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Análisis Organizacional DPAE

Para el Diplomado "Gerencia Pública" - CGR Centro de Sistema Públicos de la Universidad de Chile
by

Gustavo Rivera

on 5 December 2012

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Transcript of Análisis Organizacional DPAE

UNIVERSIDAD DE CHILE
CENTRO DE SISTEMAS PÚBLICOS
DIPLOMADO EN GERENCIA PÚBLICA Análisis Organizacional de la División de Personal de la Administración del Estado Integrantes:
Daniela Andreu Campos
Evelyn Espejo Muñoz
Gustavo Rivera Pizarro
Valeria San Martín Candia CONTEXTO Contraloría General de la República está conformada por 9 Divisiones a nivel central, más 14 Contralorías Regionales.

Ley 10.336, de 1952, Orgánica de la Contraloría General de la República, en su artículo 13, establece función de Toma de Razón y Registro, la que en materias de personal es asumida por la División de Personal de la Administración del Estado (DPAE).

Es labor de la División efectuar el control de legalidad de los actos administrativos relacionados, principalmente, con los derechos y obligaciones de los funcionarios; manteniendo un registro del personal de la Administración.

DPAE está conformada por 3 Áreas: Jurídica, de Beneficios Previsionales y Remuneratorios y de Personal de la Administración del Estado. Cuenta con un total de 178 funcionarios.
- Unidad de Desarrollo y Actualización SIAPER: 12 funcionarios
- Unidad de Estudios Remuneratorios: 4 funcionarios
- Unidad de Gestión de Procesos: 2 funcionarios
- Área Jurídica: 42 funcionarios (39 abogados y 3 secretarias)
- Área de Beneficios Previsionales y Remuneratorios: 53 funcionarios
- Área de Personal de la Administración del Estado: 57 funcionarios. CONTEXTO El Área de Personal de la Administración concentra la mayor cantidad de actos administrativos afectos al trámite de toma de razón que se analizan en la DPAE, los que pasarán, en su mayoría, a SIAPER-TRA.

El Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado -SIAPER- nace el año 2001, bajo un proyecto de mejoramiento de la gestión financiado por el Banco Mundial.

SIAPER-CGR comienza a implementarse internamente en diciembre de 2009.

SIAPER-RE se inicia el 16 de agosto de 2011, para el registro electrónico de materias exentas del trámite de toma de razón.

SIAPER-TRA se implementará a contar del año 2013 (fecha aún por definir) para la Toma de Razón Automática de los actos administrativos en materia de personal. Modelo de Negocios Mapa de Stakeholders Hallazgos Ahora veamos el... Resultados del análisis Identificación de los principales problemas: Limitada por la rigidez legal Inserta en un contexto de liderazgo inadecuado Alto nivel de resistencia al cambio Bajo nivel de oportunidad en los productos entregados Diagrama Sistémico Conclusiones La División no avanza en el proceso de modernización junto con la Institución.

El principal producto de la DPAE, si bien cumple con el imperativo legal, tiene costos superiores a los beneficios que entrega. Además es inoportuno en términos temporales y no está estandarizado. Por lo anterior, no maximiza el potencial de agregación de valor público.

La resistencia a la implementación del proyecto SIAPER-TRA provoca retraso en la consecución del objetivo principal de este, que es contar con una base de datos única, confiable y oportuna del personal de la Administración del Estado, la cual sirva al proceso de toma de decisiones, para impactar con sus beneficios a la ciudadanía.

Existen problemas de comunicación y entendimiento entre la División y Unidad SIAPER (siloización)

Se efectúa un proceso de reestructuración repentino y no informado apropiadamente, lo que aumenta la resistencia al cambio.

Las jefaturas de la DPAE han presentado resistencia al cambio durante el proceso de desarrollo e implementación del proyecto SIAPER, transmitiéndolo a los funcionarios.

