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Informe de Gestión Alcadía de Manizales

Secretaria de Servicios Administrativos - Alcaldía de Manizales
by

Estefania Aguirre

on 10 December 2015

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Transcript of Informe de Gestión Alcadía de Manizales

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
URNA DE CRISTAL
Es una estrategia para la divulgación,transparencia, pedagogía y fortalecimiento del proceso contractual de la Administración Municipal.

GESTIÓN
TECNOLÓGICA
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

INFORME
DE GESTIÓN

Octubre 8 de 2014
GESTIÓN
HUMANA
GOBIERNO EN LÍNEA
ATENCIÓN AL
USUARIO
Fortalecimiento físico y operativo.
Optimización del servicio
Atención anual de 140.000 mil y 3.300 PQRD
Disminución del 5% del tiempo de atención en PQRD
3 canales alternativos para atender requerimientos
Encuestas telefónicas
35 Trámites
Eficiencia Administrativa y
Optimización del uso del papel
PQRD, GED y ARCO
Cargar respuestas con todos sus anexos para su trazabilidad
Utilizar la firma mecánica
Contestar de manera oportuna
No imprimir los correos, ni las solicitudes del GED
Imprimir documentos en ambas caras y/o usar papel reciclable
CONECTIVIDAD
E INTERNET
GESTIÓN
TECNOLÓGICA
Adquisición de microcomputadores y equipos informáticos
USO RESPONSABLE
DEL INTERNET
MESA DE AYUDA
Ventanilla única y correspondencia
AYER
Canal de
4 Megas
Red Interna
Banda Ancha de
2 megas
Red inalámbrica
10 usuarios.

HOY
Canal
50 Megas
banda ancha en fibra óptica Red Interna
Canal
50 Megas
banda ancha en fibra óptica Red Inalámbrica
Actualización equipos de protección de la Red

455 Equipos
Cableado estructurado
Renovación de la red de datos en pisos 3 y 9
Estandarización de software de oficina
458 Licencias
de Office
Ocupación
Sitio Web
Observación
Comentario
1
manizales.adacs.co
Impuestos
2
85.12.58.201
Antivirus
3
horalegal.sic.gov.co
Hora legal Col
4
runt.com.co
Tránsito
5
amoryamistad.com.co
Citas
6
manizales.gov.co
Pág. Alcaldía
7
storage.msn.com
Entretenimiento
8
fbstatic.a.akamaihd.net
Facebook
googleads.g.doubleclick.net
Publicidad Google
9
oferta.senasofiaplus.edu.co
SENA -Cursos
10
MINTIC - $750’ - Alcaldía - $190’.

GOBIERNO ELECTRÓNICO
Pagos realizados: 4.000

Respeto a las normas sobre derechos de autor:
Mantenimiento de la red eléctrica y de iluminación
VIGILANCIA RESPONSABILIDAD DE TODOS
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Portar el carnet.
Gestionar oportunamente la autorización para el ingreso de personal fuera del horario.
Reportar oportunamente el ingreso y retiro de objetos.
Permitir la revisión de bolsos, maletines por parte del personal de seguridad.
NO dejar el área de trabajo sola.
NO dejar celulares, portátiles, maletines o bolsos sin la debida seguridad.

SIGEP
SIGEP - El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - www.sigep.gov.co
La ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
Diligenciamiento de la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas en el aplicativo del SIGEP.
ARCHIVO
MUNICIPAL
ADMIARCHI
, Software para facilitar la administración y gestión documental, a través del cual se pueden efectuar transferencias y consultas de documentos.

Transferencias documentales del 65% de las dependencias.

Faltan:
TIC y Competitividad
Tránsito
Deporte
Educación menos Cobertura
U. Planeación y Epidemiología (Salud)
Unidad de Seguridad Ciudadana (Gobierno)
Grupo de Contabilidad y Grupo de Fiscalización y Control (Hacienda).

TRD a 14 Secretarías y
58
dependencias
Capacitación en TRD a
68
funcionarios

Organización, clasificación e inventario del
35%
de los fondos acumulados.

Elaboración de
tres (3) TVD
: Secretarías de Gobierno y Tránsito, Despacho del Alcalde.


FUNCIONARIOS DE PLANTA QUE FALTAN POR DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN EN EL SIGEP

TOTAL FUNCIONARIOS
PLANTA
HOJA DE VIDA
%
DECLARACIÓN
JURAMENTADA
%
521
201
39%
114
22%
BIENES MUEBLES
CÓDIGO DE BARRAS
Se han marcado el 95% de los Bienes Muebles.

Lo anterior permite agilizar la verificación del inventario, mediante la identificación de cada uno de los bienes y sus responsables.

