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cobranza

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by

Gladys Garcia Raul

on 16 May 2014

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Transcript of cobranza

cobranza
Gracias por su atención
Tipos de cobranza
cobranza
definición
Problemas especiales de la cobranza
Políticas de cobranza
Integrantes :
Kariana J. Ramos Frias
Liliana Luna Diaz
Abril Cadena Hernandez
Marcela Alfonso Tosca
Ana Laura Carlos Arellano
Gladys Garcia Raul

Etapas de la cobranza
INSTITUTO DE CIENCIAS Y HUMANIDADES TABASCO
SEXTO SEMESTRE

Clasificación de clientes por tipo de falla en el pago
Partes intervinientes
Tipos de cobranza
Cobranza siempre
Cobranza documentaría
Cobranza a la vista
Cobranza a plazo
Cobranza a plazo sin aval
Cobranza a plazo con aval
Cobranza a plazo sin prenda
Cobranza a plazo con prenda
Cobranza sin protesto
Cobranza con protesto
COBRANZA SIMPLE
Es la operación referida al cobro de valores tales como cheques, letras de cambio; en forma individual; es decir no acompañadas de documentos de embarque.


COBRANZA DOCUMENTARÍA
Es la operación referida al cobro de documentos de embarque, entre los cuales figuran esencialmente los del transporte de la mercadería (Guía Aérea, Conocimiento terrestre Internacional, Carta de Porte, Conocimiento Marítimo; factura comercial, lista de empaque, otros), acompañados o no, según los casos, por letras de cambio; documentación toda, que debe ser entregada al GIRADO, contra pago o aceptación de pago a plazo.

COBRANZA A LA VISTA
Es aquella que debe ser pagada por el GIRADO-DEUDOR-IMPORTADOR al contado y de inmediato, ni bien le haya sido avisada o notificada por el banco corresponsal.

COBRANZA A PLAZO
Es aquella que debe ser pagada una vez transcurrido un determinado lapso de tiempo o sea recién en una fecha de vencimiento futuro, acordado por las partes.

En este tipo de cobranza se dan dos etapas:

La primera: la de la aceptación del compromiso de pago a fecha futura, por parte del girado (importador), oportunidad en que se le hace la entrega de los documentos para formalizar el despacho a plaza de la mercadería importada; oportunidad también en la que el girado se transforma en aceptante. 
La segunda, cuando dicho aceptante (deudor-girado-importador) formaliza el pago de su obligación al vto. establecido.

COBRANZA A PLAZO SIN AVAL
Es la que como único y exclusivo obligado solo tiene comprometido al propio aceptante.


COBRANZA A PLAZO CON AVAL
Es la que además de tener como primer, directo y principal obligado al aceptante, tiene otros coobligados que garantizan el cumplimiento por parte del obligado principal (aceptante), generalmente el Banco corresponsal o cobrador (el banco de la Plaza del importador).

COBRANZA A PLAZO SIN PRENDA
Es la que prescinde de toda prenda (bienes) como garantía adicional.

COBRANZA A PLAZO CON PRENDA
Es la que aparte de tener como obligado al aceptante, tiene como coobligado o avalista; como garantía adicional, la constitución de una prenda sobre la respectiva mercadería (Bienes de Capital = Maquinarias).

COBRANZA SIN PROTESTO
Es la que no prevé que por falta de pago y/o de aceptación debe efectuarse el protesto legal del caso.

COBRANZA CON PROTESTO
Es la que prevé ante la falta de pago o de aceptación debe ser cumplimentada la formalidad legal del protesto (ante Escribano Público).
Hay países en los que no existe el protesto.


etapas de la cobranza
En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizan generalmente a través de las siguientes etapas:

1.-Recordatorio.

2.-Insistencia o persecución.

3.-Acciones o medidas drásticas.


Antes de que una empresa inicie el procedimiento de cobranzas, debe tener dentro de sus prácticas de control actividades como:

a) Envío de estados de cuentas mensuales a los deudores

b) Un sistema de recordatorio del departamento de cobranzas.



Una vez que se haya cumplido con el envío de los estados de cuenta mensuales, se procede a revisar el registro de recordatorios del departamento de cobranzas.

El primer recordatorio manifiesta al cliente que no ha cumplido con su pago habiendo ya pasado la fecha de vencimiento de su factura.

