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Norma ISAAR (CPF)

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by

Eliana Vargas Guerra

on 1 October 2013

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Transcript of Norma ISAAR (CPF)

Prof. Hugo Raúl Robledo
ISAAR (CPF)
Bibliografía


Comparación
ISAD (G)
Diferencias
Norma Internacional Sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias
por:

Marco Alexis Giraldo
Gloria Eugenia Uribe
Myladys Martinez
Eliana Vargas Guerra
Historia

La primera edición de la norma ISAAR (CPF), fue redactada en Estocolmo por la Comisión Ad Hoc del CIA para las normas de descripción durante los años 1993-1995, esta fue publicada por el CIA en 1996 y solo contenía tres áreas
Posteriormente, en el año 2000 se le encarga nuevamente al Comité de Normas de Descripción la revisión de la primera versión de la ISAAR (CPF) como una tarea primordial en su programa de trabajo para el cuatrienio, dando como resultado una segunda edición.
En la reunión plenaria que hubo en Bruselas se tuvieron en cuenta los comentarios presentados y una serie de decisiones para la modificación de la norma, acto seguido se redacto un primer borrador que fue repartido entre los miembros del comité haciendo que se comprimiera aun más durante las reuniones realizadas en Junio de 2002 en la ciudad de Madrid y en Noviembre en Rio de Janeiro, el respectivo borrador fue publicado en la página web del CIA en el 2003, momento en que se aprobó la versión final y posteriormente fue publicada en el congreso del CIA celebrado en Viena en el 2004
Esta segunda versión es entonces una reestructuración y una ampliación
de la primera versión

-Servir de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

- Responder a un número mayor de exigencias que los registros de autoridad de bibliotecas.

- Fomentar la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos.

- Sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción.
Importancia

Permite:
- El acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de producción.
- La comprensión.
- La identificación precisa de los productores de documentos.
- El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes, facilitando la investigación y mejorar las prácticas de la gestión documental.
Estructura y uso
La presente norma determina el tipo de información que puede incluirse en un registro de autoridad de archivos e integrarlo en un sistema descriptivo controlado
Agrupa elementos de información, que contienen: el nombre del elemento de descripción, una definición del objetivo del elemento de descripción, una definición de la regla(s) aplicables a cada elemento y en la medida de lo posible ejemplos que ilustran la aplicación de las reglas
todos los elementos cubiertos por estas reglas son útiles, pero solo se consideran esenciales: tipo de entidad, forma autorizada del nombre, fechas de existencia y identificador del registro de autoridad
La presente norma aborda sólo una parte de los requisitos necesarios para el intercambio de información de autoridades de archivo
Esta norma ha sido concebida para ser utilizada junto con reglas y normas nacionales, por ejemplo los archivistas se pueden guiar por sus normas nacionales para decidir que elementos pueden repetirse
Elementos de un registro de autoridad
1. Área de Identificación

Tipo de entidad:
Consiste en indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia
Forma(s) autorizada(s) del nombre:
Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia
Formas paralelas del nombre:
Indicar las distintas formas que adopta la forma autorizada del nombre en otra(s) lengua(s) o escritura(s)

Formas normalizadas del nombre según otras reglas:
Registrar las formas normalizadas del nombre de la institución, persona o familia que se han elaborado de acuerdo con reglas diferentes de las aplicadas
Otras formas del nombre:
Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación.

Identificadores para instituciones:
Facilitar cualquier identificador, numérico o alfanumérico que se utilice para identificar la institución descrita.

2. Área de Descripción
Fechas de existencia:
Registrar las fechas de existencia de la institución, persona o familia
Historia:

Proporcionar un resumen de la historia de una institución, persona o familia.

