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Team & Time Management for AIESECers - LDS Chile 2013

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by

Juan Ignacio Zaffora

on 15 April 2014

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Transcript of Team & Time Management for AIESECers - LDS Chile 2013

Gestión del tiempo
(Time Management)

Generalidades de Team Management
Liderazgo en Team Management
Tips para tener un efectivo Team Management
Propósito en Común
Gran Comunicación
Confianza y respeto mutuo
Liderazgo Compartido
Construir desde la diferencia
Aprendizaje Continuo
Flexibilidad Adaptabilidad
Métodos Efectivos
Desempeño
óptimo de equipo
Gestión de equipos
(Team Management)

Problemas comunes:
Suena el teléfono todo el tiempo
Visitas inesperadas
Miles de eventos informales
Reuniones demasiado largas y encima la gente no es puntual.
La falta de delegación
Millones de mails por día
Me cuelgo con la TV
Facebook!!!! / MSN/ Twitter..
No se organizarme
Problemas técnicos
No se decir NO
MAS
TARDE
Es un espacio continuo e indefinido
No tiene límite
Quién dice: "lo hago más
tarde" NUNCA MIENTE
Es apaciguador de tensiones
La manera más
fácil de engañarse
se eluden compromisos
Falta de metas y
objetivos específicos
"después te llamo"
"luego te pago"
son formas de enviar actividades al
"MAS TARDE" y no comprometerse
Elegí qué hacer
Elegí qué no hacer
y hacelo
y no lo hagas
cuando agregamos cosas al "más tarde"
se vuelve un peso muy difícil de cargar
Es un recurso preciado.
No se puede retroceder.
No se puede ahorrar.
Si se derrocha no se recupera.
Todas nuestras decisiones se centran en 2 tipos de aspectos.

Lo urgente: tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata

Lo importante: Aquello que contribuye con tus objetivos de vida personales u organizacionales.
El tiempo:
Elegí tu mejor planificador... Puede ser una agenda, o un aparato electrónico..

Que te permita...
escribir listas de cosas para hacer y espacio para escribir números telefónicos, direcciones y otra información básica de identificación/ referencia
una vez elegido el planificador..

Recopila toda la información más importante (nº teléfono, direcciones, etc.)

Escribí, ni bien te levantas, toda la lista de cosas
que vas a hacer en tu día.

También todas las reuniones que tengas en
los próximos días.
Al principio cuesta hacerse el hábito. Ten paciencia.
Una vez que esto se convierta en un hábito diario, va a permitirte organizar tu día y no olvidarte de nada…

Es muy importante que tengas siempre tu planificador con vos.. Y que lo revises seguido.

Escribí en él todas las citas programadas, y las adicionales ni bien te surjan...

Ponle diferentes colores, así podes marcar PRIORIDADES…

Al finalizar el día mírala y fíjate que cosas hiciste en tu día y que no...
Tips que pueden ayudar
Si estás estudiando,
apagá la compu, la tele, la radio
Si trabajás en la computadora,
cerrá el facebook, el chat, etc...
Planificá los descansos,
y TOMÁTELOS.
No te vuelvas loco/a
Relajate, el stress es lo
que más tiempo nos quita
En Resumen
Organizate
Planea tus actividades
Prioriza
Disciplinate
Qué es lo más importante para hacer?
Crea el hábito del plan y de establecer tus prioridades...
Forming
* La formación del equipo se inicia y el equipo se reúne
* Los miembros se sienten ansiosos y pasan tiempo en conocerse mutuamente
* Las funciones y responsabilidades no están claras
* Se depende mucho del coordinador/líder
Storming
* Los miembros del Equipo aportan ideas a través de debates sobre cómo proceder con la tarea:
- Sobre las prioridades de trabajo;
- Claridad de la finalidad de la tarea;
- Roles y responsabilidades y
- Los procesos a seguir
* Pueden surgir influencias de las ideas y las luchas de poder.
* Los compromisos pueden ser necesarios para permitir el progreso.
* Los miembros del equipo pueden desafiar a los coordinadores y líderes.
Norming
* Trabajo en equipo comienza
* Roles y las responsabilidades son claras y aceptadas
* El equipo comienza a mostrar un comportamiento participativo y la toma de decisiones pasa por un acuerdo de grupo
* Compromiso, confianza y unidad aumentan
Performing
* Esta etapa se caracteriza por altos niveles de:
- La orientación a la meta,
- Las relaciones interpersonales,
- La independencia, la motivación,
- El conocimiento y
- La competencia en los miembros del equipo
* El equipo sabe qué, por qué y el cómo de la tarea que se está ejecutando
* Alto nivel de respeto en la comunicación entre los miembros del equipo
* Equipo espera la delegación de tareas en lugar de la instrucción / ayuda
Tiempo
Performance
Norming
Forming
Performing
Storming
Las 5 disfunciones de un equipo
Patrick Lencioni

Tips para construir
equipos
Conocerse
Momentos
Informales
Definir visión y
metas claras
Usar la visión
Definir reglas
Acordar roles y
responsabilidades
Usar las reglas
Reuniones de
equipo
Planificación y
seguimiento
Hitos y
reconocimientos
Liderar con
el ejemplo
Días de
equipo
Identidad
Es muy difícil trabajar apropiadamente con personas desconocidas.

Lograr enlazar el equipo es muy importante, especialmente al principio.

