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Planeación de Congresos y Convenciones

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by

Ana Ibarra

on 31 January 2014

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Transcript of Planeación de Congresos y Convenciones

Planeación de Congresos y Convenciones
design by Dóri Sirály for Prezi
Planeación
Selección del lugar
Para no dejar detalles al azar, es conveniente plantearse las siguientes preguntas, que ayudaran a determinar el lugar:

¿Es la situación geográfica un elemento importante?
¿De donde proviene la mayoría de los convencionistas?
¿Seria oportuno que la convención se desarrollara en regiones diferente?
¿Están orientadas en las diversiones y los deportes hacia los intereses del grupo?
¿Se tiene en consideración la vida nocturna?
¿Se trata un grupo de turistas?
¿Prefieren los invitados un ambiente urbano o campestre?
¿El lugar podría considerarse un prospecto para vacaciones?
¿Cuántos convencionistas asistirán con su esposa o familia?
¿El lugar es adecuado a los medios económicos de los convencionistas?
¿Sabrían diferenciar un lugar muy lujoso de uno modesto?

Inspección
Condición general de los hoteles y los auditores

Alojamiento y servicios, numero de cuartos, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y de la decoración, servicio de alimentos, manejo de recepción y registro, trato del personal. Opiniones de huéspedes.

Numero, tamaño y tipo de los salones de juntas

Lugar de exhibiciones

Facilidades de transportación frecuente

Instalaciones, equipo y servicios

Posibles planes de renovaciones o expansiones de las instalaciones o servicios
Presupuesto
El presupuesto es la formulación de planes para un periodo determinado y a futuro, dado en términos contables. Determina, con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para realizar la reunión y debe considerar la recuperación de esta inversión mediante los diversos recursos disponibles.
CONCLUSIÓN
La planeación es sin duda la base de un Congreso o una Convención, ya que esta etapa consiste en los cimientos del evento y deja en claro los alcances del mismo.

Es importante tener todos los pasos claros y definidos para no perder de vista el menor detalle.
PRINCIPIOS
Precisión
Toda planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones completas.
Flexibilidad
Toda planeación debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
Unidad
Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinar todas entre si.
Es el curso de acciones por seguir, de modo que se establezcan las reglas, políticas y procedimientos que habrán de orientar los objetivos, la secuencia de las operaciones para efectuarlos y la determinación de tiempo, elementos y presupuestos con que lograrlos.
Negociaciones
Listas de hotel y hospedaje
Cuotas
Comités
1. Principios
2. Selección
3. Inspección
4. Presupuesto
5. Negociaciones
6. Checklist
7. Cuotas
8. Comités
Presupuesto para reuniones
Reuniones sujetas a presupuestos
Los presupuestos para cada reunión a lo largo del año estarán determinados por las condiciones generales de la empresa, su situación económica y el tipo de reuniones que celebrará
Presupuestos sujetos a una reunión
El programa general de trabajo señalará en su cuantificación el presupuesto requerido para ejercerlo. En la elaboración de dicho presupuesto se estimarán de manera realista las posibilidades de recuperación que mediante patrocinadores, cuotas de inscripción y otros medios se generen.
Egresos
Ingresos
Los ingresos están vinculados al beneficio económico de la reunión, los cuales se pueden generar de diversas formas:
1. Cuotas de inscripción o registro
2. Cuotas de acompañantes
3. Cuotas especiales
4. Subsidios o contribuciones
5. Patrocinios
6. Exposiciones

Elaboración
Fijos
Son todos aquellos que se realizan de forma determinante, sin verse afectados por el número de delegados participantes en la reunión. Se consideran predeterminados e inalterables:

a) Gastos de promoción (principales)
b) Honorarios, transporte, alojamiento para invitados, ponentes, conferencistas, etc.
c) Contrataciones para el entretenimiento; orquestas, variedades, etc.
Variables
Son aquellos condicionados al número final de asistentes a la reunión. Dependen del número de asistentes:

a) Inversión para materiales de distribución
b) Contratación de unidades de transporte local para traslados de los participantes
c) Contratación y garantía (48 horas) para los servicios de alimentación y similares

De acuerdo con los propósitos de la convención y la manera de reunir alas personas:
¿Cuáles son los objetivos principales de la convención?
¿En que aspectos ayuda el lugar al logro de estos objetivos?
¿Será la convención una combinación de trabajo localizada en área metropolitana o en un lugar turístico?
¿Asistirán personas que quieran exhibir algo?
¿Esta el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones?
¿Es un sitio accesible para embarques?

