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PAGOS POR ANTICIPADO Y DIFERIDOS

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by

Maria Del Mar Gonzalez

on 29 July 2014

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PAGOS POR ANTICIPADO Y DIFERIDOS
PRINCIPIOS
GASTOS DIFERIDOS
PAGOS POR ADELANTADO
Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos.

Algunas de las Cuentas Auxiliares que forman parte de este grupo son:
- Seguros Pagados por Anticipado
- Intereses Pagados por Anticipado
- Impuestos Pagados por Anticipado
- Alquileres Pagados por Anticipado
- Publicidad Pagada por Anticipado
- Suscripciones de Periódicos y Revistas Pagadas por Anticipado.

CONTROL INTERNO
CLASIFICACION


IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
Cuenta real de activo Prepagado: Representa los montos de los impuestos pagados antes de su vencimiento real.

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO
Cuenta real de activo Prepagado: Cuando se contrata una póliza de seguro de cualquier tipo, debe cancelarse al momento de contratar la póliza, entonces se ha cancelado un gasto que va a tener en el próximo año, si el seguro se hizo por un año.

INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO
Cuenta real de activo Prepagado: Cuando se pide un préstamo a un banco, éste no le da el dinero que él pidió completo, sino que le da lo pedido menos los intereses correspondientes al plazo que usted solicitó, es decir, le cobra los intereses por anticipado.

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO
Cuenta real de activo Prepagado: Corresponde al monto adquirido por concepto de alquiler el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado.

PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO
Cuenta real de activo Prepagado: Todos aquellos gastos por conceptos de publicidad los cuales son cancelados antes de ser adquirido algún producto o servicio de publicidad. Por ejemplo anuncios en prensa, revistas y otros deben ser cancelados por adelantado antes de su publicación.

CLASIFICACION
Clasificación: Se clasifican como activos corrientes y de acuerdo a la naturaleza de los mismos se pueden distinguir, los que representan servicios por recibir y los que representan bienes por consumir:

Servicios por recibir
Alquileres prepagados
Seguros prepagados
Intereses prepagados
Impuestos prepagados
Muestras y literatura médica

Bienes por consumir
Artículos de oficina
Artículos de limpieza
Existencias de Artículos de …
Material publicitario
Material médico quirúrgico

Diferir es sinónimo de aplazar, posponer, entonces los gastos diferidos representan determinados costos de cierta relevancia, no cargable en el período donde se efectuó el desembolso, sino que se posponen para ser cargados en períodos futuros, los cuales se beneficiarán con los ingresos obtenidos por esos desembolsos. Por lo tanto de acuerdo al principio de asociación de los ingresos con los costos que los originaron, deberán ser diferidos para ser cargados en los períodos donde se producirán esos ingresos.

"Ejemplo: Gastos de Constitución, Gastos de Explotación ACTIVO-GRUPO CARGOS DIFERIDOS"

Métodos Para Adjudicar Los Gastos Pagados Por Anticipado Y Los Cargos Diferidos

1. La base de tiempo, en que la partida espira exacta o aproximadamente en proporción al tiempo transcurrido.
2. La base de ingresos, cando la partida espira en proporción a los ingresos producidos en su uso.
3. La base de inventario en que las partidas se cargan a gastos basándose en su uso.

Examen De Los Gastos Pagados Por Anticipado Y Cargos Diferidos
Este consiste primordialmente en calcular las cantidades pagadas por anticipado y las que han de cargarse a gastos en el periodo actual, o bien la verificación de los cálculos hechos por el cliente.

La auditoria en los cargos diferidos frecuentemente exige un criterio maduro para distribuir acertadamente los costos entre los gastos.




Principio del periodo contable: Surge a partir de la necesidad de analizar en una fecha determida (mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual) los estados financieros que se deseen elaborar, en donde se consideren los pagos anticipados en que haya incurrido la empresa para dar a conocer los derechos recibidos, más no disfrutados en su totalidad. Además de ser considerados para su respectiva aplicación, así como registrados en las cuentas de egresos (gastos) correspondientes.
Principio del valor histórico: En este principio es importante considerar el registro de las cantidades efectivamente pagadas, la contabilidad cuantifica las transacciones económicas y se registran según las cantidades de efectivo que se afecten, dichas cifras deberán ser actualizadas, en el caso que ocurran eventos que hagan que pierdan su valor, aplicando métodos de ajuste que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable, además de que losgastos se deben realizar con los costos de factura.
Realización: Los beneficios económicos sólo deben registrarse cuando sean realizados, es decir, cuando la operación que los origina queda establecida desde el punto de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicablesy se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe señalarse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado.
Revelación suficiente: La información muestra los derechos adquiridos por los gastos realizados y que facilitarán a la entidad, derechos por servicios que aún están pendientes de recibirse.
Reglas de valuación: Se valúan a costo histórico, es decir, en cuanto se consumen o devenguen los servicios o se obtengan los beneficios del pago por anticipado se aplica al estado de resultados del periodo.




OBJETIVOS DE AUDITORIA DE LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

El objetivo que persigue el auditor es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos se determine de acuerdo contables aceptados y que su monto sea razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse.

GENERALES:
• Obtener suficiente evidencia acerca de:
1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.
2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.
3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado.
4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.
5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

ESPECÍFICOS
1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.
2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.
3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.
claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

.
FIN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones.
2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas.
3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes.
4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.
5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro.
6. Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.
7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros
8. Buscar activos de esta categoría no registrados:
- Examinando documentos no anotados.
- Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.
- Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.
9. Preparar cédula de diferidos.
10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos
11. Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.
Un control interno apropiado sobre los gastos pagados por anticipado demanda que cuando estos se extienden más allá del periodo actual se consideren como activos circulantes. Deben revisarse los gastos pagados por anticipado para determinar que todas sus partidas son vigentes y que no están sobreestimados ni subestimados. En caso de que allá devoluciones, el control interno debe decidir que se depositen en un banco.

El control interno sobre los cargos diferidos tiene por objeto vigilar que puedan establecerse únicamente con autoridad del consejo de directores, o del comité ejecutivo, o alguna otra alta autoridad.

PRUEBAS DEL CONTROL INTERNO
Pruebas Sustantivas
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:
• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.
2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.
3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.
5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.
6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
Norma 23. Usando pruebas documentales y examinando los libros, el auditor debe determinar que las cantidades transferidas a nuevas cuentas, como gastos pagados por anticipado o cargos diferidos, son en realidad cargables a operaciones y periodos posteriores a la fecha del balance general y que los métodos de amortización de las partidas correspondientes están de acuerdo con los principios contables aceptados.


PRUEBAS DEL CONTROL INTERNO

Pruebas Sustantivas
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:
• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.
2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.
3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.
5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.
6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
Norma 23. Usando pruebas documentales y examinando los libros, el auditor debe determinar que las cantidades transferidas a nuevas cuentas, como gastos pagados por anticipado o cargos diferidos, son en realidad cargables a operaciones y periodos posteriores a la fecha del balance general y que los métodos de amortización de las partidas correspondientes están de acuerdo con los principios contables aceptados.

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