VIDEO - GPE - OE - AGENDA 4

by Nádia Melli·0 views·Updated Jun 17, 2022

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bem vindo, aluno bem vindo a aluna,
estamos novamente aqui
bem, dispostos
a aprender juntos.
Ou você não está disposto a aprender e tenho certeza que sim.
Então vamos que vamos para a nossa aula
e hoje falaremos sobre planejando a estrutura
da organização. Então tem a ver com o planejamento,
estrutura,
deu uma empresa, vamos lá
preparados
qual a estrutura
ideal de uma empresa?
Você já pensou que toda empresa precisa ter uma estrutura?
Pois é,
Será que eu preciso pensar em estrutura
de uma empresa?
É importante isso,
pois eu já te digo é muito importante.
Mas tem aquela grande pergunta
como planejar esta estrutura
para uma pequena empresa não é
se é importante pensar na estrutura,
como
estruturar uma empresa,
todas elas. Ou seja, toda empresa
tem muitas coisas a serem feitas, não é?
Já pensou que toda empresa tem pessoas trabalhando
e é necessário também
dividir
responsabilidades?
Este
é o primeiro grande passo
para iniciarmos uma estruturação
de uma empresa, principalmente
das
pequenas empresas.
Então, vamos falar sobre essa divisão de responsabilidades.
Não importa o número de pessoas viu pessoal,
é importantíssimo
que as responsabilidades e tarefas estejam claramente distribuídas
para que nada seja negligenciado na empresa.
Isso é muito importante. Preste atenção aí.
O trabalho pode ser dividida em diferentes departamentos dentro de uma empresa.
Chamamos de
departamentales ação que não me grande não é
mais o que é isso
é a subdivisão do trabalho em unidades menores. Ou seja,
é como se transformássemos
em
departamentos.
Detalhe
é comum
empresas menores.
Até mesmo uma única pessoa representar executar
as tarefas de um único departamento está,
Mas preste atenção no que está
embaixo nessa última frase
e essa pessoa
é quem se relaciona com os outros
demais departamentos.
Então,
se um departamento tem muitas pessoas, apenas um só
uma, só na melhor dizendo
não importa.
O que é mais interessante é que este ou está pessoas só
vai conseguir fazer o que
se relacionar com os outros departamentos.
E vamos falar então dessas divisões
de departamentos como representar
ou até mesmo organizar essas funções
e os departamentos dentro de uma empresa,
Talvez não seja tão fácil. Talvez não seja tão simples,
mas o que é importante é que
tem que ser feito,
se não
já imaginaram uma bagunça que virá cada um fazendo algo
que poderia ter sido feito, deveria ter sido feito por outra pessoa.
não pode ser assim não. Então vamos a ele
o organograma.
O que é o organograma?
Gente, um diagrama, o que é diagrama
é uma representação visual
que
apresenta as relações de funções,
departamentos
e
dos indivíduos das pessoas dentro de uma empresa. Então, o organograma gente,
uma representação visual
que vai apresentar, como é que vai funcionar essas relações,
quais departamentos fazem, o que
as pessoas desses departamentos que representam
essas funções,
etc?
Por meio do organograma
que ficam claras as relações de hierarquia
e subordinação
na empresa e também a divisão de trabalho, ou seja, quem obedece a qual chefe,
a qual diretor,
a qual gerente,
etc,
qual departamento responde
ou corresponde
a um outro departamento.
Estes itens também são
importantíssimos
e vamos começar por baixo
como seria um organograma Essa organização em si?
Como seria essa organização dessas funções desses departamentos?
É uma empresa com poucas pessoas.
Será que dá para fazer um organograma com empresas com um
pouquinho as pessoas
trabalhando nelas?
Esta senhora
vamos a um exemplo
uma agência de turismo com apenas três pessoas
e professores. Será que dá?
Dá assim pessoal?
Neste exemplo está teve regime para vocês
estes
esses três retângulos? Vamos chamar assim.
