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Gestión de Organigramas

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Transcript of Gestión de Organigramas

Antecedentes
Necesidad Inicial: Eficiencia y simplicidad en los cambios de organigrama (Reporting RRHH – Gerentes).

Posteriormente se detecta la posibilidad de incrementar la eficiencia si se contempla el flujo de cambios de organigrama a Organización y Comunicación RRHH, con lo que aparecen nuevos requerimientos (externos, representación, etc…)

HRIS
propone la herramienta
Meta4 PeopleNet
como solución
Requerimientos
1.-Gestión de las modificaciones.
2.-Gestión estructura y doble rol.
3.-Gestión de externos.
4.-Representación del organigrama.
5.-Integración sistemas actuales.
6.-Explotación de la información.
1.-Gestión de las Modificaciones
Lo realizan los HRBPs con Reporting RRHH medienta el intercambio de ficheros excel y se realiza solamente una vez al mes.

PeopleNet permitiría disponer de a los HRBPs de una herramientas donde realizar los cambios y que incluiría las validaciones correspondientes. Además para las partes inferiores del árbol, los cambios se podrían realizar directamente y sin validación (on-line).
2.-Gestión de la Estructura
Lo realiza Reporting RRHH conjuntamente con Organización una vez al mes en M4 eMind. Organización asigna los códigos y Reporting RRHH los introduce en la herramienta, lo que es poco eficiente. En ocasiones se reutilizan códigos. El sistema actual no permite la gestión del histórico de asignaciones realizado y tampoco trabajar a futuro.

PeopleNet permitiría trabajar de manera autónoma a Organización, también permitiría disponer de un código único para la unidad de organigrama y de la gestión de información histórica, permitiendo también trabajar a futuro adelantando los cambios y por tanto el trabajo.
3.-Gestión de Externos
Lo realiza Organización de manera manual con los HRBPs y responsables de externos mediante el intercambio de ficheros excel que se introducen en Gestión de Identidades.

PeopleNet permitiría disponer de una visión unificada del organigrama con todos los tipos de colaboradores (internos, ETTs, impatriados, consultores, becarios, ...) además se incrementaría el control y por tanto se minimizarían los riesgos.
4.-Representación del Organigrama
Lo realiza Comunicación HR y Organización conjuntamente con los HRBPs de manera totalmente manual en PowerPoint.

PeopleNet incluye la posibilidad de generar la representación gráfica de los organigramas directamente. Además permite configurar la salida (colores, ramas ocultas, ...) y guardar esta configuración para posteriores extracciones.
5.-Integración Sistemas Actuales
Meta4 eMind distribuye datos a través de 18 interfases diferentes a múltiples sistemas, muchos de los cuales también reciben información sobre el organigrama de la organización.

Meta4 continuará enviando esta información salvo para aquellos sistemas que necesiten una información más actualizada o de un colectivo que solo este identificado en PeopleNet, inicialmente se ha identificado el interfase con Gestión de Identidades (información que posteriormente fluye al Directorio de Grupo y finalmente al Portal One)
Funcionalidad PeopleNet
Definir y gestionar la estructura organizativa

desde el punto de vista funcional y geográfico, a través de Unidades organizativas y Lugares de trabajo.
Consultar
la vista general del organigrama de la empresa
de manera actual, retrospectiva o futura.
Asignación de
más de una funcionalidad (ROL) a un solo colaborador
.
Gestionar de manera independiente
Equipos de trabajo
y sus componentes.
Definir y gestionar los
Centros de coste
en los que se encuentra dividida la empresa.
PeopleNet permite definir y gestionar las
Organizaciones externas
y la información relacionada con ellas.
Gestión del personal externo
de manera conjunta al resto de la organización.
3.2-Gestión de Commuters y STA
Existe una nueva necesidad legal de tener control sobre aquellas personas que permanecen en España por más de 8 días, con la obligación de comunicarlo a la Dirección General de Trabajo.

PeopleNet permitiría tener inventariado y registrado este colectivo.
1.1.-Agilidad de las Modificaciones para Sirius
Permitir al IAM la asignación de permisos para Sirius de acuerdo al organigrama que ocupa el colaborador ya que existen 25 políticas diferentes en función del puesto/nodo del gestor. También el organigrama se utiliza para aportar visión jerárquica de la carga de trabajo a los jefes de equipo.

Para ello, es necesaria dotar de agilidad a los HRBPs para que puedan realizar estos cambios con la suficiente rapidez de manera que se vean reflejados en Sirius los más rápido posible.
3.1.-Gestión ETTs
Existe la posibilidad de realizar bonificaciones cruzadas entre colaboradores en nómina y colaboradores de ETT, actualmente esto se fuerza manualmente. PeopleNet permitirá realizar una correcta bonificación.

PeopleNet permitirá controlar a través de un identificador único los diferentes contratos temporales de una persona ya sea ETT o empleado y evitar la concatenación de contratos temporales.
Gestión de Organigramas
PeopleNet
Sistemas de Información de Recursos Humanos - 19.07.2013
5.1.-Interfase a GI desde PeopleNet
Eliminar el actual interfase entre Meta4 eMind y Gestión de Identidades que solo incluye el personal en nómina por otro entre PeopleNet y Gestión de Identidades que incluya todos los colaboradores (personal en nómina, externos, México, becarios, etc...)
2.1.-Gestión colabores varios Roles
El sistema actual no permite una correcta gestión de aquellas personas que desempeñan más de un Rol en la organización. Los pocos casos que existen requieren de una gestión manual e individualizada.

PeopleNet permite la asignación de diversos roles a un único colaborador y asignar estos roles dentro del organigrama.
5.2.-Integración Organigrama con Y03 Gastos
La estructura Y03 es la base de la autorización de gastos de los colaboradores. El mantenimiento de esta estructura se realiza de manera manual. Los constantes cambios en la estructura organizativa implican rehacer esta estructura manualmente.

Establecer un interfase entre el organigrama registrado en PeopleNet y Host para la alimentación automática de esta estructura y sus relaciones.
3.3.-Gestión colectivo de México
Actualmente el colectivo de México se encuentra informado como empleados externos en gestión de identidades

Meta4 Peoplenet permitirá tener integrado totalmente este colectivo dentro del organigrama y estos colaboradores identificados de la manera más adecuada.
5.3.-Integración Herr. Autoreserva de Viajes
Desde procurement se esta valorando la implementación de una herramienta que facilite y permita la autogestión en la reserva de viajes.

Para ello será necesario nutrir esta aplicación con los datos correspondientes a Colaboradores, Managers, direcciones de correo electrónico y centros de coste.

Esta herramienta estaría prevista para la totalidad de los colaboradores situados en España independientemente de la entidad en la que estén.
6.-Explotación de la Información
Permitir a los usuarios la extracción y explotación de los dato de una manera sencilla y dinámica, permitiendo:

La extracción de KPIs de manera periodica.
La extracción de informes preconfigurados.
La realización de nuevas consultas sencillas por parte de los usuarios.
La posible integración de estos datos con los sistemas BI de la compañía.
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