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Cero papel

Presentación de la aplicación 'Mis Oficios'
by

Zapotlán El Grande

on 28 October 2014

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Transcript of Cero papel

1'659,000
$234,291
9
100
17
CERO PAPEL
Mis Oficios
...por cada 22 mil oficios que se imprimen en papel...
¿Sabias que...
...se talan
árboles?
... se consumen
litros de agua?
MIL
... se utiliza la energía que gastan mensualmente
hogares?
...en el 2012, el Gobierno Municipal de Zapotlán El Grande gastó...
¿Sabias que...
en tintas y toner para impresoras y fotocopiadoras
$681,870 mil pesos
pesos en la impresión de hojas membretadas
$12,146
pesos en la compra de
hojas tamaño carta y oficio?
Actualidad
Actualmente se realizan los siguientes pasos:
1. La secretaria redacta
el documento
2. Se imprime el documento para revisión y/o firma
3. Para continuar se firma el documento, de lo contrario se rechaza y vuelve a redactarse (paso 1)
1
Hoja
2
Hojas
4. El documento es enviado fisicamente a su destinatario
5. El documento es recibido por la secretaria del destinatario
3
Hojas
Se archiva el documento
Se firma copia
de recibido
6. El documento es leído por el destinatario final
En promedio son como mínimo tres hojas las que se consumen para un oficio simple, 1. el borrador, 2. la original con firma y 3. la hoja de recibido.
Se consume más tiempo en el envío físico del documento, es mayor para dependencias fuera del palacio municipal o cuando es enviado a más de una persona incrementándose a su vez la cantidad de papel utilizado.
El archivar los documentos genera un alto consumo de espacio físico e incrementa el tiempo de búsqueda de un documento, considerando que este debidamente organizado
Mis Oficios
Con la aplicación Mis Oficios el proceso cambia:
1. La secretaria redacta
el documento dentro de la aplicación Mis Oficios
2. Se envia el documento digital como borrador para revisión y/o firma
3. El firmante revisa el documento, puede firmarlo, editarlo o devolverlo.
0
Hojas
0
Hojas
4. El documento es enviado digitalmente a su(s) destinatario(s)
5. El documento es recibido y leído por el destinatario final
0
Hojas
Se archiva el documento digitalmente
Se registra la fecha de lectura
Ventajas
$
0 Hojas
Ninguna hoja es utilizada durante todo el proceso, de igual forma el documento es procesado y archivado electrónicamente ocupando solo espacio digital.
Tintas y toner
El consumo de tinta para impresoras y toner de fotocopiado es reducido por lo menos en un
50%
por la nula necesidad de imprimir un documento de manejo interno.
Horas Hombre
El tiempo de envío, es suprimido definitivamente, pues una vez firmado el documento, este llega inmediatamente a su destinatario
Mejora la productividad de los empleados, permitiendo utilizar el tiempo empleado en llevar y buscar documentos, en actividades mas productivas
El flujo de documentación en papel es reemplazado por un documento electrónico, permitiendo la entrega inmediata del mismo, facilitando las labores de control y seguimiento de una manera más eficiente.
80% menos tiempo
El tiempo de búsqueda de un documento es reducido hasta en un 80% gracias a los filtros de búsqueda establecidos, permitiendo encontrar rápidamente un documento archivado
Seguridad
La seguridad de los documentos y archivos se encuentra altamente resguardada en nuestros servidores, realizando respaldos periódicamente, garantizando la existencia de los documentos
Firma Electrónica
La firma es una palabra, pequeño mensaje o dibujo, que tiene como fin identificar, asegurar y autentificar la identidad de un autor o remitente como prueba del consentimiento y aprobación de la información contenida en un documento o similar.
Firma Autógrafa
Fácilmente puede ser copiada por otra persona.

El documento puede ser falsificado o modificada la información del contenido.

Documento fácilmente extraviable.
Certificado digital
Datos encriptados por medio de un sello único para cada documento

La aplicación comprueba si los datos del documento han sido falsificados

El documento queda respaldado en nuestros servidores, así como una copia de respaldo externa.
Firma autógrafa
El certificado digital contiene la información de la persona poseedora de la firma, para generar la llave privada con que se generará la firma digital, esta es plasmada en el documento para generar la firma única que avala el documento.
Certificado digital
Certificado digital
El Gobierno del Estado de Jalisco, es el organismo certificador de firma electrónica que respalda nuestro proceso, el cual es un ente autorizado para expedir certificados electrónicos con validez a nivel internacional.