Eles representam um setor, uma área departamento
da empresa
e aí estão representados pela
área técnica.
Primeiro retângulo segundo retângulo do meio
da área comercial e o terceiro retângulo
área administrativa deixa voltar para mim
lembra quando a gente falou que também tem a questão das funções
os indivíduos que ficam nas funções
nesses departamentos.
Agora você vai ver que na área técnica, na área comercial e na área administrativa
dessa agência de turismo
que é representado
a área técnica representado por um retângulo comercial por outro
e a área administrativa, por outro
tem pessoas trabalhando. Ele
olha só
no primeiro quadrante.
No primeiro retângulo tem uma área técnica quem é o responsável a o
Ivan
e na área comercial?
Antônio
na administrativa
a Maria.
Então nós temos aí
organograma de uma empresa com três pessoas, apenas
três departamentos diferentes.
Reparou que não precisa ser uma empresa grande para ter o organograma.
É importante cada um saber o que outro
faz.
Neste exemplo, a não há
uma hierarquia rígida com tantas subordinações,
este departamento responde por aquele departamento, etc.
E tal,
nem mesmo escalas hierárquicas. Quem manda em quem vamos falar assim,
de forma popular,
como se fosse uma grande empresa. Agora preste atenção no que está
escrito em preto bem forte e negrito
nas pequenas empresas.
Os funcionários têm uma visão global do negócio, conseguem chegar muito
com proximidade com sócios
e uma maior participação nas decisões.
Reparem que o Ivan
está muito próximo
da área comercial com Antônio. Também está muito próximo da área comercial
da
administrativa. Perdão
da Maria
da Marina na área administrativa,
o Antônio na comercial Ivan na área técnica e são muito próximos,
é uma estrutura de uma empresa pequena,
legal. É
pois é pois é mais
cada empresa
monta sua própria estrutura de acordo com
as suas características
da empresa que tem poucos funcionários.
Tem empresas que tem muitos funcionários,
jamais nossas empresas multinacionais.
Tem bastante gente trabalhando em vários setores, então
pode ter muitos
retângulos por aí,
criando e organizando este
organograma não é verdade
e também é muito importante
ter todo tipo de empresa tamanho
Pode haver também diferentes estruturas para diferentes realidades. Empresa
lembra que eu disse para vocês
ali é uma empresa pequena com três funcionários.
Pode ser que uma empresa grande tenha
também
diferentes relações entre os apartamentos entre os setores,
e cada uma
faz do jeito que for mais necessário
para atender
à sua
necessidade.
E tem uma outra questão também, conforme a empresa vai crescendo
também. Se for necessário,
pode mexer nessa estrutura,
criar mais departamentos. Às vezes, a empresa cresceu,
precisa criar um novo departamento. E aí, como fica
quando pensar uma empresa maior a uma empresa de design gráfico
com duas sócias?
Agora não tem um só só não. Com duas sócias,
preste atenção,
eu tenho a sócia diretora da Jurema
e também do outro lado nós temos a sócia diretora, Ana Carolina
pessoal Essa empresa é uma empresa só, porém com duas sócias
abaixo da sócia Jurema.
Eu tenho três
quadrantes ali e abaixo da sócia diretora
Ana Carolina.
Eu tenho mais três quadrantes,
então essas duas representações
de monção para nós
este o organograma completa que
tanto da Jurema ali junto com Ana Carolina, ele
todo o organograma
representa o que
há subordinação,
Então eu tenho
abaixo da Jurema, nós temos um webdesigner.
Um
é para que não tem nome, mas tem
a posição na função
de janeiro dois
e um assistente de vendas.
Todos eles estão na mesma linhagem, mas respondem
ou então
são subordinados a
Jurema.
Agora reparem que o desenho um
dois assistente de vendas
não estão subordinados A outra sócia, Ana Carolina,
Quem está abaixo A gente fala baixo no organograma,
a quem está subordinada. Ana Carolina,
o designer gráfico um
a posição de designer gráfico dois
e um assistente administrativo financeiro
perceberam
então cada linhagem ao e
U dois assistente de vendas
respondem para Jurema,
mas também fazem parte dessa empresa.