Depuración del inventario de bienes muebles de la administración central municipal.

Se adquirieron 10 Automóviles y 5 camionetas doble cabina, que representan la renovación del 93% del Parque Automotor del área administrativa.

Adicionalmente, se adquirieron 18 motocicletas, que representan la renovación del 100% de las motocicletas del área administrativa
PARQUE
AUTOMOTOR
Mantenimiento red hidráulica y sanitaria
Mantenimineto de cielos rasos
Mantenimiento mobiliario
Mantenmiento de pisos
Otros servicios:
Alarmas, vidrios, grecas, cerrajería, teléfonos, ascensor, humedades, fachadas
-Secretarías de la Administración Municipal
- Oficinas comunitarias
- CISCOS
- Bomberos (Todas las sedes)
- Inspecciones de Policía
MANTENIMIENTO DE RECURSOS FÍSICOS

INTERVENCIONES LOCATIVAS
INTERVENCIONES LOCATIVAS

Adecuación y dotación cafetería institucional
Adecuación conmutador principal
Adecuación Urna de Cristal
Recorrido y reparación cubierta; aplicación pintura fachadas; reparación cielo raso
Limpieza de las canales.

PLAN DE MANTENIMIENTO DE
BIENES INMUEBLES|
Cambio de puertas de acceso
Mejoramiento e instalación de aire acondicionado
Retiro de tapetes y sellado de pisos
Mantenimiento de mobiliario, reparación, pintura y ajuste.
Utilizar los formatos para la salida de elementos, llevando un control sobre el ingreso de los mismos, en caso de ser devolutivo.
Reportar oportunamente una situación o persona sospechosa.
Informar inmediatamente en caso de pérdida o robo de algún tipo de elemento

www.urnadecristalmanizales.com


NÚMERO DE PROCESOS
TIPO DE CONTRATACIÓN
NUEVA RED
DE PROCESOS
PREMIOS CALIDAD
Categorías del Sistema de Gestión Integral:

Mayor Impacto de la mejora continua
Mejor cumplimiento de metas
Mejor gestión del riesgo
Mejor prestación del servicio
Mejor gestión de PQRS y GED
Cumplimiento integral

Premiación al mejor funcionario de la Administración (evaluación del desempeño).


MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN
Mejores dependencias en prestación del servicio, según el Estudio de Medición de la Satisfacción realizado a los trámites y servicios de la Alcaldía de Manizales:

PLATAFORMA ESTRATÉGICA

DECRETO 0160 DEL 25 DE ABRIL DE 2014

“Por el cual se adopta la nueva Plataforma Estratégica de la Administración Central del Municipio de Manizales”

Construida con base en el Plan de Desarrollo y con los aportes de cada Secretario de Despacho y Gerentes de Entidades Descentralizadas

NIVELES
Macroprocesos
RED DE PROCESOS V5
NOVEDAD

Procesos
Procesos de evaluación y seguimiento
AÑO 2006 -2013
AÑO 2014
13 Macroprocesos = 13 Secretarías
(Los nombres de los macroprocesos eran correspondientes a cada una de las Secretarías)
82 Subprocesos = 82 Oficinas
9 Macroprocesos
Integran acciones, proyectos, servicios, trámites y servicios de las diferentes Secretarías
35 Procesos =13 Secretarías, Unidades, Grupos, Oficinas y Estrategias
Este Nivel Fue Eliminado
35 Procesos =35 Unidades o Grupos
Para el año 2014, se han incluido las siguientes categorías:
Mejor funcionario por secretaría
Mejor funcionario por oficio


En las categorías de inscripción se
obtuvieron un total de 76 funcionarios inscritos, así:
Mayor impacto de la mejora continua: 55 Funcionarios
Mejor gestión del riesgo: 21 Funcionarios



Inspección Policía 11
Inspección Policía 11
Inspección de precios, pesas y medidas
Tesorería
Tesorería
Secretaría de Salud Pública
PLATAFORMA ESTRATÉGICA
MISIÓN
VISIÓN
POLÍTICA ORGANIZACIONAL
DE CALIDAD
POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS
LINEAMIENTOS
DE OPERACIÓN
CÓDIGO DE ÉTICA

Actualizado con la participación de todos los funcionarios de la Administración Municipal.

Contiene las normas, principios y valores que deben inspirar la conducta y las actividades de los funcionarios públicos que hacen parte de la Alcaldía de Manizales.
8 Comités realizados.
Casos atendidos: 7 de docentes Educación
3 de funcionarios Alcaldía

11 reuniones realizadas, temas tratados:
Programa de bienestar social, plan institucional de formación y capacitación, definición de factores del nivel sobresaliente en evaluación del desempeño, 3 reclamaciones a convocatorias internas, elección del mejor empleado por nivel.