Es importante seleccionar cuidadosamente el lugar, ya que este debe satisfacer tanto los propósitos de la convención como las necesidades del grupo.

La ciudad
Para seleccionar la cuidad debe tenerse en cuenta las características del grupo que asistirá ala convención, de manera que es necesario establecer parámetros concretos de éste y de sus intereses, también se deben considerar los aspectos sociales que se desean cubrir durante el evento.
La ciudad en la que se llevara a cabo la convención debe tener:
A) Buenas vías de comunicación.
B) Poseer una infraestructura eficaz.
C) Ofrecer atractivos turísticos.
Antes de considerar viable un lugar especifico es necesario obtener de las oficinas de convenciones la sig. Información: clima, condiciones de acceso, transporte local, hoteles, mercados, tours, etc.
Fechas
Entre las grandes asociaciones no es raro que se planeen con 10 años de anticipación los sitios en los que se llevaran a cabo sus reuniones, por lo que conviene formar expedientes tentativos lo antes posible y tan pronto se tenga conocimiento de que determinados lugares no han sido escogidos.
Reglas
Son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a discusión, cambio o alteración, como las siguientes:

A) si las esposas, familiares y/o acompañantes quedan excluidos o no de las sesiones de trabajo durante la reunión
B) si la prensa nacional será invitada o no con motivo de la celebración de la reunión
C) si el costo de los eventos sociales programados durante la reunión será cubierto o n mediante la venta de boletos a los delegados.
Procedimientos
A) Se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente.

B) Se deben revisar periódicamente para eliminar la rutina.

C) Se debe evitar la duplicación innecesaria.
Lista
1. Alojamiento

a) Numero de cuartos disponibles
b) Clasificación por tipo
c) Horario de llegadas y Salidas

2. Horario General

a)Juntas preconvención
b)Periodo de convención
c) Juntas posconvención

3. Requerimientos de servicio
a) Patrón del programa
b) Instalaciones
c) Equipo
d) Servicios

4. Requerimientos de Espacios

a)Cuartos para juntas
b) Espacios para exhibiciones
c) Areas de servicio
d)Registro
e)Ventas de boletos
f)Servicios Varios
g)Estacionamiento o área publica destinada a los servicios de transportación

El ejecutivo hotelero y el representante de la oficina de convenciones debe analizar las normas internas y las disposiciones que puedan afectar a las reuniones. Asimismo, deben revisar todos los aspectos relacionados con la obtención de licencias y todo lo que podría causar problemas para cumplir con las políticas establecidas.

También es necesario estar informado cerca de los eventos especiales, atracciones del lugar y horarios de otras convenciones que se desarrollen en las mismas fechas, a fin de determinar si alguno de estos eventos podría dificultar la convención.
Regulaciones
La cuota de registro o inscripción a una reunión puede representar hasta el 100% de los ingresos para cubrir los gastos de la reunión.
Se establece principalmente en las reuniones que organizan las asociaciones y similares, pues las reuniones empresariales, por su naturaleza, no cobran a sus participantes cuota alguna, sino que los gastos de éstas se calculan en sus presupuestos.
• Es el pago que efectúa una persona asistente a la reunión, para recibir a cambio una serie de beneficios y servicios materiales, sociales o profesionales.
Tipos de cuotas
Todo incluido
Abarca todo gasto posible del convencionista (transporte aéreo, traslados, hotel, eventos sociales, sesiones técnico-científicas, eventos deportivos, culturales o turísticos, etc.) Excepto los gastos de carácter personal: lavandería, consumos de bar, llamadas de larga distancia, etc.
Limitadas
Incluyen solo materiales y sesiones de trabajo, con posiblemente uno o dos eventos de carácter social. Quedan excluidos la cuota, el costo de transporte aéreo, hospedaje, gastos personales, viajes de reunión previa y posterior.
Extra limitados
Son las que normalmente se ejercen cuando la reunión se celebra en una ciudad en la que se espera una gran participación local, que no requerirá transporte, hospedaje, alimentos, etc. Sólo incluyen el derecho a asistir a las sesiones de trabajo y posiblemente algunos elementos materiales, pero en la gran mayoría no abarcan ni lo anterior.
Cuotas especiales
Son aquellas que se aplican a los acompañantes, visitantes locales, expositores, etc.
¡EVITA!
a) Carencia y desconocimiento total del proceso administrativo de reuniones.

b) Descuido y ligereza en el estudio de reuniones previas durante la etapa de previsión.

c) Cálculos exageradamente optimistas, sin fundamento, del número anticipado de asistencia a la reunión.