Dezanove gráfico um ou dois assistente administrativo financeiro,
Porém, estes respondem a
Ana Carolina.
Perceberam. Aqui já não é mais uma empresa de pouquinho funcionários. Essa daqui
já tem mais funcionários
porque essa realidade nessa necessidade dessa empresa em si,
de design gráfico, tanto da Jurema
e também
de Ana Carolina,
precisou se organizar de uma forma com que alguns funcionários,
alguns setores,
respondessem para
Jurema
e outros, por exemplo, assistente administrativo financeiro. Ele
respondesse para a
Ana Carolina,
perceberam.
Cada empresa tem a sua realidade, tamanho,
vamos para um outro exemplo.
Aquilo que não vai faltar
são exemplos.
Otávio e Miriam são sócios de uma empresa de mini salgados por encomendas,
com entregas em domicílio.
Tudo bem,
então, Otávia Mira são sócios, está.
Eles faziam de tudo um pouco mais. O negócio cresceu
e tiveram que se reorganizar e eles tiveram que se reorganizar
e o que aconteceu
fizeram um organograma novo e reorganizado,
Então ficou a senhora
o diretor da cozinha ficou Otávio lembra que é uma empresa de
salgadinhos? Lá
e abaixo de Otávio tem um cozinheiro chefe,
o cozinheiro chefe. Ele comanda
a equipe de cozinheiros e assistentes de cozinha e também o assistente de
compras,
Tudo bem.
Então primeiro Otávio vai conversar sempre com o cozinheiro chefe
a professor, Mas ele pode lá conversar,
trocar umas ideias, organizar algumas questões lá consistente de compras
com a equipe da cozinha
pode
mais. Para uma questão de organização, É ideal que ele passe
para o cozinheiro, chefe, Cozinheiro chefe
faça suas atribuições,
que é coordenar aquela equipe de cozinheiros e assistentes
e também assistência de compras.
Está bom,
vamos para o lado
da mira. Mira não é diretor de cozinha,
diretor de cozinha ou Otávio. Ela é o que é diretora de operações.
Ela comanda o gerente administrativo financeiro
e o gerente da loja.
Repare que voltava está mais na parte da cozinha?
Já mirem, Está na parte administrativa e na gestão da loja deles.
Tudo bem,
quem? O gerente administrativo toma, conta.
Ele toma conta da equipe da loja de auxiliar administrativo,
assistente de Vendas e Marketing da equipe de telemarketing Entregadores
e o gerente de loja também toma conta e gerencia tudo isso. Vai
perceber o caminho que compartilhado,
compartilhadas,
essas soluções ali embaixo,
sempre lembrando
Miriam
a principal e como diretora de operações.
Depois os cargos de gerente administrativo, financeiro e gerente de loja,
Depois os quatro de baixo
pessoal, só voltando aqui para mim.
É importante vocês entenderem que essa estruturação,
esta organização aqui
de retângulos, cada um no seu momento, na sua linhagem,
é importante para que cada um saiba a quem
responder, ou seja,
a quem seguir as ordens
a quem também falar, quando houver algum problema,
essa estruturação toda,
tanto de três pessoas
mais pessoas como a gente viu, da Jurema, da Ana Carolina, também
e aqui
desses dois não admira. E Otávio,
todas essas estruturas são organogramas
e eles nos ajudam a organizar
toda essa parte em uma empresa.
Mas em algo importante aqui também, que eu quero que você saiba, viu
o organograma. Gente era uma estrutura básica
para cada processo de trabalho funcionar certinho,
é necessário também um fluxo de trabalho bem elaborado um roteiro como se fosse
um fluxo mesmo,
uma sequência bem organizado
e também com as funções bem definidas.
Então,
o organograma ele foi feito para organizar de forma geral e básica.
Mas
há uma ferramenta um tanto quanto mais específica
que ela demonstra. Qual é o fluxo? Trabalho de trabalho?
