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Introducción a los Proyectos de Consultoría

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Macarena Pozo Núñez

on 4 March 2016

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Transcript of Introducción a los Proyectos de Consultoría

Proyectos de Consultoría
Temario
Proyectos y su ciclo de vida
Rol del Consultor
¿Qué significa preparar un proyecto?
Entregables
Levantamiento de información y entrevistas
Análisis y herramientas útiles
Emprendimiento temporal con un Inicio y un Fin. Crea un único Producto, Servicio o Resultado
Ciclo General de Proyectos en Vantaz

Seguimiento de hitos, entregables y economics
OK Comercial

Pago del Bono, si correspondiere

Presentación del proyecto a Vantázticos
(Inmersión)

No



FIN

Completar KM con información relevante del proyecto

Evaluaciones a equipo de trabajo
Revisión de expectativas con el cliente (QA) promediando el proyecto
Identificación de una oportunidad
Seteo de expectativas con el equipo de proyecto
OT y PROYECTO

Reunión con cliente para entendimiento de necesidades (problema-solución)

Presentación de propuesta y del equipo de trabajo
Elaboración de propuesta y planilla de economics

Revisión de propuesta y economics por QA

Entregables listos / Fin proyecto

Antes de comenzar, seteo de expectativas con el cliente.
Participa QA
Revisión QA Final

La preparación es una responsabilidad personal. La organización debe apoyar, guiar y proveer (en la medida de los posible) lo que el consultor necesita para llevarla a cabo

Cómo Prepararse para un Proyecto
Entender el proyecto
Quién es el Cliente
Información básica del Negocio (tamaño, tipo de operación, dueños, locación, etc)
Leer la Propuesta:
Objetivo del Proyecto
Alcance
Estructura del proyecto
Plan alto nivel (plazos, hitos y entregables)
Riesgos del proyecto
Rol Asignado
Entender el rol asignado
Expectativas del gerente
Alcance del trabajo en el plan de proyecto
Hitos y entregables en los que participa
Entender el propósito de su rol más allá de las actividades a desarrollar
Aterrizar a acciones concretas lo que le han asignado
Definir cómo desempeñará su rol de la mejor manera posible
Identificar cualquier brecha de conocimiento, información, experiencia, etc., para cumplir con su rol

Identificar Necesidades y Cubrir brechas para ejecutar el rol
Transparentar con el Gerente dudas o brechas para desempeñar el rol
Identificar roles en Vantaz con los cuales apalancarse
Investigar contenidos complementarios al trabajo a realizar
Investigar proyectos relacionados en Vantaz que permitan optimizar tiempo de ejecución o clarificar dudas
Planificar trabajo y Gestionar Mejoras
Guiarse por el plan
Priorizar actividades (evitar pérdidas de efectividad)
Ser protagonista de que las cosas sucedan
No esperar que lo llamen
Insistir por información y reuniones
Moverse hacia el cliente
Ser creativo para buscar espacios de reuniones con cliente
Frenar, Mirar, Evaluar y Mostrar sus avances y conclusiones tempranas
Monitorear e Identificar issues y elementos que puedan afectar su objetivo
Levantar la mano
Prepara tu proyecto
Objetivo
Entregables como hitos dentro de un proyecto
Sirve para plasmar el trabajo realizado
La cantidad, tipo y tiempos asociados responden al proyecto, que a su vez responde a la necesidad del cliente

Diseño / Implementación
Análisis / Documentación / Producto

Forma
Ortografía y redacción impecable
Diagramación
Distinción entre presentación y entregable
Entregable tiene mayor cantidad de láminas o páginas (entre 30 a 50 se podría considerar un entregable mayor) y puede ser en word, powerpoint u otro
Presentación es un powerpoint resumido y con objetivo de ser presentado
Gráficos, fotografías o tablas que puedan ser legibles al imprimir o presentar en notebook (tamaño)
Consistencia en el uso de colores, estilos de letras, títulos, templates de fondo (acordar al inicio del proyecto uso de template Vantaz o del cliente)
Dependiendo del cliente
Entrega digital (correo electrónico)
Entrega física / impresión empastada
Pendrive / CD / DVD
Repositorio de la compañía
Tipos de entregables:
Estructura
1. Resumen Ejecutivo (si corresponde por tamaño)
2. Índice (guía de lectura del documento)
3. Contexto
4. Objetivo
5. Criterios o Supuestos (Enfoque)
6. Análisis (Diseño) / Descripción (Implementación)
7. Conclusiones (Diseño) / Resultados (Implementación)
8. Pasos a seguir (si corresponde)
9. Anexos (para la información demasiado detallada, muy técnica o poco legible)

