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planeacion y desarrollo de reuniones de trabajo

unidad 4
by

ana cua

on 21 November 2012

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Transcript of planeacion y desarrollo de reuniones de trabajo

UNIDAD 4 PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE REUNIONES DE TRABAJO

4.1LOS PROPÓSITOS Y ATRIBUTOS DE LAS REUNIONES
4.2TIPOS DE SESIONES EQUIPO 5
INTEGRANTES

CUAHUTLE ILHUICATZI ANAHI
PAVON PAREDES JOANA
PEREZ LARA FATIMA Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados. Son un buen ejercicio de integración y comunicación y que en conjunto resulta más efectivo el desarrollo de ideas y planes de acción. Pero tanta reunión aburre a los miembros de los grupos y después de un tiempo los resultados de las mismas son mínimos o nulos. Siete fallas más frecuentes de las reuniones de trabajo
Falla 1. La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunión no prestan atención.

Falla 2. Son demasiado largas los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión productiva debe ser de 90 minutos.

Falla 3. Se divaga más de lo que se discute.El aprendizaje en equipo implica dos prácticas, diálogo y discusión, el problema es que las personas se estancan en el diálogo Falla 4. No pasa nada después que la junta termina, las decisiones no se convierten en acciones.
Falla 5. La gente no dice la verdad.Es una falla común que se acentúa por una cultura de negocios orientada a la culpabilidad.
Falla 6. Siempre hace falta información lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas.
Falla 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores. PLANEACIÓN DE LAS REUNIONES DE TRABAJO

Muchas veces se llevan a cabo reuniones demasiado extensas, sin un propósito específico y cuyos resultados no son satisfactorios.

Un factor esencial para la efectividad de una reunión es que haya una clara comprensión de los objetivos a ser alcanzados. Una vez que se haya definido bien el propósito de la misma, se resolverán cuestiones tales como dónde y cuándo se hará la reunión y quiénes van a participar. DESARROLLO DE LA REUNIÓN DE TRABAJO Establecer un horario para la reunión y cumplirlo (iniciar y terminar puntualmente, a la hora establecida)
Reglas de operación claras
Asignar diversos roles entre los asistentes. REGLAS

•Sólo una persona habla a la vez.
•No se deben conducir conversaciones privadas durante la reunión.
•Las personas deben hablar sobre el tema que se discute.
•Los comentarios y discusiones deben tratarse sobre asuntos e ideas, no sobre personas. PROPÓSITOS Y ATRIBUTOS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO Lo primero que debemos hacer es establecer claramente el propósito de la reunión y hacer que todos los que van a participar lo conozcan. Según su propósito, una reunión puede ser:

Informativa
Para generar ideas
Para resolver conflictos
Para encontrar soluciones
Para tomar decisiones Si solamente se desea compartir información, es mejor hacerlo por otro medio.
Si se va a tomar una decisión, deben estar todos y solamente aquellos que tienen la autoridad y responsabilidad para hacerlo.
Si es para resolver problemas, hay que favorecer la participación y la creatividad. Dirección de la reunión. Es quien convoca a la junta y se encarga de establecer su propósito.

Minuta de acuerdos. Ésta persona tiene un rol importante: debe documentar de modo preciso todo lo que se diga y se acuerde en la reunión.

Logística de la reunión. La persona encargada de la logística deberá tener todo listo con anterioridad al inicio de la junta: equipamiento (cañón, computadora, bocinas, televisión, DVD, etc.), condiciones de la sala de juntas.

Control del tiempo. Esta persona cuida que el tiempo asignado para la presentación de cada tema se cumpla ALGUNOS DE ESTOS ROLES PUEDEN SER ORDINARIAS EXTRAORDINARIAS Esta clase de sesiones se caracteriza por el hecho que su realización está sujeta a la existencia de necesidades urgentes o imprevistas de la sociedad, que deban ser objeto de deliberación y de adopción de determinaciones por parte del máximo órgano social. Las reuniones ordinarias se caracterizan tanto por su obligatoriedad como por los temas específicos que en ellas se tratan (consideración de estados financieros, informe de gestión y demás aspectos conexos y complementarios). TIPOS DE SESIONES
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