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POLÍTICA FINANCIERA DE INVENTARIOS

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MARLENE HERNANDEZ CARVAJAL

on 30 November 2013

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TIPOS DE INVENTARIO
PROGRAMACIÓN DE INVENTARIOS
El factor fundamental para el éxito de un inventario físico está sujeto a la planeación y asignación de recursos con suficiente anterioridad a la realización del mismo, se deben tener los siguientes aspectos en cuenta:
DOCUMENTACIÓN PERTINENTE (planillas, formatos, entre otros.
DISPOSICIÓN FISICA DE LOS PRODUCTOS EN BODEGA
TALENTO HUMANO
EQUIPOS
ORGANIZACIÓN ORDEN Y LIMPIEZA
CONTEOS Y ANÁLISIS DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO
COSTOS DE MANTENIMIENTO DE LOS INVENTARIOS
PICKING
(Preparación de los pedidos
COSTOS DE CONSERVACIÓN
(MANTENIMIENTO)
COSTO DE AGOTAMIENTO
(FALTA DE EXISTENCIAS)
ADQUISICIÓN (PRODUCCIÓN)
INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS
"LAS ORGANIZACIONES DEFINEN SUS METAS Y OBJETIVOS POR MEDIO DE INDICADORES"
ESQUEMA DE IMPLEMENTACIÓN
1.Identificar el proceso logístico a medir
2.Conceptualizar cada lapso del proceso
3.Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir
4.Recolectar información inherente al proceso
5.Cuantificar y medir las variables
6.Establecer el indicador a controlar
7.Comparar con el indicador global y el de la competencia interna
8.Seguir y retroalimentar las ediciones periódicamente.
9.Mejorar continuamente el indicador
INDICADOR DE RENDIMIENTO
INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD
UTILIZACIÓN=________________________
CAPACIDAD UTILIZADA
CAPACIDAD DISPONIBLE
RENDIMIENTO=___________________*100
NIVEL DE PRODUCCIÓN REAL
NIVEL DE PRODUCCIÓN ESPERADO
PRODUCTIVIDAD=______________________ * 100
VALOR REAL DE PRODUCCIÓN
VALOR ESPERADO DE LA PRODUCCIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
1.INDICE DE ROTACIÓN DE MERCANCÍAS:
VENTAS ACUMULADAS*100
________________________
INVENTARIO PROMEDIO
2.INDICE DE DURACIÓN DE MERCANCÍAS
INVENTARIO FINAL * 30 DÍAS
______________________ ___________
VENTAS PROMEDIO
3.EXACTITUD DEL INVENTARIO
VALOR DIFERENCIA ($)
__________________
VALOR TOTAL DE INVENTARIOS
ZONAS DE DISTRIBUCIÓN
MUELLES DE DESCARGA
ZONA DE RECEPCIÓN
ZONA DE OFICINAS
ZONA DE PARQUEADERO DE EQUIPOS
OBJETIVOS:

1.Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos.

2.Medir el grado de la competitividad .

3.Satisfacer las expectativas del cliente .

4.Mejorar el uso de los recursos y activos asignados.

5.Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.

6.Benchmarking.
(Es el proceso por el cual se recopila información y se obtienen nuevas ideas, mediante la comparación de aspectos de la organización con los líderes o los competidores más fuertes del mercado).
" Se entiende por inventario la relación que se hace como resultado de
contar,

pesar
o
medir
las existencias de cualquier activo o bien tangible, o también de las existencias de los bienes destinados a la venta o la producción."
Martes 26 de noviembre de 2013
Definición:
Algo para tener en cuenta...
Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante o Activos Corrientes.

Por qué?
Porque se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año.

Ejemplo de estos activos:
además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y por supuesto

LOS INVENTARIOS.



POLÍTICA FINANCIERA

DE INVENTARIOS
Entre las respuestas más comunes dentro de una organización están:
“Es lo que está en la bodega”,

”es lo que no se ha vendido”,

“es el problema más grande que tengo, pues no rota”
,
“es un activo liquido”
,
“Es lo que la gerencia quisiera disminuir”,
NO son respuestas correctas, dentro de una organización, veamos qué es...
Son el motor de la ventas, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación.

