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LOGISTICA ORGANIZACIONAL DE EVENTOS

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martha liliana zuloaga

on 31 May 2013

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Es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera que pueda generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad.Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos. Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación. LOGÍSTICA ORGANIZACIONAL DE EVENTOS

Es el proceso de diseño, planificación y producción de diferentes eventos los cauales cada uno pueden tener diferentes finalidades. De acuerdo con la Naturales del Evento Sociales
Culturales
Comerciales Educativos
Deportivos
Tecnológicos Políticos
Científicos
Recreativos De acuerdo con el Grado de Exclusividad Públicos Privados De acuerdo con el Alcance y Magnitud del Evento Mundial
Regional Internacional
Local Nacional
* Campañas
 * Congresos
* Seminarios
* Cursos
* Foros 
* Charlas
* Conferencias de Prensa
* Inauguraciones
* Entregas de Reconocimientos INSTITUCIONALES * Lanzamiento de Productos
* Ferias
* Stand
* Exposiciones Comerciales COMERCIALES * Desayunos
* Almuerzos
* Cenas
* Coffee Breaks
* Tés
* Brindis
* Cócteles
* Recepciones SOCIALES * Bautizos
* Primeras Comuniones
* Quince Años
* Bodas
* Cumpleaños
* Funerales FAMILIARES * Condecoraciones
* Fiestas Nacionales
* Visitas Oficiales
* Saludos Oficiales PROTOCOLARIOS Y CEREMONIALES DEPORTIVO EDUCATIVOS ECLESIÁSTICOS Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento El nombre debe ser:
Corto y llamativo.
Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento. Cordinador General
Comisión de Trabajo
Comisión de Logística
Comisión Técnico-Académica
Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo
Comisión de festejos y Recreación Se debe tener en cuenta:

Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.
Horario y frecuencia de los transportes.
Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta. Ciudad Sede.
Instalaciones específicas
donde se realizará el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminación
Equipos
Acceso DURACIÓN

OBJETIVOS Publicidad y Promoción
Impresos y Originales
Alojamiento
Alquiler y Montaje Salones
Transporte
Eventos Sociales
Recursos Humanos
Servicios Profesionales
Papelería
Alquiler de Equipos
Otros
Imprevistos EGRESOS Espacios Publicitarios
Actividades especiales
Venta de comidas y bebidas
Concesiones para venta
Cuotas de registro al evento
Donativos y patrocinios
Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas. INGRESOS Medios de Comunicación
Correo Directo
Publicidad Impresa Volante Aviso de prensa 1 2.- Registro de los Participantes
3.- Realización del Acto de Inauguración
4.- Realización Cóctel de Bienvenida
5.- Implantación del Programa General de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realización Evento Social de Despedida
8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte Conclusiones
Elaboración de la Memoria
Información de Tipo
Académica y Administrativa EVALUACIÓN
Comparación cualitativa y
cuantitativa entre lo programado,
lo ejecutado y lo alcanzado OPINIÓN
Participantes
Expositores
Ponentes
Comité Organizador Auspiciantes
Patrocinantes
Ponentes
Otros Colaboradores Cancelación de Obligaciones con
proveedores.
Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el evento.
Devolución de cualquier material o
equipo que se haya solicitado en
préstamo. Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber. Alguna señales a tener en cuenta • No contar con información completa y clara del departamento comercial
• No hacer una visita de pre-producción logística, en el lugar del evento
• No contratar personal freelance suficiente
• Errores en la planeación de equipos para llevar determinado montaje
• No prever los posibles inconvenientes durante el proceso de montaje y el mismo evento ni estar preparados para resolverlos ERRORES COMUNES EN UN EVENTO
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