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PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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on 26 September 2013

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PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
DISTRIBUCION
ACTIVIDAD QUE GARANTIZA QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO.
PRODUCCION
COMPRENDE LOS ASPECTOS:
ORIGEN
CREACION:
DISEÑO
MEDIOS Y TECNICAS DE IMPRESION: Maquinas de escribir y procesadores de texto.
SELECCCION DE SOPORTES DOCUMENTALES: Cintas magneticas, CD - ROM, discos duros, microfilme, video.
RECEPCION
ES LA VERIFICACION Y CONTROL DE UNA INSTITUCION DEBE REALIZAR PARA LA ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS.
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Identificacion de medios de recepcion: mensajeria, fax, correo tradicional, @, pagina web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificacion de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo: sello, reloj radicador.
RADICACION DE DOCUMENTOS
ASIGNAR UN NUMERO CONSECUTIVO A LOS DOCUMENTOS, DEJANDO CONSTANCIA DE LA FECHA Y HORA DE RECIBO O DE ENVIO.
IMPRESION DEL ROTULO DE LA RADICACION.
REGISTRO DE PLANILLAS DE RADICACION Y CONTROL.
EXTERNOS
IDENTIFICACION DE DEPENDENCIAS DESTINATARIAS.
CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES.
ORGANIZACION DE DOC. EN BUZONES O CASILLEROS.
REGISTRO DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
INTERNOS
IDENTIFICACION DE DEPENDENCIAS.
ENRUTAMIENTO DE DOC. A DEPENDENCIA COMPETENTE.
REGISTRO DE CONTROL DE ENTREGA DE DOC. INTERNOS.
ENVIADOS
MEDIOS DE DISTRIBUCION:@
METODOS DE EMPAQUE Y EMBALAJE.
PESO Y PORTEO DE DOCUMENTOS.
CONTROL Y FIRMA DE GUIAS Y PLANILLAS DE ENTREGA.
CONTROL DE DEVOLUCIONES
ORG. MENSAJERIA EXTERNA.
REGISTRO DE CONTROL DE ENVIO DE DOCUMENTOS.
TRAMITE
CURSO DEL DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCION O RECEPCION HASTA EL CUMPLIMIENTO DE SU FUNCION ADMINISTRATIVA.
RECEPCION DE SOLICITUD O TRAMITE
DILIGENCIAMIENTO DE PLANILLA DE CONTROL Y RUTA DEL TRAMITE.
IDENTIFICACION DEL TRAMITE.
DEFINICIONDE LOS PERIODOS DE VIGENCIA Y TIEMPOS DE RESPUESTA.
RESPUESTA
ANALISIS DE ANTECEDENTES Y COMPILACION DE INFORMACION.
PROYECCION Y PREPARACION DE RESPUESTA.
TRAMITES CON LA PRODUCCION HASTA LA CULMINACION DEL ASUNTO.
ORGANIZACION
ACCIONES ORIENTADAS A LA CLASIFICACION, ORDENACION Y DESCRIPCION DE DOC. EN UNA INSTITUCION COM PARTE INTEGRAL DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS.
CLASIFICACION
IDENTIFICACION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONALES.
APLICACION DE LA TABLA DE RETENCION O VALORACION DE LA DEPENDENCIA.
CONFORMACION DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES.
CONTROL EN EL TRATAMIENTO Y ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS
ORDENACION
CONFORMACION Y APERTURA DE EXPEDIENTES.
DETERMINACION DE LOS SISTEMAS DE ORDENACION.
FOLIACION.
DESCRIPCION
ANALISIS DE INFORMACION Y EXTRACCION DE CONTENIDOS.
DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERACION COMO GUIAS, INVENTARIOS, CATALOGOS E INDICES.
ACTUALIZACION PERMANENTE DE INSTRUMENTOS.
CONSULTA
ACCESO A UN DOC. O GRUPO DE DOCUMENTOS CON EL FIN DE CONOCER LA INFORMACION QUE CONTIENE.
FORMULACION DE LA CONSULTA
DETERMINACION DE LA NECESIDAD Y PRECISION DE LA CONSULTA.
CONDICIONES DE ACCESO
DISPONIBILIDAD DE INFORMACION EN TERMINOS DE RESTRICCIONES POR RESERVA O POR CONSERVACION.
REGLAMENTO DE CONSULTA.
ESTRATEGIA DE BUSQUEDA
DISPONIBILIDAD DE EXPEDIENTES.
FUENTES DE INFORMACION.
ESTABLECIMIENTOS DE HERRAMIENTAS DE CONSULTA.
UBICACION DE LOS DOCUMENTOS.
RESPUESTA A CONSULTA
ATENCION Y SERVICIO AL USUARIO.
INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS DE ARCHIVO.
SISTEMAS DE REGISTRO Y CONTROL DE PRESTAMO .
USO DE TESTIGOS Y FORMATOS PARA EL CONTROL DE DEVOLUCION.
IMPLANTACION DE MEDIOS MANUALES O AUTOMATICOS PARA LOCALIZACION DE INFORMACION.
CONSERVACION
CONJUNTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS O CORRECTIVAS PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD FISICA Y FUNCIONAL DE LOS DOC. DE ARCHIVO SIN ALTERAR SU CONTENIDO.
EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION.
DIAGNOSTICO INTEGRAL
SENSIBILIZACION Y TOMA DE CONCIENCIA.
PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES.
INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES.
MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES.
LIMPIEZA DE AREA Y DOCUMENTOS.
CONTROL DE PLAGAS.
ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACION EN DIFERENTES MEDIOS Y SOPORTES.
DISPOSICION FINAL
SELECCION DE LOS DOCUMENTOS EN CUALQUIER ETAPA DEL CICLO VITAL CON MIRAS A SU CONSERVACION TEMPORAL, PERMANENTE, O A SU ELIMINACION CONFORMA A LO DISPUESTO EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL O DE VALORACION DOCUMENTAL.
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