Esta utilidad permitirá a la empresa maximizar la productividad, reinvertir sus utilidades y mantenerse en el mercado.

INVENTARIO DE MERCANCÍAS
Lo constituye todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa, los cuales compran para luego venderlos sin ser transformados o modifiicados.

En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.


Aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes.
Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como:
Las Mercancías en Camino
(las que han sido compradas y no recibidas aún),
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en
proceso de manufactura.

Su cuantificación se hace por
la cantidad de materiales
,
mano de obra
y g
astos de fabricación
, aplicables a la fecha de cierre.

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no han sufrido algún procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, entre otros).

Productos
en proceso

Gastos
indirectos

Mano de
obra

Empresas
Industriales o
manufacturaras

Materia
Prima

Empresas
Comerciales
COMPRAS
Costo de
ventas

Productos
terminados

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA

1) Por el monto de la inversión que se requiere.

2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administración efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa.

3) Son necesarios para la operación, sin ellos no hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y esto llevara al cierre del negocio.

CLASES DE INVENTARIOS
Estas son las dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios, la determinación del costo de ventas y la medición del resultado.
La idea es garantizar una correcta utilización en la aplicación tanto de uno de estos dos sistemas como de sus métodos de valuación.
Y QUÉ ES MÉTODO DE VALUACIÓN?


FINALIDAD U OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS
SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE
• Su nombre proviene del hecho de permitir mantener
“permanentemente”
actualizado el saldo de inventario en existencia.
• Utilizado en compañías que distribuyen mercancías de alto valor unitario
• No requiere de inventarios físicos para su registro contable.

Registro Contable
• El sistema suministra todas las cifras acerca de resultados sobre valor ventas, costo de las ventas y valor del inventario final.
• Cuando se adquieren mercancías se debita la cuentaInventario-Mercancias
• Cuando se venden mercancías se acredita la cuenta Inventario-Mercancías
Usado en empresas con "alto" volumen de ventas de productos de "bajo" valor unitario: tiendas de abarrotes, ferreterías, farmacias, supermercados.
• Al final del periodo y mediante la toma física de los inventarios, se determina el valor de las existencias.
Registro Contable
• Cuando se venden mercancías se acredita la cuenta. Ingresos Operacionales-Ventas.
• Ambas son cuentas temporales y se cierran contra Ganancias y pérdidas(590505).
Sistema de Inventario PERIÓDICO o ANALÍTICO
Implica el uso de libros, tarjetas de existencia o KARDEX donde se puede conocer el costo de cada artículo en existencia (valoración de mercancías) o conocer el costo de cada artículo que se vende.
• Para determinar el Costo de Ventas se requiere conocer:

Valor Inventario Inicial
( existencias de mercancías al inicio del periodo).

Valor compras netas
( mercancías adquiridas durante el periodo).

Valor Inventario Final
(existencias de mercancías no vendidas y mercancías aun en existencia al final del periodo).
"juego de inventarios"

Los principales objetivos de los inventarios fisicos son:

Prevenir fraudes de inventarios.

Descubrir robos y sustracciones.


PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS
Antes de realizar el inventario se debe tener definido con la dirección de la
compañia la metodología de análisis

7.Con la autorización de la dirección de la compañia se realizan los ajustes necesarios.
CONTROL DE PÉRDIDAS Y MERMAS
Las pérdidas constituyen uno de los principales problemas en el control de manejo de inventarios.
6.se realiza un análisis de las diferencias revisando los movimientos de los productos (compras, ventas y saldos.
1. Se realiza un primer conteo.

2. Se realiza un segundo conteo.

3. Se comparan los dos conteos, los codigos o referencias que presenten diferentes cantidades, se llevaran a un tercer conteo.
4. Cuando se haya comparado las cantidades fisicamente , se procede ingresandolas al sistema, comparando con la base de datos contablemente inventariada.
Promover la eficiencia del personal de la bodega ó el almacén.
Detectar desperdicios y Reparaciones locativas. (humedad,Filtraciones)
Obtener información administrativa,confiable de inventarios.
Valuar los inventarios con criterio razonable y consistentemente.
Faltar a la verdad.
COMO DEBEN SER LOS REGISTROS
CADA CUANTO SE DEBE REALIZAR
IMPORTANCIA DEL CONTROL EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
COMO SE DEBE RALIZAR EL CONTEO
MANEJO DE ORDENES
COMO ASEGURAR EL ADECUADO ALMACENAMIENTO, (bodegas, estantería, luz, entre otros).
QUÉ ES LA VALUACIÓN DE INVENTARIOS?

