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AUDITORIA EXTERNA

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INFORME Y SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA
Es necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados de la auditoria, identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc.
Los resultados deben de reunir atributos como:
- Objetividad; visión imparcial de los hechos.
- Oportunidad; disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
- Claridad; fácil comprensión del contenido.
- Utilidad; provecho que puede obtenerse de la información.
- Calidad; apego a las normas de calidad y elementos de sistema de calidad en materia de servicios.
- Lógica; secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

Los resultados deben de reunir atributos como:
- Objetividad; visión imparcial de los hechos.
- Oportunidad; disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
- Claridad; fácil comprensión del contenido.
- Utilidad; provecho que puede obtenerse de la información.
- Calidad; apego a las normas de calidad y elementos de sistema de calidad en materia de servicios.
- Lógica; secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

ASPECTOS OPERATIVOS
Para abordar este aspecto es aconsejable ajustarse el siguiente orden:
1. Introducción; criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoría.
2. Antecedentes; información que enmarca la génesis y situación actual de la organización.
3. Justificación; elementos que hicieron necesaria su aplicación.
4. Objetivos de las auditorias; razones por la que se efectuó la auditoria y fines que persiguen con el informe.
5. Estrategia; cursos de acción seguida y recursos ejercidos en cada uno de ellos.
6. Recursos; medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.
7. Resultados; hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta.
8. Conclusiones; inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
9. Recomendaciones; señalamientos para mejorar la operación y el desempeño.
10. Asuntos especiales; toda clase de aspectos que requieren de un estudio más profundo.


AUDITORIA
Tipos de informe


La forma de presentar los informes depende del destino y el propósito que se quiera dar. Los informes más representativos son:
Informe general

Responsable: área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
Introducción: breve descripción de que surgió la necesidad de aplicar la auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, y duración de la revisión

Informe ejecutivo
Responsable: área o unidad administrativa encargadas de preparar el informe.
Periodo de remisión: tiempo que comprendió el examen.
Objetivos: propósitos que se pretende lograr con la auditoria.
Alcance: profundidad con lo que se examinó la organización.

Informes de aspectos relevantes
Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones, captadas durante el examen la organización. Mediante este informe analizamos y evaluamos:
- Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizó.
- Si se presentaron observaciones relevantes.
- La fundamentación de cada observación.
- Falta de concordancia entre misión, objetivos, metas, estrategias políticas y programas en relación con las condiciones establecidas


Presentación del informe
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado el responsable de la auditoría convocará al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido, en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer, o clarificar, realizará los ajustes necesarios para depurarlo.
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en operación.



Propuesta de implantación.
Es el paso clave para impactar en forma efectiva de la organización, ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones específicas.
Para cumplir con el propósito de se efectúa en tres fases:
1. Preparación del programa
2. Integración de recursos
3. Ejecución del programa

Es necesario que le personal que participa en la implantación, reciba la información y orientación oportuna para interactuar en condiciones óptimas.
En forma simultánea, se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se vayan obteniendo.



Lineamientos generales
- Definir las áreas en que se comprobará la implantación.
- Considerar la participación de especialistas.
- Evaluar los resultados y logros alcanzados.
- Replantear las recomendaciones que se considere indispensables.
- Reprogramar, las fechas compromiso para implantar las recomendaciones.
- Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deberá adjuntarse al informe.

Acciones específicas
Se requiere que el auditor verifique como se efectúan lo cual visualiza desde dos perspectivas:
1. Recomendaciones programadas.
2. Recomendaciones fuera de programa

TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
ENTREVISTA

La entrevista es una conversación dirigida, con un propósito especifico y que usa un formato de preguntas y respuestas. Se establece así un diálogo, pero un diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra se nos presenta como fuente de estas informaciones.
OBSERVACIÒN
La observación es otra técnica útil para el analista en su proceso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. La observación es una técnica de observación de hechos durante la cual el analista participa activamente actúa como espectador de las actividades llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su sistema.
Tipos de observación:

El analista puede observar de tres maneras básicas:

• Puede observar a una persona o actividad sin que el observado se de cuenta y sin interactuar por parte del propio analista.
• El analista puede observar una operación sin intervenir para nada pero estando la persona observada enteramente consiente de la observación.
• Se puede observar y estar en contacto con las personas observadas. La interrogación puede consistir simplemente en preguntar respecto a una actividad específica, pedir una explicación, etc.

