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A GESTÃO DOCUMENTAL A CARGO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

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by

Águeda Piccoli

on 1 December 2014

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Transcript of A GESTÃO DOCUMENTAL A CARGO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

A GESTÃO DOCUMENTAL
A CARGO DO PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO EXECUTIVO: um estudo de caso

Universidade Federal de Santa Catarina
Centro de Comunicação de Expressão
Departamento de Línguas e Literatura Estrangeiras
Secretariado Executivo em Inglês

Águeda Luiza Piccoli
Orientado por: Profª Drª Cibele Barsalini Martins
Florianópolis, 2014

A profissão
Atividades técnicas
Competências gerenciais e
habilidades em diversas áreas
A Gestão Documental
Manutenção
de documentos
"Organização do sistema de dados e informações em arquivos manuais e eletrônicos" (NEIVA; D'ELIA, 2009, p. 36)
Objetivos
• Abordar a
relevância
da gestão documental na atuação do Secretário e para a organização;
• Discutir a
prática arquivística
sob responsabilidade do Secretário;
• Relatar a
experiência
como Gestora Documental;
• Discutir os
problemas e soluções
encontrados;
• Debater sobre a
interpretação arquivística
a cargo do Secretário Executivo.
Metodologia
Pesquisa
Descritiva
Pesquisa
Exploratória
Pesquisa
Qualitativa
Estudo
de
Caso
A Empresa
• Empresa de Tecnologia da Informação
criada em 2000.

• Principais serviços:
Criação, administração e manutenção
de sistemas para Educação a Distância
e presencial.

O Arquivo da Empresa
Arquivo Corrente

. Documentos de uso diário.
. Contratos de clientes e fornecedores;
. Propostas técnicas;
. Documentos de sócios e funcionários;
. Notas fiscais de imobilizado e materiais de expediente.

• Constantemente utilizado, porém sem cópia digital.
O Arquivo da Empresa
Arquivo Intermediário
. Consultado esporadicamente.
. Documentos contábeis;
. Documentos financeiros;
. Documentos do departamento pessoal.

• Não há organização, não é possível encontrar os documentos;
• Falta de espaço, acúmulo de papel.

Criação do Arquivo Corrente Digital

Armazenamento:
Intranet em servidor próprio com acesso restrito.

Organização visual:
Clientes, Documentação da Empresa, Fornecedores, Funcionários e Imobilizado; e dentro destas pastas as demais subpastas.

Nomenclatura:
Sistema alfanumérico “código mais título” seguido da pasta em 2º nível.

Análise do arquivo:
conhecer sua formação e como a empresa o utiliza;

Avaliar o que precisa ser feito:
Criar a TTD, reorganizar fisicamente o arquivo, eliminar os documentos sem valor;

Seleção e reorganização:
Selecionar os documentos e dar início à reorganização e resolução dos problemas;

Eliminação:
Eliminar os papéis desnecessários.

Reorganização do arquivo intermediário
Duas etapas:
• Reconhecimento dos tipos e assuntos armazenados;
• Investigação do prazo de guarda.
Criação da Tabela de Temporalidade de Documentos
•Prazo de permanência no arquivo corrente, no arquivo intermediário e destinação final: guarda permanente ou eliminação e campo de observação.
TTD
• Análise dos documentos individualmente;
• Separação dos papéis para eliminação;
• Reorganização dos documentos em novas caixas.
Triagem e Eliminação

Resultado:
15 caixas arquivo para eliminação.
Caixas com documentos para eliminação
Fonte: elaborado pela autora (2014).
Principais pastas do arquivo digital
Fonte: Intranet Grupos Internet (2014)
Fonte: Intranet Grupos Internet (2014)
Dentro da pasta "Imobilizado"
Pasta "Computadores"

Termo de eliminação
: listagem do que será destruído autorizado por responsável.
Organização Física
Arquivo intermediário de 1º nível
Fonte: Elaborado pela autora (2014)

Armário de madeira:
Arquivo de 1º nível, espaço para mais caixas, movimentação mais contante.



Estantes de aço:
Arquivo de 2º nível, menor consulta, valor legal, organização por data.
Arquivo intermediário de 2º nível
Fonte: Elaborado pela autora (2014)
Interpretação Arquivística
• Interpretar as necessidades;
• Averiguar as dificuldades encontradas;
• Perceber as individualidades do arquivo;
• Planejar as soluções;
• Implantar as medidas corretivas.
Secretária Executiva como gestora documental
• A organização do arquivo intermediário está
padronizada, clara e intuitiva
;
• Consultas ao arquivo físico são feitas sem dificuldades;
• Busca por documento é feita
eletronicamente e com rapidez
;
• Diminuição no extravio e danos aos papéis originais;
• A troca e envio de documentos é feita rapidamente via e-mail;

Economia
de tempo e espaço,

Segurança
da informação;

Desenvolvimento das habilidades
de gestão, planejamento, execução e controle;
• Desenvolver entendimentos sobre gestão, arquivística e técnicas secretariais;
• Interpretar e resolver problemas em benefício da organização.
Considerações Finais
• O secretário executivo tem a capacidade de moldar-se às necessidades da organização e mostrar competência atuando como agente de mudanças em seu local de trabalho.
• Gestão documental é um processo de extrema importância dentro das companhias e
peça chave
quando se trata da execução de tarefas administrativas.
• A correta manutenção e manuseio dos documentos geram
vantagem competitiva
, pois aceleram todos os processos decisórios e a captura de informações importantes.
Considerações Finais
Uso dos arquivos pouco dinâmico
Demandamais tempo
Atraso nas atividades
Problemáticas
• Os problemas enfrentados foram o ponto de partida para o estudo de caso e elaboração das melhorias.
Referencial Teórico

O Profissional de Secretariado Executivo:
Neiva e D’Elia (2009), Lourenço e Cantarotti (2010), Veiga (2010), Medeiros e Hernandes (2010);

Gestão de Documentos:
Paes (1997), Varela e Neumann (2011), Vieira (2005), Zepnicki (2011);

Gestão Eletrônica de Documentos:
Ortolan (2011), Viana (2014), Vitalis e Andriolo (2009), Rondinelli (2005);

A Importância da Gestão Documental:
Felix e Silva (2010), Dudziak (2010) , Zwirtes e Durante (2007), Lopes e Farias (2013).

Exemplo:
20141109.01-01 Contrato - Fornecedor A
Fonte: Intranet Grupos Internet (2014)
Divisão em dois níves
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