La primera notificación de cobro, a manera de recordatorio, debe ser moderada e impersonal.

La técnica en esta etapa puede consistir:

En un estado donde figura los conceptos de la deuda
Copia fotostática o duplicado de facturas vencidas
Correspondencias a través de correo electrónico
Llamadas telefónicas
Tarjetas impresas
Estados de cuenta (los cuales se envían a los deudores de acuerdo al tiempo de atraso)


LA ETAPA DE RECORDATORIO
Propósito:

a) El cliente recuerde que tiene pagos vencidos

b) El cliente pague a la brevedad posible

c) Se evite el envío de un segundo o tercer recordatorio y en consecuencia, se minimicen los gastos de cobranza.

Los modelos de recordatorio podrían variar de acuerdo a las condiciones de atraso en que se encuentre el cliente.

Una vez cumplida la etapa de recordatorio, y si las gestiones realizadas fracasan, entonces la etapa siguiente es la de insistencia o persecución

«En esta fase se busca un programa de acciones sucesivas que se apliquen a intervalos regulares, según la compensación de la cuenta con los esfuerzos que se realicen para cobrarla»

Tanto el programa de desarrollo como la técnica a utilizar dependen de :

La naturaleza de la cuenta por cobrar
De cómo este clasificado el deudor
La clase de negocio a que se dedique el acreedor
La política para el tratamiento de las cuentas vencidas


La duración de la etapa de insistencia puede ser corto o largo

Etapa de insistencia
o persecución
La técnica aplicable en esta fase del procedimiento de cobro consistiría

En el uso de medios similares a los utilizados en la fase de recordatorio, pero empleando una forma más enérgica o agresiva de tal manera que las comunicaciones dirigidas al deudor se hacen con frecuencia, a intervalos de tiempo cortos, en términos enérgicos.


La insistencia puede ser mediante :

- Un envío constante de cartas
-Correspondencias vía fax o correo electrónico


Es altamente recomendable la realización de entrevistas personales con los deudores cuando los medios anteriores no han tenido éxito, o utilizando también a los agentes de ventas por el conocimiento que tienen de los clientes.

Una vez agotados los medios posibles en las etapas de recordatorio y persecución, no queda otro camino que emplear medidas drásticas en contra del deudor, a pesar de que esto significa la ruptura de las relaciones con éste.




Las técnicas más utilizables en esta etapa son las siguientes:

a.Mediante letras de cambio

b. Mediante los servicios de una agencia de cobranzas

c. Mediante el uso de abogados.

Etapa de acciones
o medidas drásticas


La letra de cambio constituye uno de los instrumentos de más uso en el ambiente comercial, la cual es una demanda de pago emitida
por una persona o empresa a cargo de otra persona o empresa.

Las disposiciones que rigen las operaciones que se realicen con la letra de cambio se encuentran establecidas en el código de comercio
de cada país.

Sobre su contenido la letra de cambio debe especificar:

1.- La denominación de letra de cambio.
2.- La orden simple y pura de pagar una determinada suma.
3.- El nombre del que debe pagar ( librador).
4.- Fecha en que debe pagarse la letra o de vencimiento.
5.- En que lugar debe efectuarse el pago.
6.- A quien debe efectuarse el pago o beneficiario.
7.- La fecha y el lugar en que la letra fue emitida.
8.- La firma de la persona que emite o gira la letra.

Cuando se está en la etapa drástica y el acreedor gira una letra de cambio contra un cliente, lo hace por el monto de los pagos y puede ser exigido :

Un aval o fianza por documento suscrito
O puede ser descontado ante el banco que esté dispuesto aceptar la operación

El cual recibe la letra del girador o endosante descontando una parte del valor de vencimiento de la letra y entregada entonces al presentante de la letra su valor menos la parte descontada.

Cobro mediante letras de cambio
Las agencias de cobranza son instituciones que se encargan de realizar cobros por cuentas de un acreedor que ha tenido dificultades para recuperar ciertos créditos de plazo vencido.

Cuando se entrega una cuenta por cobrar a una agencia, el acreedor interesado está resignado a perder una parte de la misma por concepto de los honorarios que tendría que pagar por dicho concepto y por supuesto contribuiría al aumento de los gastos de cobranza


Es de suma importancia que el acreedor calcule el beneficio que se pueda obtener de la cuenta a recuperar. En este sentido, debe tomar en cuenta la compensación que debe haber, en términos de beneficio, entre el monto a recuperar y el costo total de la recuperación.