d) Optimismo infundado y carente de confirmación en cuanto al logro de patrocinios, subsidios y colaboración de organismos oficiales o privados.

e) Dispendio excesivo en los programas de la reunión, especialmente en los de carácter social, así como en la atención exagerada a invitados.


f) Mantener cuotas tradicionales que no se han ajustado a la realidad actual.

g) Temor al cambio de cuotas tradicionales por las apegadas a la realidad, debido a sus posibles efectos en la asistencia.

h) Carencia de negociaciones fructuosas con proveedores de servicios y materiales.

i) Desconocimiento de posibles organizaciones públicas o probadas que contribuyan de alguna forma a disminuir gastos directos.

j) Temor a implantar acciones redituables (rifas, sorteos, etc.) que contribuyan al logro de recuperaciones económicas.

k) Olvido de gastos menores (propinas, IVA, servicio, garantías mínimas, factor inflacionario, intereses, etc.)
a) Reglas de la asociación o empresa que consideran conceptos concretos e los presupuestos y cuotas de inscripción o registro.
b) Contingencias que se deben tener en cuenta durante la elaboración del presupuesto.
c) Mínimo o máximo que el delegado participante debe recibir n lo que respecta a materiales o servicios durante la reunión.
d) Porcentaje de los costos generales de la reunión que deben abarcar los ingresos por concepto de cuotas de inscripción o registro.
Consideraciones específicas
Existen otras consideraciones específicas que el OPR tiene obligación de atender y evaluar al elaborar y determinar el presupuesto y las cuotas de inscripción o registro.
Después de atender dichas consideraciones se debe proceder a lo siguiente:

1) Analizar y comparar el presupuesto de egresos con el de otros eventos celebrados en el pasado.

2) Estudiar y comparar las cuotas de registro de los eventos realizados con las de los actuales.

3) Analizar y pronosticar, hasta donde sea posible, la asistencia real a la reunión.
• Determinación de cuotas de inscripción o registro
La fórmula más simplificada aplicada a esta acción es la siguiente:




Donde:
EV = egresos variables
EF = egresos fijos
C = contingencias
DE = delegados efectivos
a) Considerar de manera real el número de delegados que pagarán sus cuotas de registro correspondientes.

b) Determinar si en el renglón de egresos se han estimado los patrocinios, cortesías y contribuciones comprometidas y confirmadas por escrito.

c) Establecer de forma similar las cuotas correspondientes para los acompañantes, estudiantes visitantes, expositores, etc.

d) No olvidar las posibles contingencias para que sean cubiertas por concepto de cuotas de registro.
Al aplicar dicha fórmula se deben considerar con cuidado los puntos que siguen
Punto de equilibrio
Una comunicación eficaz con el gerente del hotel acerca del acomodo, equipo y servicios, contribuye considerablemente en el éxito de una convención. Los requisitos deben notificarse con anticipación, de manera que una reunión personal clave del hotel asegura que todas las responsabilidades estén oportunamente distribuidas y la convención se desarrolle sin tropiezos.
En el arreglo del salón suelen presentarse problemas, el personal del hotel puede evitarlos si sus decisiones se apoyan en tres requisitos:

1. Formular todas las especificaciones por escrito.

2. Revisar personalmente las especificaciones con el ejecutivo del hotel o con el encargado del auditorio, para asegurar el orden de cada detalle.

3. Designar a un integrante del equipo de trabajo del organizador, para que inspeccione cada salón de juntas antes de celebrar la reunión.
Es muy útil disponer de una libreta en cuyas hojas se detallen las actividades para cada evento, las hojas deben tener la siguiente información:

• Fecha
• Nombre y numero de función.
• Numero de salón.
• Hora de inicio y de terminación.
• Concurrencia esperada.
• Nombre del encargado del grupo
• Especificación de servicios especiales, facilidades requeridas y nombre de encargado de promoverlos.
Lista de verificación previa a la convención.

• Revisar todas las actividades, arreglos y cambios con el oficial de convención.
• Actividades: juntas, sesiones, exhibiciones, comidas, festejos, tour, etc.
• Facilidades, equipos y servicios.
• Montaje de los salones.
• Materiales, servicios, etc., para la convención

Hojas de actividad
La planificación implica una seria de fases que se enumeran enseguida:
* Lugar sede
* Alojamiento:
Numero de cuartos
Precio de la habitación
Servicios.
Propinas.
* Instalaciones y servicio:
Capacidad del salón para reuniones y banquetes.
Espacio para recepción y registro.
Espacio para exhibiciones.
Servicios para realizar eventos sociales.
Equipo
* Localización:
Facilidades de transporte de acercamiento local
Diversiones y actividades recreativas
Comercio.
* Permisos de importación en caso de que fuera necesario.
* Visas de cortesía para personas especiales.
Después de seleccionar el lugar sede se formaran los diversos comités.
Clasificación
Debe manejar el aspecto económico relacionado con:

* Ingresos ( cuotas, contribuciones, anuncios, etc.)