Como é que deve ser percorrido o serviço,
a produção
ou o serviço no dia a dia?
Nós falamos, por exemplo, da cozinha qualquer o fluxo de trabalho da cozinha,
o que deve se fazer primeiro? Quando é feito
a feita a limpeza da cozinha? Perceberam?
E como vamos utilizar aquilo?
O que nós vamos agregar
ao organograma? Nós vamos ver
agregar o
fluxograma
lembra de fluxo? Esta
é uma espécie de desenho de como os processos devem acontecer
dentro de uma empresa.
Processos devem acontecer. De que jeito cada estrutura, cada departamento faz.
De que forma
qual a sequência
certo? Quais pessoas estão envolvidas
e buscam que o fluxograma
qualidade, economia em tempo,
evitando também
perdas,
detalhes. Cada processo
pode ter ainda subprocessos
dentro de si.
Então eu posso ter
dentro daquele organograma lado Otávio
com
ele é o diretor da cozinha.
Ele tem um outro lá, outra
aquilo ali, apenas uma representação básica, organograma,
mas dentro
de cada processo, por exemplo, na cozinha, eu tenho que ter um fluxo de trabalho.
Qual é o tipo de produto que nós vamos fazer? A primeira comida vai fazer. Primeiro
exemplo
vai fazer o arroz. Primeiro vão ser feitas as guarnições
ou nós vamos trabalhar com a parte de carnes.
Primeiro quem que vai picar a salada com o momento,
quando vão ser lavadas as louças,
quando é que vai ser higienizado? Chão quantas vezes por dia,
tudo isso tem que ser
muito bem delimitado traçado para isso, que se chama
fluxograma o fluxo
dessas operações.
Então vamos ver um exemplo desse fluxograma de uma agência
de viagens
tem na sua tela vamos enxergar de forma horizontal, ou seja, por linhas,
então na primeira linha ali nós temos o departamento de
vendas.
Na segunda linha
nós temos o departamento administrativo financeiro
e na terceira linha nós temos o departamento
técnico
na primeira linha departamento de vendas nós temos três
retângulos Departamento administrativo financeiro segundo
dois retângulos
e o final o técnico no final, três retângulos
repare vamos ao departamento de vendas
vender
olho que
cada retângulo pessoa bastante atenção
vender pacotes para a agência de turismo que vai enviar um grupo de turistas.
Este um fluxo de trabalho não vem, disse o pacote. Depois do que aconteceu,
vendido pacote Olha, cê tinha ao lado
qual o próximo fluxo? Qual qual a próxima função? Trabalho em si? A execução,
a ação,
notificar o departamento administrativo para a emissão da nota fiscal de venda
é para que a setinha avança para a segunda linha
para baixo que entra, em qual departamento?
Departamento administrativo financeiro,
porque vendeu o pacote. Agora tem que falar administrativo financeiro,
emita Nota fiscal
depois que emitiu nota fiscal.
Repare que Alina, departamento administrativo nascer bem.
Realmente, no meio da sua tela
ele não vai reto.
Ele sobe e volta para o departamento de vendas
para que
depois de emitida Nota fiscal
vai ser o que é notificado Departamento técnico sobre a data do passeio do grupo
Vende o pacote vem de emitir nota fiscal Vai para administrativo
administrativo, volta para vendas e vendas Vai mandar para onde?
Repara que a seta lá do último retângulo da primeira liga
vai desse? Vai voltar e vai lá, no primeiro quadrante
do departamento
técnico? Olha só que eles vão fazer
notificar o departamento administrativo financeiro
para departamento.
Outra desculpa para o pagamento dos fornecedores
utilizados no processo
e o que vai acontecer.
Sai dali sobre um pouquinho vai reto, volta no último quadrante? De onde?
Do departamento administrativo financeiro? O que está pedindo lá
efetuar pagamento de fornecedores
utilizados no passeio
perceber depois volta para onde?
