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2.5 Técnicas de obtención de datos

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on 10 October 2016

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Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas:
Cédulas
• Estas herramientas se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoría.
Entrevista
Investigación
documental
2.5 Técnicas de obtención de datos
• Investigación documental
• Observación directa
• Acceso a redes de información
• Entrevista
• Cuestionarios
• Cédulas

Este aspecto de la auditoría implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.

Las fuentes documentales básicas a las que se puede acudir son:
a) Normativa

Acta constitutiva
Reglamento interno
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas ( nacionales e Internacionales)

b) Administrativa

Organigramas
Manuales administrativos
Plantilla de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Sociogramas
Estudios de mejoramiento
Auditorias administrativas previas

c) Mercado

Productos y/o servicios
Comportamiento de la demanda
Comportamiento de la oferta

d) Ubicación geográfica

Localización
Orden espacial interno
Características del terreno
Cercanía con el mercado
Justificación en relación al tamaño y procesos

e) Estudios Financieros

f) Situación económica

Sistema económico
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía
Aspectos sociales
Variables demográficas
Relaciones con el exterior
g) Comportamiento del consumidor

Cultura
Estratos sociales o nivel socioeconómico
Grupos de referencia y convivencia
Familia
Ciclo de vida del consumidor
Factores internos de influencia
Proceso de compra
Recursos Financieros para inversión
Análisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluación financiera
Creación de valor

• Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.
• Permite abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el análisis de resultados.

• Como herramientas de diagnóstico y evaluación posibilitan no sólo revisar las variables bajo análisis, sino apreciar su influencia en otras variables o áreas de operación.

• Simplifican el proceso de captación de la información.

Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.

Este medio es el más empleado y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Administrativamente las entrevistas se pueden realizar en tres niveles de profundidad:
1. Entrevista dirigida.
Es aquella en que el entrevistador diseña las preguntas sobre algunos temas cuyas respuestas se desean obtener y que dirige a los entrevistados.
2. Entrevista no dirigida.
Las preguntas no se redactan con anticipación ni siguen un orden preestablecido para la obtención de información.
Las preguntas se realizan de acuerdo con el desarrollo de la entrevista, dando al entrevistado mayor libertad en sus respuestas sobre sus puntos de vista. La función del entrevistador consiste en orientar al entrevistado para que aborde los temas.
3. Combinadas.
Cuando se recurre a las dos antes mencionadas para realizar la entrevista
1. Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.
Para ello se recomienda, con base en su conocimiento, preparar previamente una guía de entrevista que contenga la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.
2. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.
Desarrollar un esquema de
trabajo, asignar responsabilidades y determinar las áreas o unidades a auditar.

3. Concertar previamente la cita.
Verificar que el entrevistado esté debidamente
preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios
para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

4. Atender al compromiso.
Acudir con la debida antelación a la hora convenida al
área de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos
aspectos

Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos:
a. Concentrarse de manera relajada.
b. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.
c. Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.
d. No hacer preguntas irrelevantes.
e. En la medida de lo posible escuchar, no hablar.
f. Asegurarse de no presionar la entrevista.
g. Evitar la confianza en su memoria.
h. Dejar “abierta la puerta”.

Observación directa
Es la Revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante.
• Es recomendable que el auditor responsable encabece la observación directa, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberán sujetarse en todo momento la auditoria.
Acceso a redes de información
Permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo.

Facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

Algunos de estos son:
Internet,
extranet o query: es una extensión del sistema de información de la empresa para los socios que están afuera de la red.
Cuestionario
Como formular las preguntas
Puntos clave
Las preguntas deben ser formuladas exactamente como están redactadas en el cuestionario.
Las preguntas se han de formular una sola vez.
Las preguntas deben ser formuladas en el mismo orden en que están presentadas en el formulario.
Dar a la persona entrevistada el tiempo suficiente para pensar en sus respuestas.
No dar por respondida una pregunta con respuestas que se derivan de otras.

Ventajas
Facilitan la recopilación de información y no se necesitan muchas explicaciones ni una gran preparación para aplicarlos.
Evitan la dispersión de la información, al concentrarse en preguntas de elección forzosa.
Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados.
Hacen impersonal la aportación de respuestas; por lo tanto, en una auditoría ayudan a obtener información útil y confiable si se plantean bien las preguntas.

Desventajas
Falta de profundidad en las respuestas y no se pueden ir más allá del cuestionario.
Deben de ser cortos o el encuestado puede perder interés en contestar correctamente.
Pueden provocar la obtención de datos equivocados si se formulan deficientemente, las preguntas, si se distorsionan o si se utilizan términos ilegibles, poco usados o estereotipados.
La interpretación y el análisis de los datos pueden ser muy simples si el cuestionario no esta bien estructurado o no contempla todos los puntos requeridos.

Consisten en recopilar información por medio de preguntas escritas. La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación. Se deben hacer cuestionamientos claros y concisos, presentar un orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta.

Para elaborar el cuestionario se debe tener en cuenta:
el propósito de la prueba,
el tiempo,
el número de personas examinadas,
las instalaciones, la población a quien va dirigida,
la longitud de la prueba y
la dificultad de las preguntas.

El encuestador no tiene que dar la impresión de que la entrevista es un examen o interrogatorio. Por ello en sus palabras y en sus gestos debe impedir todo aquello que implique crítica, sorpresa, aprobación o desaprobación, tanto en las preguntas formuladas como ante las contestaciones del entrevistado.


Si bien el encuestador debe:
tener en la mano la pauta o cuestionario
echarle una ojeada antes de hacer cada pregunta,
tono de voz natural y de conversación,
evitando en todo lo posible el tono de “lectura” o de “interrogatorio”;
por otra parte, la mayor atención estará
centrada sobre el interrogado y no sobre el cuestionario.

Tipos de preguntas
Sobre hechos.

Aquellas que proporcionan una información básica del conocimiento que el individuo tiene acerca de las características de sí mismo y de su medio.
¿Cuál es su edad?
¿Cuántos años de educación ha cursado?
¿Cuál es su ingreso?
¿Cuántos hermanos tiene?
¿Cuál es su ocupación?

Sobre creencias.
Cuando lo que se desea saber no son los hechos objetivos sino lo que la gente cree u opina sobre ciertos hechos, proporcionando así un relato de sus creencias.
¿Cuál es la cualidad más importante que debe tener un profesor de su
facultad?
¿Qué tan importante considera usted terminar su carrera universitaria?
¿Cuál es la causa que usted cree más importante para alcanzar el éxito
profesional?
¿Le interesan a usted las próximas elecciones?

sobre sentimientos.
Aquellas destinadas a conocer las posibles reacciones emocionales de las personas.
¿Piensa que usted es feliz?
¿Se siente usted a menudo deprimido y triste?
¿Está satisfecho con su trabajo actual?

De control.
Hay dos tipos diferentes: aquellas en las que la respuesta en sí es menos importante que su significación profunda, considerada como un indicio de un hecho u opción que el individuo interrogado no quiere revelar directamente, y también, aquellas que se emplean para comparar una respuesta con otra en el mismo cuestionario.
Cuando celebra una fiesta en su casa, ¿a quién invita? (Para medir integración
social).
¿Qué hace usted en su tiempo libre fuera del trabajo? (Para medir autodominio
o autocontrol).
¿Considera usted que ver televisión y oír radio es mejor pasatiempo que la
lectura de libros? (Para medir el grado de exposición y dependencia respecto
a los medios de comunicación).

Ejemplos
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