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Secretaria del Club de Conquistadores

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by

Santiago Gayoso

on 29 March 2015

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Transcript of Secretaria del Club de Conquistadores

SECRETARÍA DEL CLUB DE CONQUISTADORES

GMM SANTIAGO GAYOSO
¿Quién es el secretario?

Es el personaje que hará los informes mensuales y los enviará a la misión/asociación o unión, siendo el responsable de toda la correspondencia del club.

Bueno, eso es lo que esta escrito en los manuales...

Aunque en realidad es el que siempre toma nota de TODO.
¿Quién lo designa?

El/la secretario(a) y tesorero(a) serán elegidos bajo la discreción de los directores y aprobados por la junta de iglesia.
¿Cuáles son sus funciones?

1. Verificar todos los informes de las unidades y transferirnos a las fichas de registro individuales de los conquistadores.

2. Registrar todos los puntos y deméritos de la ficha de registro permanente.

3. Exhibir por lo menos una vez por mes la lista de los puntos acumulados por unidades en el diario mural.

4. Llenar el informe mensual y enviarlo a la asociación hasta el día 10 de cada mes.

5. Mantener al director informado de la situación del club dentro de la clasificación del campo local.

6. Notificar al director si un conquistador comienza a falta con cierta frecuencia sin justificación.

7. Ser responsable por una presentación atractiva del diario mural, que debe ser cambiado frecuentemente.

8. Requerir materiales y formularios de informes de la asociación cuando sea necesario.

9. Responsabilizarse por toda la correspondencia y copiar las cartas del director cuando sea necesario.

10. Ser responsable por la biblioteca del club y conservar el registro de todos los libros y revistas prestados y de vueltos.
Entonces, hasta aquí…

La secretaría es el rayo x del club, ya que atreves de ella es posible analizar la estructura del club, su organización, disciplina y compromiso con su propia historia.

Para un buen funcionamiento de la secretaria, primero es necesario que el secretario designe prioridades y establezca lo que debe de ser realizado inmediatamente.

Debe intentar mejorar el aspecto del club, ya que ejerce influencia sobre el desempeño de las actividades. También debe verificar todo lo que puede mejorarse, y que procedimientos pueden eliminarse o simplificarse.
1. ARCHIVOS

La secretaría del club es su propia historia.

En una secretarias organizada, es posible saber cuándo se fundó el club, quienes fueron sus directores y conquistadores a lo largo de los años, en que proyectos participo el club, etc.

Para esto todo el material de la secretaria debe ser cuidadosamente guardado y organizado, para poder preservar su historia.

Un secretario debe tener:

• Archivo muerto.
• Carpetas de club
• Planilla de firmas
• Carpeta de las unidades.
• Formularios, informes y fotografías.
2. REGISTRO

El secretario/a del Club es el responsable del registro de todos los miembros, así como de la actualización
de todos los datos.

El registro se hace a través de un formulario personalizado y debe haber una copia de todas las fichas en la carpeta del Club.

Aunque el registro sea virtual, es necesario tener una copia física en la secretaría del Club.
Además de los datos personales, escolares e información del Club, también es necesario adjuntar al registro una ficha de salud de cada conquistador para saber si tiene alguna enfermedad crónica, alergia, o si necesita de algún medicamento.

En caso de que un conquistador necesite tomar algún medicamento en el horario de las reuniones del Club, esa información debe estar en la ficha de salud y debe haber una copia de la receta médica adjuntada a la ficha.

Por último, uno de los registros mas importantes es la planilla de miembros asegurados del club, ya que, sin el envío de esa planilla al MCA de la UP, el club no debe empezar ni siquiera su ceremonia de apertura.
3. INFORMES

Es importante resaltar que debe haber informes para todos los requisitos y todos deben estar firmados.

Los informes trimestrales contienen información sobre las actividades realizadas en el trimestre.

Coincide con las actividades calendarizadas en la Programación anual y de Capellanía, conteniendo una breve explicación de las actividades desarrolladas.

Los puntos indispensables al redactar el informe son: fecha, hora, lugar de la actividad; descripción de la actividad detallando lo que se realizó y la cantidad de miembros participantes.

Las fotos enriquecen y dan credibilidad a lo escrito, pero en ningún caso deben sustituir el informe.
¿Qué debe contener tu informe?

Un informe debe contener:

Actividades mensuales desarrolladas.
Cronograma de reuniones mensuales realizadas.
Registro de las visitas del pastor distrital.
Registro de las visitas del distrital del club.
Registro de las visitas del regional del club.
Especialidades desarrolladas.
Descripción de los campamentos realizados.
Descripción de las actividades misioneras realizadas.
Descripción de los proyectos misioneros participados.
Listado de cursos o seminarios asistidos por los líderes del club.
Listado actualizado de miembros del club.
¿Sorprendidos?

Hasta aquí cuenta la leyenda que el trabajo del secretario es fácil. Bueno no les conté toda la verdad…

Ahora se viene el trabajo central del secre o de la secre…

4. CARPETA ANUAL

Este es uno de los artículos más importantes del Club, ya que en un Camporí más de la mitad de los puntos están destinados a la carpeta de la secretaría de un club.