El valor que se les da a los inventarios es uno de los problemas con que tiene que enfrentarse el administrador financiero de la empresa, tanto durante el transcurso de un período de operaciones como al final del mismo.

La valuación sirve para establecer
el costo de ventas
,
el costo de producción
y
la utilidad de un ejercicio operativo
, así como también, para determinar la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Productos iguales pueden comprarse o producirse a diferentes costos.

SI SE PRESENTA ESTE PROBLEMA, ESTA ES LA METODOLOGÍA A SEGUIR...
5.Se genera el listado de diferencia
Costos de mantenimiento de inventarios
Los costos de mantenimiento de la inversión en inventarios se clasifican en tres grandes grupos:

Costo de Adquisición o Compra.

Este costo está dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de unidades compradas por su precio unitario.

Cuando un artículo es fabricado total o parcialmente por la propia empresa, la determinación de su costo ya no resulta tan simple, es preciso entonces hacer uso de métodos o criterios contables para la determinación del costo.

Costo de Renovación o de Pedido.
Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos, ya sean de
tramitación
,
preparación de la orden

de compra
,
transporte
,
recepción descarga
, entre otros. Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual
al aumentar el volumen del pedido se reduce el costo unitario
por este concepto.

Costo de Posesión del Inventario.
La posesión del inventario origina una serie de gastos, algunos de ellos aparentemente poco significativos, quizá debido a ello, el costo de posesión del inventario haya sido siempre desconocido y a veces hasta olvidado por los analistas. Entre los conceptos de costo que son motivados por la posesión del inventario se citan los siguientes:


• Control de Bodegas:

Debido al movimiento de entradas y salidas constantes se hace necesario disponer da un buen sistema de control contable con el propósito de mantener los registros actualizados.

Alquiler de las bodegas:

Todo inventario necesita un lugar adecuado para protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada, el costo por este concepto debe aplicársele al inventario correspondiente

Costo de Almacenamiento:
Cuando se reciben los artículos en las bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas veces hasta se hace necesario utilizar equipo especial como montacargas o grúas para movilizarlos y colocarlos en un lugar apropiado.

Costo de Conservación del Inventario:
Existen productos que necesitan cuidados especiales para que no se deterioren mientras se en¬cuentren en las bodegas, como por ejemplo: refrigeración, calor, engra¬sado, lubricación, etc.

Obsolescencia:
Este costo es difícil de estimar con precisión, reviste gran importancia cuando se trata de artículos que pasan de moda con mucha facilidad.
La competencia y el desarrollo tecnológico hacen que frecuentemente aparezcan en el mercado productos nuevos con ventajas adicionales en relación a los existentes en el mercado. Esto origina una
devaluación por obsolescencia
en cierto tipo de inventario.

Seguros:

Es necesario proteger los inventarios por daños que puedan sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente, debido a lo cual, hay que pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado de las existencias.

Inmovilización financiera:
Los fondos que se usan para financiar la inversión en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso, si se trata de fondos propios a la inmovilización financiera por este concepto hay que asignarle un costo -
costo de oportunidad
- ya que esos recursos se podrían haber desplazado en otras inversiones que produzcan cierta rentabilidad con un menor riesgo, tales como - bonos, acciones u otros valores.
Costo de Posesión del Inventario.
INDICADORES DE INVENTARIOS
INDICADOR DE UTILIZACIÓN
CLASES DE INVENTARIOS
IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS DENTRO DEL CAPITAL DE TRABAJO
Junto con las cuentas por cobrar, constituye la principal inversión dentro de los conceptos que dan origen al capital de trabajo.
MÉTODO "A B C"
Nivel A
Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo - midiéndose su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilización monetaria.

