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Proceso de Control

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alejandra gomez

on 13 November 2012

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Transcript of Proceso de Control

Proceso de Control 1. Concepto del control Control como sistema Cibernético. "Función administrativa que monitorea y evalúa las actividades y resultados logrados para asegurar que la planeación, organización y la dirección sean exitosas". (Chiavenato, 1988) Importancia En todos los niveles de una empresa se puede ejercitar el control; desde las actividades más rutinarias y sencillas, como las que realiza el personal de aseo, hasta las más complejas y difíciles, como la toma de control decisiones u operar una maquina especial. (Chiavenato, 1988) ¿Por qué controlar? “El control se realiza porque durante la ejecución y desarrollo de un plan interviene una serie de factores que afectan las variables del proceso y hacen que éstas al variar frente a lo presupuestado, den como producto un resultado diferente al programado". (Giraldo, 2004) Realizar un buen control tiene varias ventajas • Mejorar o corregir los procesos con el fin de que cumplan su objetivo inicialmente trazado.

• Reorientar los planes trazados en cumplimiento de nuestra gestión.

• Eliminar gastos, que de otra manera se hubieran realizado.

• Desarrollar una actitud de hacer bien las cosas desde la primera vez. (Giraldo, 2004) ¿Qué controlar? (Giraldo, 2004). ¿Quién controla? Quien controla debe ser aquella persona que tiene interés en el proceso y que aparte de esto lo conoce, y no solamente esto, sino que también puede tener la facilidad de reaccionar rápidamente para corregir los errores que se están presentando dentro del proceso. (Giraldo, 2004) ¿Cómo controlar? “Para lograr un buen control y por lo mismo una buena gestión, es necesario medir, ya que de otra manera no es posible conocer los resultados obtenidos, ni la tendencia de los mismos”. (Giraldo, 2004) Distribución del control en todos los niveles organizacionales. Proceso de control “La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado, y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control está en verificar si la actividad controlada está o no alcanzando los objetivitos o resultados esperados". (Chiavenato, 1988). Establecimiento de objetivos o estándares. ¿Qué es un estándar? "Nivel de realización o desempeño que se pretende tomar como referencia; funcionando como marcos que determinan si la actividad organizacional es adecuada o inadecuada, o como normas que permiten comprender qué se debe hacer”. (Chiavenato, 1988) Tipos de estándares Aplicación de los estándares o patrones

Es la aplicación de las técnicas adecuada para ejercer el control, de acuerdo a las normas establecidas y según la situación específica del trabajo que se realiza o se va a realizar. (Chiavenato, 1988) Evaluación del desempeño "El propósito de la evaluación de desempeño es confirmar si se alcanza los
resultados y cuáles son las correcciones necesarias que se deben implementar
en el proceso". (Chiavenato, 1988) ¿Qué medir? La preocupación principal de las organizaciones se orienta hacia la medición, evaluación y control de tres aspectos principales, según Chiavenato, (1988): • Resultados: resultados concretos y finales que se pretendan alcanzar dentro de cierto periodo.

•Desempeño: comportamiento o medios instrumentales que se pretenden poner en práctica.

• Factores críticos: es decir, aspectos fundamentales para que la organización sea exitosa en su resultado y en su desempeño. Comparación del desempeño con el objetivo o el estándar. “En este paso se compara el funcionamiento actual de las actividades que se van a controlar, con el patrón o estándar establecido”. (CPDDE, 1999). La comparación puede tener en cuenta dos situaciones:

• Resultados: cuando la comparación entre el estándar y la variable se hace después de terminar la operación.

• Desempeño: cuando la comparación entre el estándar y la variable se realiza paralelamente a la operación. (Chiavenato, 1988) Las tres categorías de control • Conformidad o aceptación: el resultado o desempeño está plenamente de acuerdo con el estándar y, en consecuencia, es aceptado.

• Región de aceptación: el resultado o desempeño presenta ligero desvió en relación con el estándar, dentro de la tolerancia permitida y, en consecuencia, se acepta aunque su conformidad no sea total.

• Relación de no aceptación (rechazo): el resultado o desempeño desvío, alejamiento por bencina o por debajo del estándar, por consiguiente se rechaza y se somete a la acción correctiva. (Chiavenato, 1988) Acción correctiva “La acción correctiva es la acción administrativa que busca mantener el desempeño dentro del nivel de los estándares establecidos para garantizar que todo se haga exactamente de acuerdo con lo planeado”. (Chiavenato, 1988) Relación del control con
el proceso administrativo. Relación del control con la planeación. "El control consiste en supervisar que las tareas planeadas se lleven a cabo”. (CPDEE, 1999) Relación del control con la organización "El control ayuda mucho a la organización, ya que le proporciona resultados de medición que se hacen con respecto a cómo funciona la estructura de la empresa, es decir si las actividades que realiza cada persona están coordinadas para alcanzar el logro de los objetivos de la empresa". (CPDEE, 1999) Relación del control con la dirección. “El control ayuda al gerente o al empresario a encontrar la mejor manera de dirigir el personal mediante la aplicación de mediciones y verificación de la satisfacción de los empleados en el ámbito laboral”. (CPDEE, 1999) El control busca alcanzar dos finalidades principales •Corrección de falla o errores