Se você acompanha a setinha e na sua tela você vai voltar para
contratar uma van
e também montar uma estrutura do passeio.
Depois
receber o grupo de turistas
de parceiros?
Gente doce!
Eu vou voltar aqui para a tela
para vocês me verem
Preste atenção
Reparte
o tanto de fluxo que tem. Nós temos então
o departamento
inicial aqui, o de vendas,
depois o administrativo financeiro é que o departamento técnico
gente é muita coisa.
Cada retângulo desse amarelinho laranjinha que a gente está bem
representa uma ação
e essa sequência correta
e vem para casa. Para a CAE dessa sobre volta e vem volta para casa.
É o fluxo
de como deve acontecer,
por exemplo,
a venda de um pacote turístico dessa agência de viagens.
Perceber
então, alguém rendeu, vendeu e agora que nós vamos fazer?
Emite uma nota fiscal, vai pôr o departamento.
Depois volta para poder informar que têm que ser pagos. Fornecedores
vai lá para departamento técnico falou esta paga.
Perceberam que é um fluxo, um roteiro,
tem um sentido,
uma orientação de como deve ser feito isso.
Isso é um fluxo
grama,
fluxo, grande
fluxo, lema de fluxo,
fluxograma
do trabalho de cada departamento.
Vamos agora
dentro do departamento financeiro,
agora só dentro departamento financeiro está bom.
Eu tenho algumas ações também. Olha só o fluxo e
refluxo
grama
legal.
Vamos lá, primeiro quadrante ali ao primeiro retângulo,
emitir nota fiscal de venda e enviar ao cliente depois de emitido isso,
a pessoa que emitiu vai fazer o que
vai ser feito. Receber o pagamento do cliente depois que recebeu pagamento
recolhe os tributos referentes àquela nota fiscal.
Depois disso,
sete. Para baixo
e efetuar o pagamento dos fornecedores contratados para passeio e depois
vai para onde
registros passeios
nos controles contábeis
perceberam que há um fluxo
de
ações.
Um fluxograma
este dentro do departamento financeiro.
Como é bom ter um fluxograma para organizar tudo, não é verdade
ter um organograma também bem definido.
E tudo isso gente, organograma bem definido.
Os departamentos bem definidos e um fluxo de trabalho no fluxograma
bem definido,
Tudo isso é importantíssimo para a empresa. Está mais sem tomar cuidado.
Você não pode centralizar as coisas,
Preste atenção e outra tem vermelho e
cuidado com a centralização pessoal.
Porque a centralização é um erro grande.
Qual era o
excesso de centralização, Ou seja,
concentrar todas as decisões ou muitas decisões
de uma empresa
em uma pessoa só? Por exemplo, para o empreendedor?
Às vezes concentra tudo para só uma pessoa. Toma uma decisão
ruim para a empresa
porque
acaba tendo estresse e acaba
esta fando
uma pessoa na pessoa. Fica nossa
esgotada de tanto trabalho sobrecarregada,
fica com excesso de trabalho. Acabei dizendo,
acaba também desmotivando
e desanimando os funcionários. Vem dizendo uma desmotivação, alívio
e outra coisa diminuir. As oportunidades
têm uma diminuição das oportunidades, para que
pode ser que outras pessoas podem também
agregar
a esse fluxo de trabalho, assumir outras responsabilidades e ficar tudo
muito melhor.
Preste atenção agora
para fazer a empresa crescer e ter sucesso.
É fundamental aprender a delegar,
compartilhar responsabilidades
com outras pessoas
da sua própria equipe.
Perceberam como é importante
planejar a estrutura correta da organização,
fazer um organograma. O fluxograma da fluxo de trabalho. Sete
De todos os departamentos?
Pois é a departamentales zação, veio para ficar
e é importante em toda empresa, de qualquer tamanho. Viu?
Pois é,
gente, aprendemos bastante agora, horas, praticar.
Se houver atividades, esses cursos,
faça as atividades. Não deixe para depois
eu vou me despedindo por aqui.
A gente se viu depois tá bom.