Este método ABC: (o regla 80/20), (o Regla de Pareto)
es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes.
Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanent
e.
A
rtículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control).

Nivel B
Artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario.

Nivel C
Artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control).

Marlene Hernández Carvajal
Autora:
Admón Financiera
Profesor
Sergio A. Gómez Ossa.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas

Política financiera de Inventarios
Inventario de Materias Primas:
OTROS MÉTODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:
En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se
distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia
y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos,
se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo
entre otros.

1. Valoración por identificación específica

Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías "Kárdex" por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas.
2. Valoración a costo estándar
Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.
3. Valoración a precio de costo
MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL COSTO
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado,
UEPS
o
FIFO
y
PEPS o LIFO
, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
1. Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.
Valor total = $550.000 = $13.750
El valor promedio del costo por artículo es de $13.750
El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750
El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia.

Ejemplo: Promedio ponderado
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que
primero entran al inventario son las primeras en salir
del mismo, esto quiere decir que
las primeras que se compran, son las primeras que se venden.
2. Método PEPS o FIFO
Ejemplo: PEPS o FIFO
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000
El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.

Ejemplo: UEPS o LIFO
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000
El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia.

3. Método UEPS o LIFO
Este método tiene como base que la
última existencia en entrar es la primera en salir
. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.
CONCLUSIÓNES

Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión:
que la valoración más baja es la obtenida con el UEPS
,
la más alta con el PEPS

y una valoración intermedia con el promedio.
El inventario incluye:
Materias primas;
Las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en bodega
;
Mercancías en tránsito
;
mercancía en consignación.
QUÉ SE INCLUYE EN EL INVENTARIO
Qué es un inventario?
"Son los métodos para valorar los inventarios"
Objetivo:
La valuación sirve para establecer
el costo de ventas
,
el costo de producción
y
la utilidad de un ejercicio operativo
, así como también,
para determinar la situación financiera de la empresa en un momento de­terminado
.
Zona de descargue
ZONAS DE DISTRIBUCIÓN
CONCLUSIONES
La BUENA implementación, administración, organización de un inventario, ayuda a:

Minimizar costos.
Maximizar ingresos.
A ser eficientes en cuato a entregas a tiempo.
Eficacia y líderes en ventas.
Con base en el trabajo investigativo y acogiendo las recomendaciones de algunos autores, se recomienda a las empresas comerciales el empleo del
Método Promedio ponderado
en la valuación de sus inventarios debido a:•
Su facilidad de empleo.
Facilidad en el registro.
Permite que los estados financieros reflejen una información razonable acorde con la realidad de la empresa.•
Se adapta a sistemas computarizados de contabilidad.•
Permite la comparación de los Estados Financieros de un periodo a otro.

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Representa el promedio de días que un artículo permanece en el inventario de la empresa.
PLAZO PROMEDIO DE INVENTARIO (PPI):
Este mide la liquidéz del inventario por medio de su movimiento durante el periódo.
ROTACION DE INVENTARIO (RI):
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse.

Entre más alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.
Importancia del nivel de rotación
Recordemos.... que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Capacidad ociosa).

Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en bodega durante un mes o más.
El decreto reglamentario 2649 de 1993 ordena lo siguiente:
Art. 63: Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor re expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización.
Una provisión de inventarios corresponde a un debito en los gastos del periodo, por lo cual se ve afectada la utilidad, además hay que tener en cuenta que la provisión debe ser verificable, cuantificable y justificable.
Desde el punto de vista contable, aquí en Colombia hay libre albedrio para establecer el método que cada empresa quiera o necesite implementar para proteger el valor de sus inventarios.
NORMATIVIDAD Y REGLAMENTACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Algunos de los métodos que se pueden utilizar son:
Por tipo de mercancía que se maneja en la empresa
Con base en el sector empresarial
Con base en la experiencia propia tanto de la persona que implementa el sistema como de la expresa en particular.
Por la zona geográfica en que este ubicada la empresa
Cualquier otra causal que sea aplicable a cada ente económico

Para efectos tributarios tenemos el artículo 64 del E.T.
Artículo 64. Disminución del inventario final por faltantes de mercancías. Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.
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