El Gobierno Municipal cuenta ya con un convenio para utilizar la firma electrónica del Gobierno el Estado, siendo con ello el tercer municipio en Jalisco en implementarlo detrás de Guadalajara y Zapopan.
Económicas
Seguridad
Administrativas
...con el uso de Cero Papel se tendrá un ahorro en gastos asociados a mensajería y tiempos muertos o perdidos?

...también se dejarán de utilizar vehículos para el proceso de envío y recepción de documentos internos oficiales, ahorrando mantenimiento, gasolina y horas hombre?

...el 100% de la aplicación "Mis Oficios" es desarrollado por el Departamento de Tecnologías de la Información contribuyendo a un GOBIERNO SUSTENTABLE
¿Sabias que...
Presentación de la aplicación web "Mis Oficios" pensada para permitir gestionar el flujo de documentación entre departamentos sin la necesidad de imprimir en papel.
Proyecto desarrollado por:
Departamento de Tecnologías de la Información
Área de Gobierno
Electrónico
Conclusiones
Reducción en un 50% en el consumo de papel, tintas y fotocopiadoras
Eliminación de tiempos muertos en el envío de documentos.
Reducción en el combustible para el envío de oficios entre dependencias así como el desgaste de vehículos oficiales.
Elimina la necesidad de contar con archiveros y espacio físico en oficinas para el almacenamiento de documentos.
Evita la pérdida de documentos y agiliza la búsqueda en documentos guardados.
Los ahorros pueden destinarse a otros rubros de mayor importancia como a la mejora de tecnología, llevando a la generación de más ahorro.
Contribuir en el cuidado del medio ambiente.
Gracias
Demostración
Medio ambiente
0 documentos
extraviados
Ningún documento enviado o recibido, puede ser eliminado, evitando los extravíos de oficios y falta de lectura de los mismos.
Espacio físico
El espacio físico queda reducido a los equipos servidores del Gobierno Municipal.
Retomando, en el 2012 el Gobierno municipal...
...contribuyó a la tala de 1,281 árboles
...se consumieron 7'540,909 litros de agua
...se utilizó la energía de un mes para 679 hogares
por todo el papel utilizado
Y esto se puede REDUCIR A LA MITAD contribuyendo al medio ambiente como un GOBIERNO ECOLOGICAMENTE RESPONSABLE
Accesibilidad
La aplicación Mis Oficios puede ser utilizada desde cualquier equipo conectado a la red del Gobierno Municipal
De igual forma puede accederse desde Internet mediante un usuario y contraseña
Y a través de dispositivos móviles como smartphones con conexión a internet
Costo anual del envío de oficios
Costo de elaborar y enviar un oficio simple
Elaboración de documento tiempo promedio: 30 min. =
$12.57*
pesos
Impresión y/o fotocopiado (por las tres hojas):
$2.00
pesos (incluyendo el costo de las tres hojas)
Traslado de documento: 15 min. promedio
$6.28
pesos
Para envío a otras dependencias el consumo de vehículo o transporte urbano es de: $10.00 pesos en promedio.

Total de un oficio simple:
$20.85
pesos y $30.85 para los externos

En 2012 se envió un aproximado de
16,328
oficios (internos y externos), generando un costo de
$340,438.80
pesos sin considerar oficios con hojas anexas y/o enviado a más de una dependencia ocasionando más consumo de hojas impresas y horas hombre en el envío de los mismos.
* considerando un sueldo mensual de 4,900.00 pesos
Costo de la aplicación Mis Oficios
Costo de elaborar y enviar un oficio simple
Elaboración de documento: 30 min =
$12.57
pesos

Total de un oficio con cualquier nivel de complejidad:
$12.57
pesos.
Utilizando el aproximado de oficios de 2012 (16,328) y considerando el 50% de ahorro tenemos 8,164 oficios, que generaría un costo de
$102,621.48
pesos, contra los $340,438.80 pesos, obteniendo una reducción del costo a
$272,840.88
pesos.
Desarrollo de la aplicación
La aplicación Web "Mis Oficios" llevó en tiempo y costo de la siguiente forma:
Tiempo de desarrollo versión 1.0: 1 año con 2 meses utilizando
1,684 horas
distribuidas en análisis, desarrollo, configuración, depuración, documentación y pruebas.
Con un costo de:
$85,629.61
pesos
Personal asignado al proyecto: 2

El proyecto a contado con el apoyo de:
Archivo Histórico Municipal
Personal de T.I. para pruebas
Personal de la Dirección de Servicios Públicos para pruebas de la versión Beta
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