* Egresos ( promoción y relaciones, timbres y envíos, material impreso, decoración, transportación, diversión, etc.)
De finanzas
De programa
Entre las principales actividades de este comité destacan las siguientes:

* Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sociales y de trabajo.
* Imprimir el programa.
* Designar moderador o presidente de debate en cada reunión.
* Informar a cada moderador acerda de la hora y el orden del programa.
* Invitar con anticipación de los oradores sobresalientes para que participen.
* Obtener datos biográficos suficientes para la presentación de cada orador.
* Nombrar a la persona que presentara a los presentadores.
* Entregar programas a los oradores.
* Obtener el equipo necesario para oradores.
* Anticipar posibles cambios de programa.
De publicidad
Es encargado de que se realicen las actividades siguientes:

• Informar anticipadamente a la prensa acerca de la convención.
• Tener por escrito todos los detalles relacionados con el evento.
• Disponer de una mesa especial para los enviados de la prensa.
• Proporcionar a los periodistas copias de los discursos.
• Organizar entrevistas de prensa con los principales funcionarios y operadores de la convención.
• Visitar a los directivos de todos los medios informativos.
• Invitar a los miembros de la prensa a los eventos sociales y de trabajo.
• Realizar campañas de publicidad.
• Contar con un fotógrafo oficial.
• Investigar que tipo de noticias y fotografías tendrán difusión en el extranjero.
De alojamiento
Tiene la función de asegurar que los huéspedes cuenten con habitaciones que satisfagan todas sus necesidades, debe trabajar en coordinación con los gerentes de los hoteles seleccionados y con los encargados de reservaciones.
De festejos
Dicho comité debe vigilar las siguiente actividades:

• Diversiones especiales incluidas en el programa global.
• Todos los eventos sociales, incluidas variedades y orquestas.
• Arreglo de mesas para banquetes.
• Numero y determinación de los lugares requeridos para cada banquete.
• Numero de lugares en la mesa de honor.
• Hora exacta de inicio de evento.
• Programas y menús de cada banquete.
• Boletos de admisión para los eventos que se requieran.
De registro
Debe de controlar los aspectos siguiente:

• Formularios de registro y gafetes.
• Maquinas de escribir para elaborar boletines.
• Facilidades para cambio de moneda.
• Personal adicional.
• Alojamiento para registros de ultima hora.
• Material informativo acerca de la cuidad.
• Centro para mensajes telefónicos.
• Lista de participantes para la prensa e información internacional.
Recepción y hospitalidad
• Recibir a las personas en el aeropuerto
• Informar a los oradores e invitados especiales respecto sus tareas.
• Proveer boletos de cortesía a oradores.
• Invitar a las autoridades gubernamentales a los eventos especiales.
• Invitar a las personas que el orador sugiera, recibirlas y ubicarlas.
• Indicar a los integrantes de cada mesa de honor su lugar.
De transporte
Debe controlar los siguientes aspectos:

• Informar acerca de la transportación disponible.
• Informar acerca de los viajes antes y después de la convención y enviar esta información junto con el material de promoción.
• Informar a los invitados y oradores respecto de los viajes.
De exposición
Realiza los tramites necesarios para contar con el espacio para las exhibiciones, y proporciona información a quienes se interesan en hacer uso de el, además se encarga de los arreglos del arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la exposición.
De servicios generales
La tarea fundamental de dicho comité es efectuar los tramites necesarios para contar con los servicios que se requieren con los eventos sociales y de trabajo.
De ornato y rotulación
Controla el desarrollo de las siguientes actividades:

• Decoración de salón principal para reuniones.
• Decoraciones para banquetes y eventos sociales.
• Flores en las habitaciones de los huéspedes.
• Cortesías, menús impresos y tarjetas para asignar lugares.
• Obtención de espacio para almacenamiento de decoraciones.
Generalmente, la reservación de Hospedaje es un de los problemas que enfrenta el organizador de un evento. Por ello, es preciso recurrir a las personas que tienen amplios conocimientos al respecto, como los ejecutivos hoteleros, a fin de establecer conexiones y evitar posibles errores.