Realizar algunos “ice breakers”, “get to know”, “my personal story”, juegos generadores de confianza, cocinar algo juntos, etc.
No debe olvidarse que los momentos de distensión informales no deben ocurrir sólo en el comienzo.

Esto debe hacerse durante todo el término del equipo de trabajo.
Ejemplos de momentos informales:
Comer algo juntos al finalizar las reuniones semanales.
Ir a un pub el primer viernes de cada mes.
Cada mes, un miembro del equipo cocina para el resto.
Jugar a algún deporte, a las cartas, algún juego de mesa 1 hora por semana.
El equipo debe tener una clara visión que ellos, como equipo, deben alcanzar y trabajar por él.

Sin dirección, es difícil mantener a todos en el mismo camino, y es muy probable que la dirección del equipo genere situaciones de conflicto cuando las diferencias emerjan.
La visión debe ser resultado de las visiones organizacionales y las metas.
“Cuál es la contribución de nuestro equipo a las metas de la organización”
Construir una visión es relativamente fácil, pero también es fácil olvidarla en el tiempo.

Vos, como líder, debes recordar constantemente la visión del equipo para tomar las decisiones y relevar el progreso de las actividades en pos de la visión.
Ejemplo:
Cada trimestre pintar la oración de la visión en rojo, amarillo o verde, dependiendo de cuán cerca está de ser real o no.
Esto define quién es responsable por cada actividad y por alcanzar cada meta.

Es básicamente acordar y entender claramente las Job Descriptions y comprender cuál es la unión entre el rol individual y la visión y metas del equipo.
Las reglas del equipo ponen en conocimiento de todos lo que es aceptable y lo que no.
Cuál es la periodicidad de las reuniones de equipo?
Cuál es la obligatoriedad de las reuniones? (cuáles son las razones aceptadas para faltar a las reuniones)
Cuál es el tiempo de gracia para llegar tarde?
Puedo interrumpir a otros mientras hablan?
Cuándo se realiza el control sobre la planificación?
Cuándo el líder toma decisiones sólo y cuándo las debate con el equipo?
Algunas de las reglas son puestas por el líder y otras son consensuadas entre los miembros. Es importante centrar las principales para tener una base sobre la cual trabajar.
Como con la visión, es fácil determinar las reglas y olvidarlas después.
Es función del líder del equipo demarcar las primeras actitudes o acciones que van por fuera de las reglas, aunque se crean insignificantes.
Ejemplo:
Una buena acción es recordar periódicamente las reglas del equipo, evaluar su efectividad, y ver si el equipo quiere agregar, eliminar o modificar alguna de ellas.
Uno de los problemas más comunes que ocurren en los procesos de equipos son reuniones sin dirección o sin la frecuencia necesaria.

Idealmente, las reuniones deben ocurrir semanalmente y en ellas se deben generar pasos concretos a llevar a cabo para alcanzar las metas de la planificación.
Es muy lindo tener una visión y metas, pero sin una planificación para alcanzarlas, es muy probable que el equipo fracase.

Nuevamente, una de las actividades más importantes no es la planificación, sino la revisión constante de la misma.
Reunirse individualmente con cada miembro y evaluar el progreso de lo planificado, así como la planificación global.

Si es necesario, ajustar la planificación para mantener la dirección correcta.
Es importante tener no sólo metas finales, sino también hitos que alcanzar (resultados a corto plazo), para que los miembros puedan ver que están en el camino correcto.
No hay que pasar por alto reconocer el trabajo por alcanzar los hitos, y también celebrar los pequeños logros como equipo.

Ejemplo:
Medir los deliverables cada mes.
El líder debe actuar como los miembros esperan que actúe. Si el líder sigue las reglas, si da un modelo, la gente verá que es importante seguirlas.

Querés que los miembros den feedback positivo? Comenzá dando feedback vos a los miembros…
Ejemplo:
Si no respetas los deadlines, si llegas tarde a las reuniones, etc… los miembros harán lo mismo.
Es una de las herramientas mas útiles para armar equipos. Los Team days son momentos extensos donde el equipo se reúne con otros fines totalmente distintos a los usuales.

Como en una conferencia, puede tener diferentes objetivos y sesiones, como diferente duración de tiempo. Pueden tratar puntos del trabajo pero desde otro punto de vista, o tocar temas actitudinales, lúdicos, reflexivos, etc.

Puede ser un team day un día o incluso un fin de semana de reunión o varias horas.
Nombre, logotipo, remeras, canciones, son cosas que crean sensación de unidad y de ser parte de algo que enorgullece.
1. Mantener el propósito, metas y el enfoque
2. Construir compromiso y confianza
3. Fortalecer la mezcla y los diferentes niveles de habilidades
4. Manejar las relaciones con externos, incluyendo la remoción de obstáculos
5. Crear oportunidades para otros
6. TRABAJAR
6 cosas necesarias para un buen liderazgo del equipo
Emprendiendo en equipos.
Cómo construir equipos emprendedores exitosos

MUCHAS GRACIAS
jzaffora@ematris.cl
Espero sus comentarios en
1. Chequear el estado de formación del equipo
2. Conversar con el equipo sobre la situación actual
3. Marcar cuáles de los 13 puntos necesitas aplicar a tu equipo para mejorar el Team Management!
4. Planificar tiempos para la construcción del equipo
5. USAR los contenidos que quieras!!!
What´s next?
jzaffora@ematris.cl
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