ENTREGABLES
¿Qué hago?
¿Cómo lo hago?
Competencias
¿Qué pautas sigo?
Responsabilidades
¿Qué sello dejo?
Actitudes
Funciones
Funciones del Consultor
Funciones del Consultor Sr.
Entregables:
desarrollar entregables de mediana dificultad, bajo la orientación de quién esté a cargo, y ajustándose exitosamente a los tiempos definidos.
Reuniones:
levantar información relevante mediante entrevistas o reuniones con niveles operativos y tácticos, logrando guiar las preguntas y cuestionar las respuestas.
Presentaciones:
crear y exponer presentaciones dentro de su equipo.
Análisis:
analizar y caracterizar una situación o problemática, apoyándose en los dato obtenidos y en la información buscada.
Reuniones
: levantar información relevante mediante entrevistas o reuniones efectivas con niveles tácticos y estratégicos, dándole continuidad y calidad al proceso.
Presentaciones
: liderar presentaciones y/o reuniones de avance frente al cliente o contraparte de nivel mando medio.
Análisis
: analizar y caracterizar una situación o problemática, establecer hipótesis apoyándose en los datos obt
enidos, la información buscada y el conocimiento adquirido en proyectos anteriores.
Gestión de personas
: en el caso de estar a cargo de uno o más consultores, planificar y hacer seguimiento del trabajo de éste/éstos, basado en las actividades establecidas en el plan de trabajo definido con su Líder/Gerente.
Participar activamente en algunos aspectos de gestión de proyecto (carta gantt, gestión de issues).
Gestión de problemas
: proponer acciones concretas a posibles escenarios a los cuales el proyecto se podría ver enfrentado.
Responsabilidades de RRHH
Actuar en todo momento y situación conforme a los valores, estilo y ética Vantáztica.
Responsabilidades de Gestión
Responsabilidades de Administración
Estar al tanto de las políticas y procedimientos Vantaz.
Respetar los plazos definidos por los procedimientos.
Conocer y hacer buen uso de los beneficios Vantaz.
Leer las comunicaciones Vantaz.
Participar e involucrarse en las actividades Vantázticas.
Estar informados de los comités existentes en Vantaz y sus objetivos.
Conocer las funciones, competencias y responsabilidades del cargo.
Informarse y preguntar a RRHH si hay algo que desconoce.
Capacitación
Evaluación
Desarrollo de personas
Reclutamiento
Términos de Contrato y Acuerdo
Mantención de Personas
Proyectos
Correcta utilización de
espacios comunes: oficinas, estacionamientos, locaciones,
peceras y
citas a eventos, etc.
Control de Tiempo
KM
Desarrollo y gestión de proyecto
Análisis
Trabajo en equipo y manejo de equipos
Relación con clientes
Comunicación
Desarrollo comercial
Business maturity
Compromiso y energía
Nuestro Sello:
Actitudes
Actitud en Vantaz
Actitud en el Trabajo
Ganas de aprender y trabajar
Actitud con el Cliente
Rol de asesor
Entregables:
desarrollar entregables de alta dificultad, siendo supervisado sólo a través de hitos específicos: informes de avance y/o reuniones periódicas.
Confianza
Respeto
Parada
Escucha activa
Asertivo
Investiguen
Hiperactivos
Curiosos
Siempre preparados
Preguntar
Propositivos
Vivir en una cultura de puertas abiertas
Participativos
Positivos
Buena onda!
Flexibles!
Enérgicos, aperrados, con ganas!
Qué esperan de mí?
Responsabilidades
Transversales
Competencias
Buenos compañeros
Apoyo
Éticos!
Entrevistas
Prepara tu entrevista!
¿Para qué?
Si no tienes claro el objetivo, no pierdas tu tiempo, ni el del Cliente…
Nunca están demás algunos tips
No improvises!
La clave está en el uso de Instrumentos -> Template

Qué es entrevistar?
Es un poco más que sólo sentarse con alguien y preguntar cosas

En cada proyecto, las entrevistas juegan un rol … y cada entrevista individualmente también …

Moment of truth – es un punto de Contacto

Obtención de Información

Validación

Contextualización / Sociabilización
¿Cuál es la problemática a resolver?
¿Cuál es el contexto del cliente?
¿Cuáles son los desafíos del cliente?
¿Por qué a partir de un levantamiento resolveré…?
¿Qué iniciativas existen en torno a la problemática…?
Etc.