Cobro mediante servicios de una agencia de cobranza.

Cuando una cuenta se le entrega a un abogado, es con las instrucciones de que proceda inmediatamente y en forma enérgica.

Utilizando este medio de cobranza el acreedor está dispuesto a terminar sus relaciones comerciales con el deudor.

Un abogado hábil intentará una demanda al serle entregada la cuenta para el cobro.

Inmediatamente gestionará el cobro total de la deuda y si esto es imposible llegaría a un convenio a favor de su cliente.

Cobro mediante el uso de servicios de abogados.
Como un último recurso se acudiría a un juicio, el cual:

-Es costoso,
-Puede resultar difícil demostrar la deuda y obtener un fallo favorable,
-Y aún obteniendo dicho fallo se puede presentar el caso de que los recursos con que cuente el deudor no son suficientes para cancelar la cuenta
-Podría ser tan difícil cobrar como al principio la deuda.

Operación comercial mediante la cual un REMITENTE, generalmente un Banco, actuando por cuenta,orden,riesgo de un cliente(el GIRADOR);por regla general; por intermedio de otro banco COBRADOR tramita el cobro de valores ante un deudor (el GIRADO)

Partes intervinientes
en la cobranza
Es el vendedor de los bienes y/o servicios. Es el emisor tenedor o remitente del "efecto objeto" de la cobranza que se realiza por su cuenta y riesgo.

Exportador, Girador,
Librador o Cedente
Es el Banco del exportador, mandatario encargado por el exportador de efectuar, por su cuenta y riesgo, las gestiones y tramitaciones de la cobranza.

Banco Remitente:
Es el comisionado por el Banco remitente de efectuar, por su cuenta y orden, las gestiones y tramitaciones de la cobranza ante el girado. Es el Banco del importador.

Banco Corresponsal o Cobrador:
Es el comprador. Es a quien debe presentarse el efecto a cobrar y hacer frente al pago - aceptación de la misma.

Importador, Girado, Librado o Destinatario:
Aquellos que dicen que algo no puede hacerse, suelen ser interrumpidos por otros que lo están haciendo

-Joel A. Barker

El acreedor puede usualmente determinar porqué un cliente falla en sus pagos, consultando:

1) el registro de compras y pagos;
2) el archivo de crédito del cliente;
3) la información proporcionada por los agentes de ventas.
4) intercambio de informes con grupos de comerciantes.

Una vez que la razón es conocida, el cliente puede generalmente ser clasificado .

Clasificación de clientes por tipo de falla en el pago
Este grupo no ofrece ningún problema real de cobro. Una explicación de las condiciones de venta usualmente trae una remesa de fondos puntual.

Clientes que honestamente malinterpretan las condiciones de venta:
Un recordatorio de que la cuenta se ha vencido es todo lo que se necesita para los clientes de este grupo.

Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia o métodos de trabajo deficientes:
Los minoristas, particularmente, pertenecen a este grupo. Obtienen una cuenta por unos pocos pesos y la retienen esperando acumular más facturas por compras posteriores.

Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la cuenta:
Estos clientes pagan a tiempo cuando las fechas vencidas de las cuentas del acreedor coincide con el auge de la temporada de su propio negocio, y hacen esperar al acreedor cuando estos periodos no coinciden.

Clientes que temporalmente se atrasan, pero que generalmente pagan a tiempo:
Las condiciones locales (huelgas o desastres naturales) frecuentemente disminuyen la cobranza del comerciante impidiéndole cubrir sus propias obligaciones.

Clientes que temporalmente se atrasan por las condiciones locales del negocio:
Estos son los que fuerzan demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales, o compradores o cobradores deficientes, reduciendo así su capital operativo disponible.
Clientes que siempre se atrasan:
Este grupo representa uno de los problemas mas desagradables en la cobranza. El acreedor debe emplear medidas firmes contra estos deudores, incluso con el riesgo de contrariarlos.