•Prevención de nuevas fallas o errores (Chiavenato, 1988) "El control administrativo es básicamente un proceso cibernético". (Chiavenato, 1988) Todos los sistemas cibernéticos están dotados de retroalimentación y homeostasis. • Retroalimentación: pasado o el presente. •Homeostasis: es la denominada autorregulación. (Chiavenato, 1988) Características del control • Orientación estratégica hacia los resultados: apoyar planes estratégicos y enfocarse en las actividades esenciales •Comprensión: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones presentando datos en términos comprensibles. •Orientación rápida para las excepciones: el control debe indicar los desvíos con rapidez •Flexibilidad: el juicio individual debe adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones. •Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad •Naturaleza positiva: el control debe hacer énfasis en el desarrollo. •Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial. Entre otras (Chiavenato, 1988). Tipos de control “Cada organización requiere un sistema básico de controles para aplicar sus recursos financieros, desarrollo de personas, analizar el desempeño financiero y evaluar la productividad operacional". (Chiavenato, 1988). Controles estratégicos "Constituyen el sistema de decisiones de la cúpula que controla el desempeño y los resultados de la organización como un todo, con base en la información externa, que llega del ambiente externo, y la información interna, que asciende internamente a través de los diversos niveles organizacionales”. (Chiavenato, 1988) Ejemplos controles estratégicos Balances e informes financieros. "Este es un tipo de desempeño global que permite medir y evaluar el esfuerzo total de la organización, en vez de medir sólo algunas partes de ella". (Chiavenato, 1988) Control de las ganancias y pérdidas "Da una visión sintética de la posición de las ganancias o pérdidas de la organización en determinado periodo, y permite compararlas con periodos anteriores y detectar variaciones en algunas áreas" (Chiavenato, 1988) Análisis del retorno sobre la inversión (ROI) "Es también una técnica de control global que permite que la organización evalué sus diferentes tipos de líneas y productos o unidades de negocio para verificar dónde es más eficiente el capital empleado" (Chiavenato, 1988) Controles tácticos. Se realizan en el nivel intermedio y se refieren a cada una de las unidades organizacionales, sean departamentos, divisiones o equipos. En general, se orientan a mediano plazo, es decir, al ejercicio anual. (Chiavenato, 1988) Ejemplos controles tácticos Control presupuestario: “El control presupuestario es un proceso de monitoreo y control de gastos programados de las diversas unidades organizacionales en el curso de un ejercicio anual, para señalar los posibles desvíos en indicar medidas correctivas". (Chiavenato, 1988) Contabilidad de costos. "Es información sobre distribución y análisis de costos, considerando algún tipo de unidad base, como productos servicios, componentes, proyectos o unidades organizacionales”. (Chiavenato, 1988) (Chiavenato, 1988) Controles operacionales Los controles operacionales se realizan en el nivel operacional de la organización y se proyectan a largo plazo (Chiavenato, 1988) Disciplina "Proceso de preparar a una persona para desarrollar el autocontrol y volverse más eficaz en su trabajo, cuyo objetivo es mantener el desempeño humano acorde con los objetivos organizacionales". (Chiavenato, 1988) Control de inventarios El propósito del control de inventario es garantizar que éste corresponda al tamaño adecuado a las áreas que se deben ejecutar. (Chiavenato, 1988) Programación Just-in-time “El sistema just- in- time (JIT) implica un intento de reducir costos y mejorara el flujo de trabajo a través de la programación de materiales que deben llegar a una estación de trabajo en el momento preciso". (Chiavenato, 1988). Control de calidad. “El control de calidad implica procesos de verificación de materiales, productos y servicios para asegurar que alcanzan estándares elevados. Se aplica a todos los aspectos de producción y de operaciones". (Chiavenato, 1988) “En todo proceso es necesario controlar el cumplimento de los objetivos, los atributos de los productos, los insumos para la elaboración del producto, de las operaciones y las actividades del proceso". GRACIAS ! Bibliografía Harold Koontz- Cyril O´donell. (1974). Elementos de Administración Moderna. USA: McGraw-Hill.
Centro De Promocion y Desarrollo del Espiritu Emprendedor- Division de Administracion y Ciencias Sociale. (1999). Curso Basico De Administracion De Empresas. Monterrey: Mc Graw Hill.
Chiavenato, I. (1988). Introduccion A La Teoria General De La Admisnitración. Sao Paulo: Makron Books.
Giraldo, G. D. (2004). Indicadores de Gestion Y Resultados. Medellin: Biblioteca Juridica Dké. fuente: figura de control (CPDDE,1999) fuente: Idalverto Chiavenato. Administracion: teoria, proceso y practica (1994) fuente: CPDEE (1999) fuente: tipos de estándares (Chiavenato, 1988) fuente: Chiavenato, (1988) Fuente: Acción Correctiva (CPDEE,1999) Toma de decisiones Enfocarse en las decisiones puede significar examinar los componentes del proceso de toma de decisiones que están disponibles; es decir, cuales decisiones deben tomarse, que tipo de información se proporcionara, roles claves en el proceso etc. (Davenport, 2009) Paula Alejandra Gómez Stella
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