La forma de ejecutar el proceso de cambio es inadecuada, no gestiona correctamente una instancia tan importante y delicada.

El desconocimiento sobre el proceso de reestructuración genera más resistencia al cambio por parte de los funcionarios.

El clima laboral se ve afectado por la incertidumbre ante la transformación de funciones. CONCLUSIONES Propuesta de mejoras LINEAS DE ACCIÓN Estructura legal que permita incluir tecnología al modelo actual de negocio.

Enfoque transversal y específico para la implementación del proyecto modernizador que agrega valor al principal producto de la DPAE, minimizando la fuga de recursos y/o incremento de los costos en el proceso de transición.

Dotación de personal idóneo y motivado con sus labores. OBJETIVOS: Agregar valor público de carácter sustantivo y notorio a los procesos de la DPAE y a la Administración del E° en general, propiciando importantes ahorros de recursos y tiempo, mediante la pronta implementación del proyecto SIAPER-TRA.

Reposicionar y reforzar el rol de la CGR en el ámbito de personal, enfocándose en la oportunidad de su acción.

Integrar activamente a los funcionarios de la DPAE en el proceso de cambio.

Actualizar el funcionamiento y los requerimientos de recursos humanos (en términos de dotación y de competencias) para la División. ACCIONES CLAVES ASPECTOS ESTRATÉGICOS E INSTITUCIONALES: POSICIONAMIENTO Y MARKETING: RECURSOS HUMANOS, CLIMA Y CULTURA: Agilización de modificación legal, para comenzar a implementar el sistema.

Crear un matriz de riesgos para combatir los posibles problemas que afecten el éxito en la implementación del sistema. Instaurar una Política comunicacional sobre SIAPER-TRA, mostrando el sistema a las otras Divisiones de la Institución, funcionarios de la CGR, a los servicios públicos y la ciudadanía, evidenciando sus beneficios. Convencer a la jefatura sobre la importancia del éxito del proyecto, haciéndolo participe de los próximos hitos de este.

Reconocimiento a aquellos actores que han participado activamente sin resistencia al cambio (Caso UPAE´S).

Informar a los funcionarios sobre lo relevante de alinearse con el proceso de cambio, mediante charlas explicativas, jornadas de esparcimiento que mejoren el clima laboral y sean inclusivas, para fomentar una comunicación fluida multidireccional que disminuya el riesgo de distorsión del mensaje.

Realizar encuestas a la totalidad de los funcionarios para definir el Plan estratégico de la DPAE.

Compartir los avances con los funcionarios en reuniones operativas, para hacerlos partícipes de los logros. Medidas MUCHAS GRACIAS Fuentes revisadas: 1.- Informes de Diagnósticos y Levantamientos de Procesos Subdivisión Nombramientos, Subdivisión Jurídica. Seguridad Social. 2010. UGP DPAE.

2.- MICC años 2011 y 2012.

3.- MICC años 2011 y 2012.

4.- Estudio “Percepción del Desempeño de los Procesos y Servicios de la CGR, UDD, Mayo 2010.

5.- Resultados estudio “Clima Organizacional CGR”, 2012.

6.- Resultados estudio de percepción de usuarios de sistemas informáticos de la CGR, SG, Julio 2012.

7.- Resolución Exenta N° 01236, de 1998, Contraloría General de la República, que Fija organización; precisa funciones y determina la nueva estructura de la División de Toma de Razón y Registro.

8.- Resolución Exenta N° 02494, de 2012, de Contraloría General de la República, que Reestructura la División de Toma de Razón y Registro, y fija organización de la División de Personal de la Administración del Estado.

9.- Constitución Política de la República de Chile

10.- Ley N° 10.336, que fija el Texto Refundido de la Ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República ANEXOS Fuente: Unidad de Desarrollo y Actualización SIAPER Flujo SIAPERTRA Flujo SIAPERTRA Fuente: Unidad de Desarrollo y Actualización SIAPER FIN
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