COMISIÓN DE PERSONAL
COMITÉ DE CONVIVENCIA
LABORAL
INTEGRANTES:
Representantes de los Empleados:

Juan Alberto Alarcón, Clara Inés Restrepo.

Representantes del Alcalde:
Paula Andrea Orozco, Luz Marina Torres.

Secretario:
Carlos Arturo Yela


LOGROS OBTENIDOS
CON LOS SINDICATOS
Negociación de acuerdo laboral con 5 sindicatos: Sindiempleados, Andet, Assimbomenc, Educal y Sintrenal.
Convención colectiva de trabajo con Sintraemu, con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014.
Excelentes relaciones con las 5 agremiaciones sindicales.


ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y FUNCIONARIOS

DOTACIÓN DEL PERSONAL
Se han atendido alrededor de 800 personas entre funcionarios y comunidad


Se han reconocido 3 dotaciones por cada año a 104 funcionarias y a 78 funcionarios.

GESTIÓN HUMANA
Organización y escaneo de 302 Historias Laborales del Personal Activo de la Administración Central.

Aprobación e implementación del formato para la entrega temporal o definitiva del puesto de trabajo.
FOMENTO DE LA
CULTURA ORGANIZACIONAL
CAMPAÑA DE PUNTUALIDAD
MANEJO DE INTERNET Y USO DEL CELULAR
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO

Se implementó la evaluación del desempeño para funcionarios de la planta temporal y se inició con la evaluación del desempeño laboral para 21 funcionarios de Libre nombramiento y remoción.

TOTAL FUNCIONARIOS EVALUDADOS
PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
2012

2013

2014
382

434

477
BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONAL Y SUS FAMILIAS
LOGROS DESTACADOS
No. BENEFICIADOS
Celebración día de la mujer

252 Mujeres

Cumpleaños

535 Funcionarios
Día de la secretaria

113 Secretarios (as)
Integración por Dependencias: Recremach
535 Funcionarios
Compra de obsequio navideño para los
funcionarios
523 Funcionarios
Fiesta de los niños
193 niños entre los 0 y 12 años
Compra de obsequio navideño para los
hijos de los funcionarios

193 niños entre los 0 y 12 años
LOGROS DESTACADOS
No. BENEFICIADOS
Celebración años de servicio
70 Funcionarios

Día de los niños

170 niños entre los
0 y 12 años
Integración fin de año

724 Funcionarios
Día de la Madre y Día del Padre

405 Funcionarios
LOGROS DESTACADOS
No. BENEFICIADOS
Jornadas Complementarias
35 Niños

Realización de torneos internos e
interempresariales

160 Funcionarios
Servicio de gimnasio

60 asistentes entre
funcionarios y familias
Preparación de comidas, premiación
actividades competitivas

Manualidades, interpretación musical y
natación
70 beneficiados entre
funcionarios y familias
70 beneficiados entre
funcionarios y familias
Vacaciones recreativas

30 Niños
FORMACIÓN Y
CAPACITACIÓN


Incremento de las competencias de los funcionarios de la Administración Central y entidades cescentralizadas

Capacitación de funcionarios en las 8 áreas: Administrativa, financiera, jurídica, salud, organizacional y secretarial, prevención y atención de desastres, sistemas Informáticos, Idiomas


ACTIVIDAD
MECANISMO UTILIZADO
Ejecución del Plan Institucional de Capacitación PIC
Capacitación de 974 funcionarios de la Administración Municipal
Responsabilidad de los funcionarios frente a los procesos de capacitación:
-Servir de Agente Capacitador
-Retroalimentar los conocimientos adquiridos
-Participar en la identificación de las necesidades de formación de su dependencia
-Asistir a los programas de Formación aprobados

INDICADORES
Accidentes laborales


Incidentes laborales



AUSENTISMO LABORAL
ESTRATEGIA ORDEN Y ASEO
2014 - 2015
ARMA TU CASTOR
SALUD
OCUPACIONAL
COPASO

7 comités

Brigada de Emergencia


12 Reuniones

Investigaciones de accidentes de trabajo

3 reuniones

COMITÉS Y REUNIONES
ACTIVIDADES
189 Funcionarios
Vacunas influenza
750 Beneficiarios

