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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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on 28 January 2015

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REQUISITOS CONTROL DOCUMENTAL
Ubicación y manejo de documentos y registros en SICHER
Todos los documentos y/o formatos se encuentran ubicados en el servidor en la carpeta del sistema de gestión separados por áreas, todos tienen acceso a ellos, pero no todos tienen los mismo permisos. Los documentos que se encuentran en el servidor deben estar en pdf marcados con el código de calidad, como se especifica a continuación:

5) VERSIONES PERTINENETES EN LOSPUNTOS DE USO
La única persona que puede hacerle algún cambio, actualización o eliminación sera la persona que esta manejando el control de documentos y registros por ese cada cambio que se realice debe ser informado.
RECORDEMOS LOS TIPOS DE DOCUMENTO QUE SE MANEJAN EN SICHER
MANUAL (01) : documentos guía de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.
PROCEDIMIENTO (02): es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
FORMATOS (03): plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la realización de cualquier tarea del sistema.
CARACTERIZACIÓN (04): Documento que describe las características generales del proceso esto es los rasgos diferenciadores del mismo

¿Que nos dicen las normas (ISO 9001 - OHSAS 18001 - ISO 14001) sobre control de documentos?
6) Aseguramiento de legibilidad e identificación.


CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SH AA 00 000
Identificación de la organización
Área a la que pertenece
Tipo de documento
Consecutivo numérico
REQUISITOS EN EL CONTROL DE REGISTROS



1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (3)

2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)

3. Revise formato entregado y conteste lo siguiente: (grupal)

¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?

¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
¿Para que nos sirve llevar los registros?
Tener evidencia de las actividades
Asegurar que las actividades fueron supervisadas
Un registro tienen en algunos caso los datos suficiente para la toma de alguna decisión
"un registro dice lo que yo hice en la fecha establecida"

Es muy
IMPORTANTE
llenar todos los campos.
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

b) proveer la información apropiada.

c) la repetitibilidad y la trazabilidad.

d) proporcionar evidencia objetiva

e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGI.
Valor de la
documentación
Los registros nos sirve como evidencia que se esta operando adecuadamente el sistema de gestión de calidad.
Marcar el tipo de actividad que realizo
Siempre colocar el área a la que corresponde.
Si no requiere calificación colocar N/A
Si no requiere colocar N/A
Colocar el nombre de la persona que dio la capacitación o actividad
1) TENER UN PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
¿
Porque debo controlar la
documentación
?
La documentación plasma las practicas llevadas a cabo en la organización por lo tanto es la guía para el buen funcionamiento de las misma.
La documentación del sistema describe los procesos y responsabilidades de trabajo siempre debe permanecer actualizada.
1. LOS DOCUMENTOS DEBEN CONTROLARSE
¿Que documentos debo controlar
?
Política
Objetivos
Manual de calidad
Procedimientos
Instructivos
Documentos externos
Registros
Formatos para las recogida de datos que sirvan como evidencias de las actividades realizadas
REQUISITOS
DE NORMA

2) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión

3) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

.
-El procedimiento de control de documentos y registros debe definir la metodología y la responsabilidad para elaborar, revisar y aprobar los documentos del sistema de gestión.
-La evidencia de la aprobación es la firma de los responsables en la portada del documento
-Cualquier acción correctiva preventiva o de mejora en la organización estará unida a la actualización del formato.
4) Identificar cambios y estado de la versión
INSTRUCTIVO (05): Un instructivo es un texto que tiene como finalidad dar cuenta del funcionamiento de algo en particular.
PLAN (06): Documento en el que se detalla el modo y conjunto de medios necesarios para llevar a cabo esa idea.
PROGRAMA (07):El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el plan, teniendo como marco un tiempo más reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en ese momento.
POLÍTICA (08):es un conjunto de normas o reglas establecidas por la dirección de la misma para regular diferentes apartados del funcionamiento de la empresa

1. PROCEDIMIENTO
Identificación
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Retención
Disposición de los registros.


Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
GRACIAS

ACTIVIDAD
Actividad . Los registros y formatos del SGI


8) Prevenir uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos
7) Asegurar control de documentos externos.
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