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Manual de Procesos 121.

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BSD Recursos Humanos

on 13 February 2014

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Transcript of Manual de Procesos 121.

Manual de Procesos 121.
Proceso de inducción/ingreso de personal
Proceso de facturación
Proceso de reclutamiento
Proceso de Cobranza
Asistente de Administración.
Generar reportes de facturas de pendientes de pago.
Administración.
Enviar estado de cuenta a cada cliente.

Agregar llamada o e-mail.
Recepción de pago.
Confirmar el pago recibido al ejecutivo.
Realización de reporte semanal de cobranza.
FIN.
Ejecutivo de cuenta.
Generación de SOW completo:

SOW
Descripción
$

Envío de e-mail:

SOW
Terceros
Facturas

Categoría
Datos cliente nuevo
RFC
Cuenta
Dirección

Asistente de administración.
Recepción de e-mail completo:

Facturar
Envío de factura
A ejecutivo de cuenta
A administración
A dirección

Administración.
Revisión de factura.
Envío al cliente.
FIN DE PROCESO.
Administración.
Solicitud de documentación al colaborador de nuevo ingreso.
Integración del expediente.
Política de inducción.
Firma de contrato temporal por tres meses.
Alta IMSS.
Presentación con el personal.
Coordinar capacitación con el líder del área.
Ubicación geográfica.
Líder del área.
Entrega de herramientas de trabajo.
Política de capacitación.
FIN.
Líder de departamento.
Requisición de personal.
Administración
Solicitud de personal a BSDRH.
Coordinación a entrevista.
Confirmación de entrevista con BSDRH.
Confirmación de selección con agencia.
Pago.
FIN.
Agenda recepción de candidatos.
Entrevista a candidatos.
Selección de candidatos.
Presentación de Portfolio
Ejecutivo de cuenta.
Cita.
Verificar conexión cliente en Go to Meeting y Teléfono.


Plática para fomentar rapport (empatía, entendimiento).
Presentación de portfolio, tomando en cuenta necesidades del cliente y adaptándolo.


Solicitud cotización
NO

Seguimiento.
Llenado del Brief.
FIN.
Proceso de prospección
Ejecutivo de cuenta.
Base de datos.
Presentación de portfolio.
Información disponible del cliente.
Investigar al cliente, revisar redes sociales, website, etc.
Ajustar script a necesidades detectadas.
Realizar llamada/contacto:

Lenguaje familiar.
Respeto a tiempos.
Manejo de objeciones.
Concertar cita.
Detección de necesidades.
Proceso de requisición de proyecto
Ejecutivo de cuenta.
Briefclient.
Existen dudas.

Consulta al cliente.
NO
Generación brief de correo.
Revisión de primer draft.
Cumple especificación.
NO

Envío al cliente.
Existen cambios.
NO

Elaborar brief de correo.


Brief de correo solicitando material terminado.


Recepción producto final y entrega al cliente.

Tráfico.
Validación de proyecto.
Operación.
Desarrollo del proyecto.
Primer Draft.
Preparación de archivos para entrega final al cliente.

FIN.
Proceso de ventas
Ejecutivo de cuentas.
Prospección.
Presentación de portafolio 121.
Llenado de Brief (video, web, producto, logo, etc.).

Elaboración cotización.
Verificación de políticas de pago.
Requisición de proyecto.
Solicita factura de anticipo.
Entrega al cliente.
Seguimiento.
FIN DE PROCESO.
Factura de anticipo.
Factura de anticipo.
Desarrollo del proyecto.
Validación tiempo del proyecto.
Solicita cotización

NO
Cliente acepta

NO
Administración.
Tráfico.
Diseño.
Proceso de Ajuste
Ejecutivo de cuenta.
Brief de Correo c/c Tráfico y Director Creativo.

Recepción de proyecto.
Autorizado

NO
Envío a cliente.
FIN.
Tráfico.
Retroalimentación.
Autorizado

NO
Teamlead.
Revisión de Brief y material.
Validación de tiempo de entrega.
Notificación tiempo de entrega c/c Tráfico y Director Creativo.


Asignar diseñador a cargo.
Consulta creativa.
Prepara entrega.
Envío de proyecto terminado c/c Tráfico y Dir. Creativo.