Se debe proporcionar a los ejecutivos del hotel un informe detallado con los siguientes datos:

1. Asistentes esperados
2. Cuartos necesarios, cantidad y tipo
3. Llegadas y salidas de los asistentes

Lista de Verificación para Hospedaje y Reservaciones
1. Asistencia Esperada
a) En el mismo lugar.
b) En un nuevo lugar.

2. Modelo Previo de Llegadas y Salidas

3. Asignación de Habitaciones
a) Tarifa.
b) Personal que la lleva a cabo.
c) Personal que recibe copias.

4. Procedimientos para efectuar las Reservaciones Especiales y las de Oradores
a) Reservado por la Organización
b) Reservado por el Huésped
c) Pagado por la Organización
d) Pagado por el Huésped

Hotel
a) Reservaciones
b) Cancelaciones
c) No-shows

Impuestos
a) Federales
b) Estatales
c) Municipales

Bebidas Alcohólicas
a) Leyes y Formas al Respecto
b) Cantidad Requerida
c) Convenios Relativos a Tarifas

Cuartos
a) Número de Cuartos Sencillos
b) Número de Cuartos Dobles
c) Número de Habitaciones para Oficinas
Suites Oficiales para los Encargados de la Organización
a) Numero
b) Tipo
c) Tarifa
d) Formas de Reservación
e) Entregadas por…
f) Enviadas por…
g) Calendario de Fecha de Envío
h) Tipo
i) Devuelto a…
j) Requisición para la Reservación del Hotel
k) Conformación y Asignación de Habitaciones
l) Hotel
m) Tipo
n) Políticas
o) Practicas

Leyes, Reglamentos, Licencias, Políticas y Practicas
a) Locales
b) Propias del Hotel
c) Establecidas por el Sindicato

Habitaciones Adicionales
a) Cantidad
b) Tipo
c) Asignación
Elementos complementarios
Las negociaciones del OPR o de las personas responsables de ciertas acciones que se indican en el programa general de trabajo son importantes y valiosas en cuanto a la elaboración del presupuesto . La habilidad para negociar no es una capacidad común en la mayoría de las personas. Un negocio, para serlo, debe beneficiar a ambas partes.
Deben regirse por las siguientes reglas :
-todo es negociable
-todo debe ponerse por escrito; contratos, acuerdos o confirmaciones
-no avergonzarse de preguntar
-no abusar
-conocer de antemano el potencial económico que represente la reunión
Argumentos validos de negociación:

La publicidad y difusión que el destino, hotel, linea aérea, centro de convenciones u otro tipo de establecimiento recibirá de acuerdo con la promoción del evento, como cartas, boletines, publicidad impresa, publicidad de radio etc.
la asignación oficial del hotel o linea aérea y el prestigio que esto representa
El numero de eventos sociales que se programaran (cenas, comidas, bailes, recepciones etc) y la derrama económica que esto representa.
d) el alto consumo en bares y restaurantes que los convencionistas asistentes ejercen este tipo de eventos.
e) las contrataciones independientes que las empresas o proveedores participantes en el evento realizaran (suites de hospitalidad, cenas, recepciones etc)
f) las compras al comercio local, arrendamientos de automóviles etc
g) consumos en restaurantes, clubes nocturnos, teatros y establecimientos similares por los delegados participantes en la reunión
Peticiones de negociaciones

Algunas peticiones que se puede negociar y que, según la habilidad del negociador son factibles de obtener justamente son:

a) Cuartos de cortesía, con base en la totalidad de cuartos pagados.
b) Mantas de bienvenida y atención especial para el registro de los delegador participantes
c) Coctel, recepción o evento social por parte del hotel, cámara de comercio, asociación de comerciantes, autoridades municipales o conjuntamente
D) Apoyos promocionales, como impresos tipo shells que ahorran costos promocionales, y otros impresos informativos (mapas, guías, carteles etc.)

E) Tarifas de transportación preferenciales o descontadas, reservaciones grupales, atención especial en el aeropuerto, mostrador para convenciones etc.

F) Acceso gratuito a las salas de trabajo, exposiciones etc

G) Descuentos especiales en restaurantes, clubes nocturnos etc
H) patrocinios en especie
i) apoyos publicitarios internos y externos

¿Con quienes se puede negociar?

A) hotel sede seleccionado y los de apoyo
B) linea aérea que vuela al destino seleccionado
C) autoridades oficiales de la sede; oficina de turismo, municipalidad, estado etc
D) organismos privados de la comunidad, como la cámara de comercio etc
E) empresas proveedoras de los diversos servicios contratado: arrendadoras de automóviles , transportistas generales etc
F) instituciones bancarias; tarjetas de crédito etc
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