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MAPA CONCEPTUAL LEY 594 DE 2000

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Juan Pablo Quintana

on 28 April 2015

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MAPA CONCEPTUAL LEY 594 DE 2000
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
Art. 1º. Objeto: Establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Art. 2º. Ambito de aplicación: Las entidades privadas que cumplen funciones publicas y de mas organismos están regulados por la presente ley.
Art. 3º. Definiciones
Art. 4º. Principios generales.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Art. 5º. El Sistema Nacional de Archivos: instituciones archivísticas que posibilitan procesos archivísticos, salvaguarda del patrimonio documental
Art. 6º. De los planes y programas
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.
Art. 7º. Archivos por jurisdicción y competencia: Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto
de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
Archivo General de la Nación.
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.

Art. 8º Archivos territoriales: Los archivos, desde el punto de vista territorial, se
clasifican en:
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Art. 9º Archivos según la organización del Estado:
Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.

Art. 10º Obligatoriedad de la creación de archivos: La creación de los archivos
contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

Art 11 º Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: El Estado está
obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
Art 15º Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos: Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Art. 12º Responsabilidad: La administración pública será responsable de la gestión de
documentos y de la administración de sus archivos.

Art 13º Instalaciones para los archivos: La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo,
deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Art 14º Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos: La
documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá
el pleno control de sus recursos informativos.
Art 16º Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas: tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Art 17º Responsabilidad general de los funcionarios de archivo: Los funcionarios de
archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto
en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las
leyes y disposiciones que regulen su labor.
Art 18ºCapacitación para los funcionarios de archivo: Las entidades tienen la obligación
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su
labor.
Art 19º Soporte documental: Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Art 30º Documentos administrativos: Sólo por motivos legales las entidades del Estado
podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Art 31º Documentos históricos: En los archivos públicos de carácter histórico se podrá
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los
siguientes términos:
Motivos legales
Procesos técnicos
Exposiciones culturales
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Art 46º Conservación de documentos: Los archivos de la Administración Pública deberán
implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.

Art 47º Calidad de los soportes: Los documentos de archivo, sean originales o copias,
deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la
Nación.
Art 48º Conservación de documentos en nuevos soportes: El Archivo General de la
Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo
relativo a los documentos en nuevos soportes.

Art 49º Reproducción de documentos: El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989
quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
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