Programa guante a tu medida


35 Funcionarios
Programa nutricionista

Programa con deportologo

36 Funcionarios
50 Funcionarios
Programa de Pausas activas en
Sedes Externas

600 usos
Atenciones en Salud


Programa de SPA Ocupacional Sedes
Externas
22 Funcionarios
Capacitación de trabajo en alturas
72 Funcionarios
Realización de exámenes por riesgo
ocupacional
165 Funcionarios
BRIGADA DE EMERGENCIA
Dotación
Preparación y elaboración de planes de evacuación de las Secretarías
Simulacro Nacional y de la Alcaldía
Curso avanzado de supervivencia
Elaboración del reglamento interno
Capacitaciones y participación en encuentro de brigadas
2013
2014
30 accidentes / 22 accidentes meta


4 incidentes reportados / 2 incidentes meta

234 enfermedades reportadas / 261 enfermedades meta

18 al mes de agosto /22 accidentes meta

4 incidentes dos de actividades recreativas


163 al mes de agosto/ 261 enfermedades meta





Entidades Descentralizadas:
INVAMA, Aerocafé, EMSA, ERUM. Instituto de Cultura, Centro de Recepción de Menores, Caja de la Vivienda Popular.

NÚMERO DE DÍAS DE AUSENCIA POR MES E.G
AUSENTISMO

DÍAS DE INCAPACIDAD

2013
(8 Meses)
2014
(8 Meses)
971
981
PORCENTAJE DE FUNCIONARIOS INCAPACITADOS POR SECRETARIA
Fuente de Información: Incapacidades por Enfermedad General

SISTEMAS AFECTADOS POR
ENFERMEDAD COMÚN
Sistema Respiratorio
Sistema Digestivo
Sistema Oseo Muscular
Sistema Circulatorio
Trastornos de la Esfera Mental
Sistema Auditivo
Sistema Genitourinario

¡GRACIAS!
INVERSIÓN PRESUPUESTAL
2011
2012
2013
2014
Gobierno en línea
Infraestructura Tecnológica
Sistema de Gestión Integral
Bienestar Social
Formación y Capacitación
Salud Ocupacional
Archivo General
Urna de Cristal
$143.000.000
$100.000.000
$391.255.574
$529.200.000
$400.000.000
$50.000.000
$262.520.000
$967.498.510
$872.540.000
$770.000.000
$98.735.106
$180.000.000
$130.000.510
$135.460.000
$160.000.000
$107.264.894
$165.345.352
$224.646.560
$188.000.000
$200.000.000
$519.475.477
$477.372.316
$370.404.405
$618.940.090
$149.580.341
$80.339.818
$41.736.318
$117.350.344
$109.412.497
$468.951.111
$70.000.000
$58.134.648
$84.518.578
$104.200.00
$82.000.000
$100.000.000
$100.000.00
$80.000.000
PROYECTO
2010
Proceso de inducción a nuevos funcionarios
Trabajo de campo para inventario, borrado de software no autorizado y firma de compromiso

http://172.16.6.223/soporte/

Mantenimiento correctivo de hardware y software
Soporte a sistemas de información (Internet, GED, ARCO, Zimbra, SIAM, Telefonía IP, etc)
Actualizaciones
APOYO EN SALUD OCUPACIONAL A
Elaboración y difusión de 13 Boletines Internos

Enfermedad común
TIPO DE ENCUESTA
VARIABLES MEDIDAS
MUESTRA
SOBRESALIENTES
2013
SOBRESALIENTES
2014
Encuestas físicas de satisfacción
Cliente incógnito presencial

Cliente incógnito
telefónico
Amabilidad
Solución de la necesidad
Orientación en la solución
Satisfacción general

Expresión Corporal
Forma de hablar
Imagen Personal
Aseo, limpieza y organización
Señalética y mobiliario

Aplicación del Protocolo Telefónico
520 usuarios


250 usuarios

250 usuarios
Concurso Juvenil para la difusión de trámites y servicios en línea, en las 11 comunas de la ciudad y 2 sectores rurales
LOGROS DESTACADOS
135 Funcionarios

Batería psicosocial.
200 Consultas y 235 baterías y
139 terapias aplicadas
Digitación de las historias clínicas

85%
Jornadas de SPA Ocupacional, relajante
y facial
Inspecciones de seguridad y de puestos de trabajo
285 beneficiarios
169 Beneficiarios
Recarga de extintores
150
Compra de elementos de protección
personal

Compra de sillas
62
Entrega botiquines de primeros auxilios
750
Programa de vigilancia epidemiológica

54
Preparación de simulacros

750
Funcionarios de la brigada capacitados


25
Exámenes de Mama

80
Exámenes de Próstata

85
Colposcópias

250
HAC
SAL
GOB
OP
SSA
MA
TIC
PLA
ALC
TRA
EDU
DES
DEP
$1.068.815.295
$1.285.108.634
$2.385.674.481
$2.657.752.587
$2.310.531.452
TOTAL
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