El levantamiento en sí, no es un objetivo
Productividad

6 Sigma
Eficiciencia
Efectividad

Brechas
Capacitación

¿Para qué?
El objetivo te entregará la pauta de cómo enfrentar la entrevista -> y la información que necesitas
Prepara tu entrevista
Dónde focalizar los levantamientos
Información (atributos que requiero)
Nivel de detalle
Personas claves
Etc.
Evita distracciones, puede que no tengas otra oportunidad
Levantamiento de información y entrevistas
¿Y en la práctica?
Los fenicios...
¿Y para qué analizar información?
Sin datos y análisis “volamos a ciegas” y con riesgo de “caída”
Cada una de las variables medidas aportan información al “piloto”. Nada sobra ni falta
Una “lectura” a tiempo permite aplicar medidas correctivas para “enmendar el rumbo”
En los casos de emergencias existen planes de contingencias
Pasos para obtener soluciones...
Herramientas básicas
El Diagrama de Pareto permite distinguir las fallas “vitales” de los muchos “triviales”.

Este diagrama permite enfocar y direccionar el mejoramiento, pues indica por dónde comenzar, qué falla o fallas deben ser superadas prioritariamente.
El Histograma permite entender la variabilidad de una Variable. Sirven para obtener una "primera vista" general, o panorama, de la distribución de la población, o la muestra, respecto a una característica, cuantitativa y continua, de la misma y que es de interés para el observador
Análisis y herramientas útiles
Los gráficos de línea, permiten estudiar el comportamiento de una variable en el tiempo. Los gráficos de líneas se usan para representar grandes cantidades de datos que tienen lugar durante un período continuado de tiempo.
Información:
Datos que poseen significado
Resultado del procesamiento de datos
Datos procesados
Análisis:
Método para determinar componentes, cantidades, cualidades, proyecciones, tendencias que entrega un conjunto de datos e información.
Alta confianza en la percepción y la intuición (“tincómetro”)
Visión peyorativa de la función estadística
Gran recopilación de datos y generación de informes por cumplir procedimientos
Elección deficiente de variables a medir, por lo tanto los análisis no aportan valor en la toma de decisiones.
La importancia...
Para comprender qué está ocurriendo
Para evaluar la necesidad de un cambio
Para evaluar el impacto del cambio
Para corregir las condiciones fuera de control
Para establecer prioridades
Para asegurar que lo obtenido no se pierda
Para determinar falta de capacitación
Para conocer nuevas expectativas de los clientes
Para diseñar programas realistas
Para conocer los estados de ánimo del personal
Para satisfacer a los grupos de interés
Medir y analizar
Pero para eso, debemos centrarnos en:
¿Cómo obtenemos datos útiles?
Entonces...
La sentencia :

”Creo que el problema es...”

Se transforma en :

“La información que entregan los datos indican que el problema es...”

La clave está en establecer una base objetiva de información para la toma de decisiones
Sin Hipótesis, pérdida de tiempo!, sin información (datos), no beneficios! Sin validación, pérdida de esfuerzo!

La utilización de Diagramas de Flujo:

A. Facilita la comprensión de las etapas y/o actividades participantes de un proceso.
B. Permite visualizar los límites de comienzo y de final de un proceso.
C. Permite entender las relaciones de proveedor y cliente
D. Permite que todos los integrantes del equipo entiendan el proceso y lo entiendan de la misma manera.
Una “Planilla de Registro” es simplemente, un formulario para recopilar datos. Contrariamente a lo que puede sugerir su simplicidad, es una herramienta fundamental en el Mejoramiento de Procesos.
Herramientas básicas
Herramientas básicas
Herramientas básicas
El “Diagrama de Causa y Efecto” tiene por finalidad determinar en forma sistemática, y mediante trabajo en equipo, las causas primarias, secundarias, terciarias, etc. de un efecto
Diagrama de Dispersión, permite visualizar asociación entre las variables XeY. Estos gráficos proporcionan una distribución visual de los puntos de datos, cada uno de ellos representado por una marca o punto. Sirven para mostrar la tendencia general representada por los datos.
Los Gráficos de Control, son utilizados para estudiar si un indicador de calidad está “Bajo Control” (tiene sólo variación común; es decir, no presenta variación especial de importancia).
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