Recibe solicitud de ajustes.
Recibe brief y material.
Clarifica dudas y tiempos.
Elaboración de rutas y archivos.
Desarrollo de artes.
Diseñador.
Procesos de Proyecto Multimedia
Ejecutivo de cuenta.
Brief de correo.
Autorizado
NO

Cotización.
NO

FIN.
Solicitud de ajustes.
NO

Autorizado
Revisión del Cliente.


Entrega del Proyecto Final al Cliente.
FIN.
Tráfico
Confirmación de tiempo de entrega.
Requisición de terceros.
Multimedia Manager
Revisión de Brief, y clarificación de dudas.

Estimación de tiempo de entrega.

NO

Contratación de terceros
Confirmación de tiempo de entrega final.

Elaboración Timeline y checa con tráfico.

Asignación de proyecto.
Asignación de proyecto.
Supervisión, desarrollo de proyecto.


Entrega del primer Draft.
Desarrollo de proyecto.
Autorizado
Entrega del proyecto final al ejecutivo.
Ejecutivo MM.
Proceso de requisición de terceros
Ejecutivo de cuenta.
Brief requisición de terceros.
Elección de proveedor con base en:

Preferencia del cliente
Presupuesto proyecto

Cliente acepta?
NO

Generar orden de facturación anticipo SOW.

Requisición de proyecto.
Solicitud de propuestas a 3ros, para selección.


Cálculo, Negociación de tiempos y costos.


Establecer políticas de pago con proveedor.


FIN.
Factura de anticipo.
Administración.
Confirmar pago de anticipo.
Tráfico.
Proceso de tráfico
Ejecutivo de cuenta.
Brief de correo.
Tráfico.
Codifica proyecto.
Verificación en ZOHO.
Revisa programación.
Personal disponible

NO
Estimación tiempo de entrega más próxima.


Programación de proyecto.
Redistribución de trabajo.

NO
¿Necesitan terceros?
Informa Teamlead.
Registro de entrega.
Análisis de Tiempos destinados a Ejecutivos en área de producción.

Envío reporte semanal a Becca.

Requisición a terceros.
FIN.
Validación de tiempo de entrega.
Teamlead.
Validación de tiempo de entrega.
Ejecución del proyecto.
Entrega del proyecto.

NO
¿Tiempo es suficiente?
Proceso VP Operaciones
Ejecutivo de cuenta.
VENTA

Kick off Meeting

Entrega cuentas/ventas.
Recibe retroalimentación del cliente.
Autorizado

NO
Recibe, revisa Scope of Work y Asigna a Director Creativo, Multimeda o ambos.

Autorizado.
NO

Revisa el caso y plantea plan de acción.
Tráfico.
Verifica tiempos, programa y realiza calendarios.

VP Operaciones.
Verifica tiempos, programa y modifica calendarios.

Verifica tiempos, programa y modifica calendarios.

Fin y cierre con administración.
Director Creativo.
Desarrolla propuesta y/o asigna a Teamlead Diseño.


NO
Retrabaja y asigna a Teamlead Diseño.

Retrabaja y asigna a Teamlead Diseño.

Director Multimedia.
Desarrolla propuesta y/o asigna a Programador Web o Vídeo.

Autorizado.
NO

Retrabaja y asigna a Programador Web o vídeo.

Re trabaja y asigna a Programador Web o vídeo.

Autorizado.
Proceso de diseño y desarrollo
Ejecutivo de Cuenta.
Brief de correo.
Autoriza Ejecutivo
NO

Revisión.
FIN.
Revisión de Brief Estimado de tiempo de entrega.

Confirma tiempo de entrega.
Clarificación de Proyecto.


Consulta creativa.
Revisión creativa.
Visto bueno

NO
Tráfico.
Director Creativo.
Teamlead.
Revisión del Brief.
Validación de tiempo de entrega.


Complementa la requisición.
Asignar diseñador a cargo.
Consulta creativa.
Se requiere dirección creativa y clarificar el proyecto.

NO

Revisión de arte.
Requiere revisión

NO
Filtro del Brief.
Autorizado

NO
Prepara entrega y envía el proyecto.


Recibe Brief y material.
Clarifica dudas y tiempos.
Desarrollo de artes.
Consulta creativa.
Elaboración de rutas y archivos.
Desarrollo de artes.
Filtro requerimientos del Brief.
Diseñador.
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