Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Getting Things Done Workshop

Experimentele uitleg en oefeningen GTD (papier en outlook)
by

Aukje Johanna Jansen-Olthuis

on 13 December 2011

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Getting Things Done Workshop

Stap 1: Mappen en takenlijsten maken

Archief
Kort archief
Later misschien
Wachten op


Wachten op
Eerst volgende acties
Projecten
Veel ongelezen rapporten en stapels op je bureau Volle inbox, gelezen en ongelezen items wisselen elkaar af. Soms na lezen weer als ongelezen gemarkeerd Tussen je afspraken door check je je e-mails Weinig tijd voor jezelf om rustig door te kunnen werken Afleiding krijg je via je telefoon, collega's, en de spullen op je bureau Verzoekjes van anderen komen via allerlei media binnen; e-mail, telefoon, langslopers, tijdens vergaderingen en afspraken, briefjes die mensen op je werkplek achterlaten, etc Je mappenstructuur (if any) is op thema Je hebt zo'n blauw to do blok waarop je je acties afstreept. Sommige krijg je maar niet gedaan en verhuizen naar een volgende blz door ze over te schrijven Eens in de zoveel tijd, bij voorkeur als je het nogal druk hebt, schiet je systeem (if any) tekort en moet je het omgooien: nieuwe mappenstructuur, nieuwe kleurtjes en symbooltjes Of je hebt een outlook takenlijst in gebruik? Jouw stuff... Stuff Moet ik nu of deze week iets mee doen Hoef ik deze week niks mee Prullenbak Archief Later / Misschien Agenda (Delegeren ) Nu Wachten op Projecten Wat is mijn beoogde doel? Wat is het eerste wat ik daarvoor moet doen? Testje: Getting Things Done Stuff is: Wenken voor beslissen

Neem hier dagelijks voldoende tijd voor (niet versnipperen)

Begin bovenaan en werk door tot je stuffbak leeg is

Neem over ieder item een beslissing

Stel je beslissing niet uit, leg geen items terug Outlook Waar begin je?



(Beoogd resultaat en eerst volgende actie)

Wekelijks onderhoud inplannen
OUtlook aanpassen Verzamelen Beslissen Organiseren Doen Singletasken Verzamelen Beslissen Organiseren Doen Heb je stapeltjes op je bureau/op de grond/in je tas? Heb je voor jezelf een werksysteem? Heb je een (doordachte) outlook mappenstructuur? Maak je een of meerdere actielijstjes? Wat is dit? Wekelijks onderhoud

Stuff kam

Agenda

Acties van de afgelopen week

Acties van de komende week

Diversen Sneltoetsen vs Muis Papier vs Digitaal Stuff verzamel je in een stuffbak En bij voorkeur meer dan een, maar niet te veel! De 11 GTD geboden

Stuff uitputtend verzamelen
Stuffbakjes dagelijks legen
Eenvoudige beslisboom op stuff toepassen
Neem over ieder item een besluit
Eerst volgende acties formuleren
Let op voor projecten en barrieres op je EVA lijst
Sorteer je acties op context / tijd / prioriteit / energieniveau
Vermijd multitasken
Plan alleen datum en tijd gebonden items in je agenda
Big rocks first and eat that frog
Pleeg grondig wekelijks onderhoud
En dan heb je:

Een leeg hoofd en weinig (deadline)stress

Overzicht over je prioriteiten, taken en projecten, focus op wat belangrijk is

Effectieve tijdsbesteding door hapklare eerst volgende acties en opgeheven barrieres

Tijd over om leuke dingen te doen (of om nog harder te werken ;-) Door Aukje Olthuis & Onderhoud Wenken voor Wekelijks Onderhoud
Vast moment iedere week
Plan ruim anderhalf uur
Doe het grondig, singletask, concentreer

Dit is de investering in je systeem
Dankzij het wekelijks onderhoud ervaar je controle over je werk
5 Principes Een leeg hoofd werkt beter Focus je aandacht The best way to eat an elephant... Singletasken scheelt tijd Barrieres kun je opheffen GTD...