Clientes que podrían pagar puntualmente pero descuidan las fechas de vencimiento porque piensan que es mas provechoso para ellos utilizar el dinero del acreedor que su propio dinero:
Estos clientes son honestos, pero optimistas, y hacen compras excesivas.
Clientes que se han sobreextendido a si mismos:
Cada caso en este grupo es un problema de cobranza por separado. Las tácticas de cobranza dependen de las circunstancias que intervengan en cada caso.
Clientes que tienen descuentos no ganados:
Se tiene que utilizar métodos drásticos de cobranza para la mayoría de los clientes en este grupo.
Clientes que estan al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes:
Un juicio contra los deudores de este grupo es difícil para cobrar, pero un abogado o agencia de cobranza puede algunas veces hacerlo a través de métodos enérgicos.
Clientes que deliberadamente cometen fraude:
Problemas
EL DEUDOR DEBE DE PAGARLE A PLAZOS PERO HA DEJADO DE PAGAR (O NUNCA PAGÓ) LOS PLAZOS

Si la corte le dio al deudor permiso para pagarle a plazos (con un plan de pagos) y el deudor dejó de pagarle, le paga con retraso, o nunca hizo ninguno de los pagos, puede pedirle a la corte que cancele el plan de pagos y que ordene que el monto restante se pague de inmediato.

Básicamente, usted le puede explicar a la corte que el deudor ha faltado en sus pagos y que el plan de pago se ha de cancelar para que pueda usted cobrar el monto de una vez.

Para esto se debe llenar una declaración

La corte mandará por correo a todas las otras partes del caso una copia de su Declaración más una Respuesta a Declaración sobre falta en el pago del fallo en blanco por si el deudor quiere responder a su Declaración.

El deudor tiene 10 días para presentar la Respuesta a Declaración sobre falta en el pago del fallo .

La corte entonces enviará a todas las partes del caso (incluyéndolo a usted) una Orden sobre Declaración sobre falta en el pago del fallo que incluirá lo siguiente:
Una decisión sobre si cancelar o no el plan de pagos y hacer que se pueda cobrar el monto restante inmediatamente, o un aviso sobre una audiencia en la corte para que el juez pueda escuchar a ambos lados en persona y así tomar una decisión.
Si la corte decide que el monto completo se ha de pagar de inmediato, puede usted empezar a cobrar la cantidad completa. Haga clic para ver qué opciones tiene para cobrar el fallo.

Si la corte le manda un aviso para ir a una audiencia, asegúrese de presentarse a esa audiencia. Si tiene pruebas de que los pagos han llegado tarde o no se han hecho, tráigaselas a la audiencia.
HAY OTRA PERSONA QUE LE DEBE DINERO AL DEUDOR O TIENE EN SU PODER BIENES DEL DEUDOR
Si sabe que hay otra persona que le debe dinero al deudor o tiene en su poder bienes del deudor, puede llegar a cobrar.

Se puede cobrar la deuda de:
Fallos a favor del deudor dictados contra otra persona
Préstamos hechos por el deudor a otra persona
Cuentas a cobrar a favor del deudor
Alquiler a cobrar por el deudor
Pagos de regalías al deudor.

Es posible que pueda cobrar su deuda del dinero o bienes del deudor en poder de otra persona si:

Quiere obtener una cobranza inmediata y única (llamada “embargo”) de esta persona y no imponer un embargo que se extienda por mucho tiempo.

Los bienes que quiere usar para su cobranza son accesibles al público (como una galería de arte o un negocio de consignación).
Para cobrar su fallo usando estos activos, siga estos pasos:

Pídale a la corte que emita un Mandamiento de cumplimiento, en nombre del alguacil de policía/alguacil de paz del condado donde están ubicados los bienes o donde vive la otra persona.
Consulte con el oficial de embargo para ver si existe un formulario local para estas instrucciones, o si tiene que preparar su propio escrito.
Se preparará entonces un Aviso de embargo (cumplimiento de fallo) (formulario EJ-150) ), que se entregará a la persona que tiene el bien en su poder, instruyéndolo a que entregue el dinero o el bien al oficial de embargo.
Si la otra persona se niega a entregar el bien al alguacil de policía/alguacil de paz, es posible que pueda demandarla.

No puede encontrar al deudor, sus activos o su empleador

Si no sabe dónde vive o trabaja el deudor, puede:

Usar la Internet y sus herramientas de búsqueda: páginas blancas, búsqueda invertida, etc.

Consultar con el tasador del condado para ver si el deudor, el cónyuge o la pareja de hecho del deudor son dueños de bienes inmuebles.

