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Archivo Permanente y Archivo Ordinario

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by

neftali sotelo ramirez

on 6 September 2014

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Transcript of Archivo Permanente y Archivo Ordinario

Archivo permanente
Archivo corriente u ordinario

Contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, los análisis, gráficos de variaciones
Archivo corriente u ordinario
ARCHIVOS DE AUDITORIA
Archivo Permanente y Archivo Ordinario
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo.
Archivo
El archivo permanente de auditoría contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada.
Archivo permanente
• Constantes
Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
Continuo
Contiene información corroborada relacionada con la ejecución del programa de auditoria
• De Situación
Son los que en cada momento contienen información actualizada.
• Históricos
Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
OBJETIVO
Reunir datos de naturaleza histórica o continua relativos a la auditoria. Proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro.
DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRAN UN ARCHIVO.
Documentos legales y contratos importantes.
La descripción de la empresa y de su actividad.
Un organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales funciones.
Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad.
La descripción y justificación del procedimiento de auditoría seguido


Es un conjunto de documentos importantes que reúne el auditor y que han sido elaborados por la Comisión de Auditoría durante el examen.
De Planificacion
Se incluye toda la planificación sustentaría, relacionada con el proceso de planificación que se va a realizar así como la información preliminar de la entidad.
EJECUCION DE AUDITORIA
Se incluirán los papeles de trabajo y las evidencias suficientes que sustenten los hallazgos y resultados alcanzados, como consecuencia de la aplicación de los procedimientos establecidos en el programa de auditoría
EXAMEN ESPECIAL
Documentación que sustenta los objetivos planteados para la realización del examen especial planteado en las bases del concurso, en la propuesta presentada y en el contrato de servicios profesionales.
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
En este archivo se incluirá toda la documentación relacionada con los hallazgos de auditoría u observaciones realizadas, los cuales serán comunicados a los funcionarios comprendidos, además se incluirán los descargos remitidos por los servidores y ex-servidores comprendidos en los hallazgos.
RESUMEN DE AUDITORIA
Estos archivos contienen el resumen general del trabajo de la auditoria que debe proporcionar una visión global de dicho proceso, incluyendo las conclusiones y decisiones significativas
DE CORRESPONDENCIA
Los Archivos de correspondencia remitida y recibida por la comisión de auditoría incluyen todos los documentos administrativos de comunicación: oficios, memorándums, informes remitidos y recibidos por el equipo de auditoría durante el proceso de auditoría.
OPCIONAL
Es la información o documentación de la entidad que no haya sido incluida en los archivos anteriores que por su naturaleza, cantidad y variedad se relacionan colateralmente con los objetivos del examen.
VARIOS
Son Papeles de Trabajo y evidencias de las diversas actividades de control no comprendidas en ninguno de los tipos de auditoría gubernamental
Incluye la documentación que apoya indirectamente en el examen de auditoría
GRACIAS
SIMBOLOGÍA DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVO PERMANENTE (A/P)

ARCHIVO GENERAL (A/G)

ARCHIVO CORRIENTE (A/C)

1. Clave asignada al archivo permanente. Se integrará con las siglas de la UAA responsable (SC, si se trata de la Dirección General de Auditoría al Sector Central, o EPOA, si corresponde a la Dirección General de Auditoría a Entidades Públicas y Órganos Autónomos), seguidas de una diagonal y de las siglas del sujeto fiscalizado, de conformidad con el glosario de siglas del Informe de Resultados de la Revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal del ejercicio que corresponda.

2. Número de carpeta correspondiente.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Para el llenado de la “Carátula e índice de Archivo Permanente”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.
3. Número total de carpetas de archivo permanente del sujeto fiscalizado.

4. UAA que integró el archivo permanente

5. Nombre del sujeto fiscalizado a que corresponde el archivo permanente.

6. Dirección y teléfonos del sujeto fiscalizado.

7. Principal actividad del sujeto fiscalizado.

8. Fecha de integración del archivo permanente.

9. Fecha de la última actualización efectuada al archivo permanente.

10. Documentos del archivo permanente correspondientes a cada rubro (antecedentes; organización; operación; información jurídica, administrativa y fiscal; información financiera; información programática y presupuestal; y revisiones de órganos internos de control, auditorías externas y de otras instancias).

11. Número de carpeta en que se encuentra la información referida.

12. Número de páginas de cada documento.
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