Cualitativos
• Procedimientos definidos
• Procedimientos actualizados
• Total de procedimientos
• Áreas de la organización
• Total de procedimientos
• Total de procesos
• Total estrategias
• Total de personal
También pueden representarse por medio de los símbolos del flujograma de ingeniería de operaciones y de administración y mejora de la calidad del proceso.
Mapeo Alterno de Procesos.

• Mapas de Procesos de Tubos
Mapas del Proceso Multilínea
Representan un proceso que interrelacionan los eventos por líneas de acción.
Modelado para una Organización.
Existen modelos que se conocen mapas de caminos, los cuales son útiles para entender la importancia de la contribución de los procesos al desempeño productivo de una organización.
Aplicaciones Computacionales.

Este método consiste en describir casa proceso o actividad como una combinación de procesos, entradas, controles y mecanismos.
Simulación de procesos.

Esta técnica es conocida como SIMAN/CINEMA, que desarrolló System Modeling Corporation para aplicaciones de manufactura y logística. SIMAN es un lenguaje de simulación orientado hacia los sucesos que se utilizan para describir los elemento de un proceso en estudio, como la maquinaria, operarios, almacenamiento, etc.
Revisión de Procesos.
Se lleva a cabo una revisión analítica que incluya los pasos siguientes:
1. Analizar el desempeño actual para determinar los procesos que registran resultados pobres o que están fuera del marco estratégico de la organización.
2. Documentar el proceso para definir sus insumos y productos; las tareas que agregan más valor y los cambios susceptibles de realizar.
3. Preparar una matriz de áreas de fortalezas y debilidades para seleccionar las estrategías de respuesta.
4. Elaborar un cuadro comparativo de posición en la industria para equiparar resultados o¿por sector y giro.
5. Desarrollar un diagnostico para elegir un curso de acción que integre las iniciativas “hacia dentro” y de atención a los proveedores y clientes.
6. Mapear los nuevos procesos para implementar las mejoras.
7. Diseñar mecanismos de control para monitorear y evaluar el desempeño.
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