Geeft je overzicht over en grip op je werkstroom en tijdbesteding

Verhoogt je productiviteit en werkplezier Eerst volgende acties Inbox iedere dag leeg
Dan ook hoofd leeg
Eerste hapje van de olifant
Weerstand overwinnen door besluit te nemen Overzicht houden over 100 acties:

Categoriseren!

Context / lokatie / tools
Tijd
Prioriteit
Energieniveau
Zodat je ieder moment optimaal kunt besteden! Het eerstvolgende hapje van de olifant De actie die je barriere doorbreekt Een daadwerkelijk fysieke handeling die je jezelf ziet uitvoeren In je agenda:

Alleen datum en tijd gebonden items
Balans tussen afspraken (die stuff geven) en tijd om acties te doen


En denk ook aan:

Reistijd
De hele dag door stuff verzamelen
Minimaal een maal per dag alle stuff verwerken


Behandel een afspraak met jezelf als een afspraak met een ander: houd je eraan

Kies de relevante categorie Big rocks first Eat that frog Belangrijk advies voor meer doen in minder tijd: Singletask Onderhoud Focus op quadrant II: Belangrijke niet-urgente zaken Project vs E V A Project Eerst volgende actie Projectenlijst
Voor een project is meer dan een eerst volgende actie nodig

Commitments voor de komende tijd

Alles wat loopt dankzij mij

Geformuleerd als beoogd doel/gewenst resultaat

Van belang voor je overzicht en de voortgang op je projecten

Checklist (bijvoorbeeld voor tijdens het wekelijks onderhoud)

Eerst Volgende Acties lijst
Wat je deze week zal gaan doen

Basis voor je werk, itt je inbox

Geformuleerd als eenvoudige fysieke handelingen en opgeknipt in zo klein mogelijke brokjes

Van belang voor hoge productiviteit en efficiente tijdsbesteding
Hoe weet je of er een project op je eerst volgende acties lijst staat? Je haalt koffie voor je hele afdeling

Je checkt je facebookstatussen

Je twitter over wat je (niet) aan het doen bent

Je hebt opeens zin om je archief op te schonen

Je vertoont ander uitstelgedrag Samengevat... Stappenplan Outlook 1: Mappen en takenlijsten aanmaken

2: Snelkoppelingen aanleggen (optioneel)

3: Wekelijks onderhoud in agenda plannen

4: Inbox leeg maken met behulp van sneltoetsen

5: Outlook regels Deze had je al:
Postvak in
Verzonden items
Agenda
Prullenbak Optioneel! Checklist Snelkoppelingen Mailmappen
Postvak in
Verzonden items
Prullenbak
Archief
Kort archief
Later misschien
Wachten op

Takenlijsten
Eerst volgende acties
Projecten
(Wachten op)
(Later misschien)

Agenda Waarom zou je?

Je kunt je bestaande mappenstructuur intact laten

Je hebt overzicht over je relevante Outlook mappen

Je kunt ze in iedere gewenste volgorde zetten, ipv verplicht op alfabet Stap 2: Snelkoppelingen aanleggen Stap 3: Plan nu een wekelijks onderhoud in je agenda (terugkerende afspraak) Stap 4: Postvak in leegmaken met behulp van sneltoetsen Verplaatsen: ctrl shift V
van mail-item naar mail-item

Kopieren: ctrl shift Y
van mail-item naar taak-item
van mail-item naar agenda-item Stap 5: Outlook regels Automatisch naar
Leesmap
Prullenbak
Dossiermap
Wachten op
Verplicht! voor de fijnproevers Goede redenen voor sneltoetsen:

Sneller
Accurater
Beter voor je gezondheid (rsi)
Kost minder energie (automatisch)
Het staat professioneel Projecten en EvA's apart Parkinson's law Ctrl + Shift + E Stuff Moet ik nu of deze week iets mee doen Hoef ik deze week niks mee Prullenbak Archief Later / Misschien Agenda (Delegeren ) Nu Wachten op Projecten Wenken voor beslissen

Neem hier dagelijks voldoende tijd voor (niet versnipperen)

Begin bovenaan en werk door tot je stuffbak leeg is

Neem over ieder item een beslissing

Stel je beslissing niet uit, leg geen items terug Wat is dit? Eerst volgende acties Beslissen
Full transcript