Algunos tasadores del condado confirmarán por teléfono si el deudor es dueño de bienes inmuebles.

Consultar los registros del secretario del condado para ver si la persona ha registrado una empresa con nombre ficticio y ha puesto una dirección.

Averiguar en la corte si hay otros juicios pendientes contra este deudor o contra su cónyuge o pareja de hecho, y fíjese si esos expedientes incluyen una dirección.



Y tenga en cuenta que si sabe cuál es la sucursal del banco donde tiene su dinero el deudor, quizás no sea importante saber dónde está.

Si no sabe donde trabaja el deudor o donde se encuentran sus propiedades:

Puede ponerse en contacto con una agencia de crédito y pagar una cuota para obtener una copia del informe de crédito del deudor.

Algunas agencias de crédito le pedirán el número del Seguro Social del deudor y una copia certificada del fallo a su favor; otras pueden darle el informe sin pedirle nada.

No podrá recuperar esta cuota más tarde del deudor.

Recuerde, siempre puede solicitar un examen del deudor para obtener información sobre él y sobre sus bienes.

políticas
¿Qué Son?
Son las normas que ésta sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas.
Objetivos:
Es el pago rápido, oportuno con menos problemas de demora y bajos costos de operación.
Aspectos:
Debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente.
Se debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros.
La regulación esta dada por la rigidez o la flexibilidad de la situación económica que se viva en el país.
Debe estar en constante revisión, conforme aumente "la cartera".
Siempre deberá tener un respaldo.
Existe 3 tipos de Políticas de Cobranza:
Políticas Restrictivas o Conservadoras:
Se caracterizan por la concesión de créditos en períodos cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva.
Ventajas:
Contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar.
DEsventajas:
La reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
Políticas Liberales:
Tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas.
Desventajas
Aumento de las cuentas por cobrar y efectos por cobrar, así como también en las pérdidas en cuentas incobrables.
No estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades
Políticas Racionales:
Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.
VENTAJAS:
Se logra un flujo normal de crédito y cobranza.
Se cumple el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general.
Maximiza el rendimiento sobre la inversión de la empresa
Pautas para Fijar Políticas de Cobranza:
Factores de Orden Externo
Incremento del costo de las operaciones de cobranza por clientes que cambian de domicilio o que viven en lugares alejados.
Incidencia del clima político, lo que hace que los clientes paguen sus deudas mas por especulaciones políticas que por responsabilidad a cumplir con la deuda.
Implicancia de orden legal y tributario sobre las posibilidades de extender o restringir el crédito por el exceso de tiempo y gastos que origina la cobranza judicial.
El cambio en las actividades en los negocios que varían constantemente la modalidad de comercialización, cambio de productos, requerimiento de personal, etc., lo que provoca que la cobranza varíe y pierda efectividad.
Excesiva complejidad tributaria y poca capacidad profesional para hacer frente a una actividad importante e indispensable.
Factores de Orden Interno
Los créditos mal concedidos, son los que originan una cobranza forzada y negligente por cuentas no cobradas a tiempo.
La insuficiencia del capital de trabajo, lo que obliga a que en épocas inflacionarias este se vea reducido, eliminando el crédito por las dificultades de la cobranza.
Poca efectividad en la cobranza, lo que imposibilita que la empresa no tenga liquidez y repercuten en la obtención del efectivo y del aspecto financiero de la empresa.
El origen de las políticas pueden ser:

EXTERNAS: Cuando se originan por factores externos a la empresa (competencia, proveedores, sindicatos, clientes, etc.)
CONSULTADAS: Normalmente dentro de una empresa existen actos esporadicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe de inmediato para poder solucionar un problema.
FORMULADAS: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el proposito de guiar la correcta accion y desicion, del personal en sus actividades.
IMPLICITAS: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de desiciones en donde no existe una politica previamente establecida, lo que origina ciertos liniamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organizacion.
Lineamientos para la formulación de las políticas
Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:
Establecerse por escrito dársele validez.
Redactarse claramente y con presición.
Darse a conocerse a todos lo niveles en donde se va a interpretar y aplicar.
Coordinarse con las demás políticas.
Revisarse periódicamente.
Ser razonable y aplicable a la practica.
Estar acorde con los objetivos de la empresa.
Debe ser estable en su formulación.
Ser flexible.
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