Lugar(es):
Indicar los principales lugares y/o ámbito territorial donde la institución, persona o familia tenía su sede, vivía o residía de forma habitual, o con los que tenía otro tipo de vinculación.
Estatuto jurídico:
Indicar el estatuto jurídico de una institución.
Funciones, ocupaciones y actividades:
Indicar las funciones, ocupaciones y actividades realizadas por la institución, persona o familia
Atribucion(es)/Fuente(s) legal(es):

Indicar las fuentes legales de una institución, persona o familia, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.
Estructura(s) interna(s)/Genealogía:
Describir y/o representar la estructura administrativa interna de una institución o la genealogía de una familia.
Contexto general:
Ofrecer información significativa sobre el contexto social, cultural, económico, político y/o histórico general en el que la institución, persona o familia actuaba, vivía o estaba activa.
3. Área de Relaciones
Nombre(s)/identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas:
Registra los nombres y todos los identificadores unívocos de las entidades relacionadas para establecer un enlace entre el registro de autoridad y las instituciones, personas o familias relacionadas

Naturaleza de la relación:
Identifica la naturaleza general de la relación entre la entidad que se está describiendo y otra institución, persona o familia: jerárquica, temporal, familiar y asociativa

Descripción de la relación:
Proporciona una descripción especifica de la naturaleza de la relación

Fechas de la relación:
Indica las fechas de duración de la relación mantenida con otra institución, persona o familia

4. Área de control
Identificador del registro de autoridad:
Identificar el registro de autoridad de forma unívoca, dentro del contexto en el que se va a utilizar

Identificadores de la Institución:
Identificar el servicio responsable de la creación del registro de autoridad
Reglas y/o convenciones:
Especificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la creación del registro de autoridad de archivos
Estado de Elaboración:
Indicar el estado de elaboración del registro de autoridad, de forma que los usuarios puedan entender la situación actual de éste
Nivel de detalle:
Indicar si el registro de autoridad tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo
Fechas de creación, revisión o eliminación:
Indicar cuándo se ha redactado, revisado o borrado el registro de autoridad
Lengua(s) y escritura(s):
Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la elaboración del registro de autoridad
Fuentes:
Consignar las fuentes consultadas para la elaboración del registro de autoridad
Notas de mantenimiento:
Documentar la elaboración y los cambios realizados en el registro de autoridad
IsAAR
(CPF)
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2215
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/normas/pdf/asaar.pdf
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2004/rna/pdf/0005.pdf
1. Código de referencia

2. Título
3. fecha(s)
4. Nivel de descripción
5. Volumen y soporte de la unidad
de descripción
6. Nombre del o los productores

7. Historia institucional/biográfica
8. Historia archivística
1. identificador del registro de autoridad
2. Tipo de entidad
3. fecha(s) de existencia
4. Forma(s) Autorizada(s) del nombre
5. Historia/biografía, lugares, estatuto jurídico, funciones, ocupaciones, estructura interna, actividades y genealogía
9. Unidades de descripción relacionadas

11.Notas

12. Nota del archivero

13. Reglas o normas
ISAAR (CPF)
Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos.

ISAD (G)

La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Los procesos descriptivos pueden comenzar con anterioridad o ser simultáneos a la producción de los documentos y continuar a lo largo de todo su ciclo vital. Estos procesos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones sean fiables, auténticas, significativas y accesibles puedan mantenerse a través del tiempo
10. Lengua/escritura(S) de la documentación
Se puede decir que las normas ISAAR (CPF) y la ISAD (G) se complementan una a la otra ya que ambas aportan información sobre el fondo documental y la autoridad de la documentación con que se trata. La ISAAR (CPF) describe en forma uniforme el fondo en su totalidad de la institución, persona o familia de la cual se está describiendo con el fin de que se pueda intercambiar entre instituciones con relación y otros países. La ISAD (G) describe el fondo documental en sus niveles más específicos, dando una clara indicación de la información, contenido e importancia de la que abarca


6. Nombre(S) identificador(ES) de instituciones, personas o familias relacionadas, naturaleza de la relación y fechas de la relación
7. Lengua(S) y escrutura(S)

8. Notas de mantenimiento

9. Estado de nivel de detalle, fechas de creación, revisión o eliminación, fuentes
10. Reglas y convenciones
Funciones
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