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Copy of RECEPCIÓN DE FACTURAS Y CUENTAS POR PAGAR

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Leonardo Gamboa

on 28 May 2014

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RECEPCIÓN DE FACTURAS Y CUENTAS POR PAGAR
Las facturas de proveedores se recibirán los días lunes de 8:30 a.m. a 3:00 p.m.

Recepción debe realizar el reporte de Entrega de Facturas RE-AD-04.

Semanalmente contabilidad debe de verificar que cuentas por pagar están por vencer. Es necesario realizar un Listado de Cuentas por Pagar RE-AD-06 para que el Gerente General tome la decisión de que se pagara.

Cuando se emitan los cheques por pago a proveedores, contabilidad solo podrá entregarlos al área de recepción.

Después de recibir el Reporte de Entrega de Cheques RE-AD-08 contabilidad debe de archivar los vouchers entregados por recepción.
RECEPCIÓN DE FACTURAS A PROVEEDORES

No se recibirán facturas con manchones o borrones

Solo serán aceptadas aquellas facturas que tengan correcto los datos de Blessure:
Blessure S.A.
Dirección 2da ave 13-35 zona 17 Ofibodegas Los Almendros, Bodega 31
Tel: 2255-6219 al 21
 
Debe de tener la descripción del gasto, monto correcto, sus respectivas retenciones y adjuntar orden de compra.

Cuando sea un nuevo proveedor se le debe de especificar los datos que debe de incluir la factura. Al igual el día, la hora y el lugar en la que puede entregar su factura.
 
No se recibirán facturas después del horario establecido, solo las que fueren autorizadas por el Director Administrativo.

ENTREGA DE FACTURAS A CONTABILIDAD

Recepción tiene la responsabilidad de entregar las facturas los días martes de 9:00 a.m. a 9:30 a.m.

Estas facturas debe de ingresarlas en el Formato de Entrega de Facturas a Contabilidad RE-AD-04.

Contabilidad debe de revisar que los datos de las facturas coincidan con la información del formato Entrega de Facturas a Contabilidad RE-AD-04, si la información no es correcta, las facturas no serán recibidas.

POLÍTICAS PARA LA EMISIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Solo se creara una cuenta por pagar cuando se haga constancia del gasto realizado.

Existen proveedores que no emiten facturas, el comprobante será un recibo, se adjuntara la orden de compra realizada por pricing, previamente autorizada por el Director de Comercial o Administrativo.

Es necesario que exista la ficha del proveedor, esta ficha debe de realizarla pricing en Excel, según formato RE-AD-15.

POLÍTICAS PARA LA EMISIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES.

 
El Gerente General debe de autorizar las cuentas por pagar que se cancelaran.

Contabilidad realizara el Listado de Entrega de Cheques a Recepción RE-AD-07.

Los cheques de pago se entregaran los días viernes de 2:30 p.m. a 5:00 p.m., solo el Director Administrativo podrá autorizar la entrega de cheques fuera del horario establecido.

El proveedor o persona autorizada para recibir el cheque deberá de firmar el voucher, escribirá su nombre, N° de DPI y fecha.

Recepción realizará el Reporte de Entrega de Cheques RE-AD-08 también adicionara los vouchers de cheques entregados.

Los cheques que no fueron entregados se guardaran en un lugar seguro (caja fuerte), hasta la próxima fecha de entrega.

Si la persona responsable de entrega de cheques no estuviese, solo contabilidad puede entregar cheques, así mismo deberá informar por medio de correo electrónico al Director Administrativo y a recepción.

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