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Restez maître de vos courriels

L'art de bien gérer sa boîte de messagerie électronique (2h30)
by

Natalie Bissonnette

on 15 September 2016

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Transcript of Restez maître de vos courriels

Restez maître de vos courriels
L'art de bien gérer sa messagerie électronique
Pourquoi la gestion du courriel est-elle si importante?
L'importance du courriel
Pistes de solution
Principes de gestion du courriel
Plus de 1000 courriels peuvent circuler chaque jour dans une organisation
Bon nombre de ces messages sont des documents sur les activités de l’organisation
Les courriels sont des documents numériques
Donc, il est
crucial
de conserver et gérer ces documents numériques
Quels sont les avantages et inconvénients de l’utilisation d’un système de messagerie?
Quels sont les problèmes rencontrés à l’utilisation d’un système de messagerie?
Courriels indésirables;
Perte d’information;
Perte de temps;
Exigences légales difficiles à appliquer;
Volumétrie : Espace de stockage;
Sécurité des données aléatoires;
Opération plus longue de restauration de fichier.
Problèmes rencontrés
Quels sont les solutions possibles aux problèmes rencontrés à l’utilisation d’un système de messagerie?
Implantation de bonnes pratiques
Établissement d’une politique claire sur la gestion des courriels
Acquisition d’un système de gestion intégrée des documents
Pourquoi faut-il conserver les courriels?

Valeur légale
Valeur financière
Valeur patrimoniale et historique
Raisons de conserver les courriels
Quels courriels faut-il conserver?
Les types de courriels
Les courriels sans valeur pour l’organisation
Les courriels avec valeur primaire administrative éphémère
Les courriels avec valeur primaire administrative, financière et légale ainsi qu’avec valeur secondaire potentielle
Les courriels à conserver
Les critères d’évaluation des courriels avec pièces jointes
Quelques exemples de pièces jointes
Que doit-on détruire?
Exemples de courriels
à valeur éphémère:
Exemples de courriels
sans valeur pour l'organisation:
Que faire avec les courriels qui ne sont
PAS
des documents officiels?
Il faut les supprimer!
Quand doit-on évaluer et conserver le courriel?
Moment pour trier ses courriels
Toute personne ayant rédigé un message doit se charger de le conserver et de le classer dans la voûte documentaire.

Tout destinataire d’un courriel provenant de l’extérieur doit se charger de le conserver et de le classer.
Classement du courriel
Conseil pour accroître l’efficacité
Quelles sont les responsabilités en tant qu’utilisateur de courriel?
Se familiariser avec la Politique relative au courriel de l’organisation;
Déterminer si le mode de transmission convient au message à véhiculer;
Préserver la valeur du courriel;
Restreindre l’envoi de courriels personnels;
Supprimer périodiquement de votre messagerie tous les messages personnels, provisoires.
Responsabilités de l’utilisateur de la messagerie
Salutations;
Description claire;
Bien viser sa cible;
Message clair;
Coordonnées;
Chaîne (série) de courriels;
Contenu des messages reçus transférés;
Un sujet par message.
Rédiger son courriel avec soin
Quel format utiliser pour conserver les courriels?

La norme ISO-19005-1
recommande le format (PDF/A)
Format de conservation des courriels

Préservation du lien entre la pièce jointe et le message
Format de conservation des courriels et pièces jointes
HTML
PST
MSG
Formats déconseillé pour la conservation
Grille décisionnelle
Comment dois-je procéder pour classer et garder mes courriels?
Manières de classer et garder les courriels
Exemple:
À quoi ressemble les
dossiers de fichiers et courriels?
601-100_APPEL_OFFRES
6_GESTION_BIENS_ET_SERVICES
P:/
601_OBTENTION_BIEN_OU_SERVICES
Comment nommer les courriels lors de leur sauvegarde?
La nomenclature suggérée
Pour le nom de fichier des pièces jointes, garder la même logique (nomenclature) et ajouter « pj » à la fin.

Exemples:
20111111_co_sou_lithochic.pdf
20111111_co_sou_lithochic_pj.pdf
Nomenclature suggérée pour les pièces jointes
Limiter le nombre de caractères de nos fichiers;
Exclure des caractères.
Quelques règles liées au navigateur
Tous les noms de fichiers doivent être exempts de:

signes diacritiques : les accents (é, è, ê), le tréma (ë) et la cédille (ç);
espaces, virgules et parenthèses;
points (sauf celui qui précède l’extension, ex : .doc) et ponctuation ; surtout pour les systèmes DOS, Windows 3.1, Mac OS X et UNIX qui interdisent certains usages du point;
mots vides : (le, la, les, un, une, des, ma, mon, mes, et, ou, etc.) ; ils ne donneront pas plus de sens au titre et occupent de l’espace inutilement.
Caractères à exclure
Les noms de périphériques réservés par Windows :

(CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6, LPT7, LPT8 et LPT9)
Quelques caractères sont réservés pour l'utilisation par le système d'exploitation :
Exemple de charte de nomenclature
Et ma boîte de messagerie?
Les courriels sont essentiels au bon déroulement des activités de toute organisation. Il faut classer tous ces documents dans des dossiers structurés et supprimer ceux ne contenant aucune information à consigner.
N’oubliez pas…
Résumé
Traitez les courriels avec tout le respect qui s’impose!
Merci!
Qui doit classer le courriel?
Natalie Bissonnette
Bonnes pratiques
Limitations
Méthodes de travail
Discernement
Fonctionnalités
Gestion du cycle de vie
Petite organisation avec infrastructure Windows
Organisation soutenue par un logiciel de gestion intégrée de documents
Les noms attribués aux fichiers devraient inclure minimalement :

la date du courriel;
le sujet du courriel.
Après avoir effectué le suivi nécessaire sur les courriels reçus, détruisez-les!
Source: Section de la gestion de l’information consignée des Archives provinciales du Nouveau-Brunswick, 2002
Exemple de politique:
Grille des critères à attribuer aux courriels avec logiciel de GID:
Aide-mémoire:
Natalie Bissonnette
conseillère en gestion intégrée des documents
natalie.bissonnette@strategid.ca
Téléphone: (418) 840-4477
Exemples de courriel:
Exemples de courriel:
Quelques exemples possibles de nomenclature respectant ce principe:
Pour obtenir la documentation, contacter infoaaq@archivistes.qc.ca
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