LA ENCUESTA.
Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.
CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. ¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo? Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

PERFIL DEL AUDITOR

Las características de un auditor constituyen uno de los temas de importancia en el proceso de realizar una auditoria administrativa dentro de una empresa, ya que en el recae la responsabilidad de practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas necesarias para elevar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso.

 Formación académica: Estudios a nivel técnico, licenciatura o posgrado en administración, informática, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales, etc...

 Formación complementaria: Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos.

 Formación empírica: Conocimiento resultante de la implementación de auditorias en diferentes instituciones, con o sin contar con un grado académico. Entre los conocimientos idóneos del auditor para ayudar a la preparación y realización de la auditoría destacan: Finanzas, Liderazgo, Costos, Sistemas y Procedimientos, Comercio Internacional, entre otras

En fin, el auditor debe saber transar con sus pros y contras para realizar su trabajo, ya que de el depende saber si la administración de los recursos fue fidedigna o razonable.
CODIGO DE ETICA DEL AUDITOR
¿CUAL ES LA MISION DE IFAC?
La misión de la Federación Internacional de Contadores , tal como se estableció en el momento de su constitución, es servir al interés público, seguir fortaleciendo la profesión contable en el mundo, contribuir al desarrollo de economías internacionales sólidas mediante el establecimiento de normas profesionales de alta calidad y la promoción de la adherencia a las mismas, fomentar la convergencia internacional de dichas normas y pronunciarse sobre cuestiones de interés público allí donde la especialización de la profesión es más relevante.
Integridad
El principio de integridad obliga a todos los profesionales de la contabilidad a ser francos y honestos en todas sus relaciones profesionales y empresariales. La integridad implica también justicia en el trato y sinceridad.
Objetividad
El principio de objetividad obliga a todos los profesionales de la contabilidad a no comprometer su juicio profesional o empresarial a causa de prejuicios, conflicto de intereses o influencia indebida de terceros. El profesional de la contabilidad puede estar expuesto a situaciones que pudieran afectar a la objetividad. No resulta factible definir y proponer una solución para todas esas situaciones.

Competencia y diligencia profesionales
El principio de competencia y diligencia profesionales impone las siguientes obligaciones a todos los profesionales de la contabilidad:
(A) Mantener el conocimiento y la aptitud profesionales al nivel necesario para permitir que los clientes, o la entidad para la que trabaja, reciban un servicio profesional competente.
(b) Actuar con diligencia, de conformidad con las normas técnicas y profesionales aplicables, cuando se prestan servicios profesionales.
Un servicio profesional competente requiere que se haga uso de un juicio sólido al aplicar el conocimiento y la aptitud profesionales en la prestación de dicho servicio.

Confidencialidad

El profesional de la contabilidad mantendrá la confidencialidad, incluso en el entorno no laboral, estando atento a la posibilidad de una divulgación inadvertida, en especial a un socio cercano, a un familiar próximo o a un miembro de su familia inmediata
Comportamiento profesional
El principio de comportamiento profesional impone la obligación a todos los profesionales de la contabilidad de cumplir las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y de evitar cualquier actuación que el profesional de la contabilidad sabe, o debería saber, que puede desacreditar a la profesión.
Los profesionales de la contabilidad serán honestos y sinceros y evitarán:
(a) Efectuar afirmaciones exageradas sobre los servicios que ofrecen, sobre su capacitación, o sobre la experiencia que poseen.
(b) (b) Realizar menciones despreciativas o comparaciones sin fundamento en relación con el trabajo de otros.

AUDITORIA EXTERNA Y SUS BENEFICIOS
Un auditor externo es la persona o despacho contratados por una empresa para que revisen en forma independiente el desempeño de los registros. Tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Ventajas de la auditoria externa:
– El auditor tiene independencia profesional
– Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la aplicación de los procedimientos generales.
– Pueden ser contratados para un trabajo específico.
– Sus resultados son relevantes en el medio económico
– Sus sugerencias tienden a una estandarización preestablecida.

Desventajas de la auditoria externa:
– Son contratados por un precio y tiempo determinado.
– La calidad profesional a intervenir depende del punto anterior
– No toda la información está a su alcance.
– Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante.
– El tiempo es una presión para su revisión.
– En su afán de justificarse, suelen perderse en trivialidades
– Sus sugerencias pocas veces son atendidas y más cuando la empresa cuenta con un departamento de auditoría interna.
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