La elaboración de esta carpeta es responsabilidad del secretario, y debe contener todos los puntos del manual del Camporí en orden y con la descripción de las actividades y las firmas correspondientes.
Secciones de la Carpeta del Club

1. Breve reseña histórica actualizada del Club.
2. Información General del Club.
3. Listado detallado de Miembros y Directiva.
4. Organigrama de la Directiva.
5. Listado de Máxima Investidura de Líderes.
6. Listado de Asegurados.
7. Planificación Anual de Actividades.
8. Planificación Anual de Capellanía.
9. Informes trimestrales.
10. Listado de Conquistadores por Clases Progresivas.

Continuando con la lista…

11. Lista finiquita de Investidura.
12. Informes breves sobre campamentos o expediciones realizados.
13. Informes breves sobre actividades misioneras realizadas.
14. Informes breves sobre proyectos comunitarios realizados.
15. Informes breves sobre proyectos misioneros de la Unión participados.
16. Informes breves sobre cursos asistidos y dictados por el MCA.
17. Informe especial por el Día del Conquistador si fue realizado.
18. Informe sobre actividades realizadas en conjunto con el MJ de su iglesia.
19. Especialidades desarrolladas por cada conquistador y por el club en general.
20. Registro de visitas del pastor distrital, distrital, regional, coordinador y departamental.
5. CARPETA HISTÓRICA

Este es un libro histórico, que el Club debe mantener, de todas las actividades realizadas en su existencia.

Para esto el Club adopta un modelo de carpeta o cuaderno y hace un pequeño informe de los puntos principales luego de cada evento.

El informe puede ser a mano o digital, tratando de adjuntar fotos del evento para enriquecer el material.

No necesita de formalidades, y cada Club puede adoptar su modelo de escritura y patrón de formato.
Es decir, la Carpeta Histórica del Club es la suma de todas las Carpetas Anuales...

CARPETA ANUAL 1995
+
CARPETA ANUAL 1996
+ … +
CARPETA ANUAL 2014
=
CARPETA HISTÓRICA

CARPETA ANUAL 2015
En síntesis…

“Un secretario eficiente y bien organizado tendrá un valor incalculable para el programa del Club de Conquistadores.”

Y lo dice Elena G. de White...

“Debería haber más responsabilidad personal, más meditación y planeamiento, para que más poder mental sea usado en la obra que se hace para el Maestro.”
Testimonios para los ministros 498.

"La obra de Dios es perfecta como un todo, porque es perfecta en cada una de sus partes, por pequeñas que sean... Si deseamos ser perfectos, como nuestro Padre que está en los cielos es perfecto, debemos ser fieles en hacer las cosas pequeñas. Aquello que es digno de ser hecho, es digno de ser bien hecho.”
Mensaje para los jóvenes 144, 145.

DESAFÍO 1:

Di 5 funciones del secretario.

DESAFÍO 2:

¿Cuáles fueron los cinco tópicos hablados?

DESAFÍO 3:

Menciona 7 contenidos de un informe trimestral.

DESAFÍO 4:

Cita diez secciones de una carpeta de club.

DESAFÍO 5:

¿Una carpeta anual es solamente la suma de los informes trimestrales? Falso o Verdadero.
Fundamente su respuesta.
DESAFÍO 6:

¿Una carpeta anual es la suma de las carpetas históricas? Falso o Verdadero.
Fundamente su respuesta.
Relato del día

Erase una vez un club…
Que quiso el cielo como límite…
En cambio llegaron hasta la luna…
Pero como no tenían secretario…
Nadie se entero…
Ni nadie les creyó…

¿Cómo pio? ¡Que a tu club no le pase esto!
¡Por eso ten un secretario!

DESAFÍO 7:

¿Por quién es designado el secretario?
¡Muchas Gracias por tu atención!
Bibliografía
¡Ya te los recomendó la profe Norma!
Bueno...
Yo te los vuelvo a
RE
recomendar.

RECAPITULEMOS...
LO
APRENDIDO
HASTA
AQUÍ
SOBRE
LA
SECRETARÍA
DEL
CLUB
DE
CONQUISTADORES.

FECHAS 2015 establecidas
1. Lunes 23 de MARZO:
Entrega de Listado de Miembros Asegurados del Club.
2. Martes 31 de MARZO:
Entrega de la Planificación de Actividades, Lista de Máxima investidura de los lideres, Lista de Conquistadores/Lideres por Clases Progresivas y de Liderazgo y Organigrama de la Directiva.
3.

Lunes 27 de ABRIL:
Entrega del 1er Informe Trimestral.
4. Lunes 27 de JULIO:
Entrega del 2do Informe.
5. Lunes 26 de OCTUBRE:
Entrega del 3er Informe.
6. Lunes 16 de NOVIEMBRE:
Entrega de la Carpeta Anual 2015.
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