Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVO

No description

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVO

CLIENTES:
OBJETIVOS DEL PROYECTO:

DESARROLLAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS QUE PERMITA EL SEGUIMIENTO DE LOS LOS MISMOS DESDE SU INGRESO A LA INSTITUCION HASTA LA FINALIZACION O EL CIERRE DE LOS MISMOS.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:


Registrar los expedientes en en el SGEEA
Seguir a los expedientes en sus diferentes etapas de proceso via on line.
Facilitar la gestion de los funcionarios reduciendo los plazos del proceso.
Evaluar la gestion de los funcionarios en el cumplimiento del proceso de expedientes en los plazos establecidos.
ENCUESTA REALIZADA PARA LA DETERMINACION DE LA EFECTIVIDAD DEL PROYECTO PLANTEADO.
1- Con la implementación del SGEEA se reduciría o evitaría la perdida de los expedientes administrativos?
2- Con el registro de expedientes en el SGEEA, le serviría al funcionario para la localización rápida de cada expediente, verificar el estado y preparar informes sobre los mismos en tiempo oportuno?
SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS
Personas cuya actividad depende de un expediente de caracter administrativo.
1- Funcionarios de la Institucion.
2- Proveedores y Clientes externos.
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente con la implementacion del SGEEA se reduciria la posibilidad de extravio de expedientes.
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente el SGEEA se convierte en una herramienta de gestión para el funcionario en el proceso de localizacion y verificacion de estado de los expedientes y como base de datos para la preparacion de informes sobre los mismos en tiempo oportuno.
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente se lograria una optimizacion del tiempo de los usuarios externos.
3- Con la implementación del SGEEA on line, se optimizaria el tiempo de los usuarios externos, evitando acudir a la Institución para el seguimiento de sus expedientes administrativos
4- Con la implementacion del SGEEA on line, se optimizaría el tiempo del funcionario, al suprimir la atención a proveedores y otras instancias administrativas, para la revisión e información de la ubicación y situación de los expedientes?
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente se optimizaría el tiempo del funcionario pudiendo invertir este tiempo en el procesamiento de los expedientes.
5- Con la implementación del SGEEA se optimizaría el tiempo respecto a la gestión de los expedientes en un tiempo menor al empleado actualmente?
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente se lograría una optimización del tiempo en la gestión de los expedientes.
6- Con la implementación del SGEEA, se evitaria la concentración de expedientes para su procesamiento en un determinado departamento?
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente con la implemencion del SGEEA se lograria una desconcentracion de los expedientes reduciendo el tiempo de gestion de los mismos.
7- Con la implementación del SGEEA se podría evaluar la eficiencia del funcionario en el desempeño de sus funciones?
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente se podría evaluar la eficiencia del funcionario al verificar el tiempo invertido en relacion al expediente procesado.
Propuesta de valor:
Información en tiempo real respecto a la ubicación y estado de los expedientes.
CANALES
1- WEB para la gestión on line.
2- Comunicación a Funcionarios a través de circulares internas.
3- Comunicación a Proveedores a traves de resoluciones institucionales.
Relacion con clientes:
Entre funcionarios: compromiso y eficiencia en la gestión a través del seguimiento del expediente hasta la baja de los mismos.

Entre proveedores: Confianza y credibilidad en el proceso de gestión de sus expedientes.
Fuente de ingreso:
Fuente de Financiamiento 30 Recurso Propios, para:

1- La adquisición y desarrollo del software.
2- Capacitación para la utilización.
Recursos Claves:
1- Funcionarios capacitados y comprometidos.
2- Internet con capacidad suficiente para mantener el servicio on line.
3- Equipos informaticos acorde.
Actividades claves:
1- Capacitacion en el uso del software.
2- Comunicacion a los potenciales usuarios.
Socios Claves:
1- Máxima Autoridad de la Institución
2- Directores y Jefes de Departamentos
3- Soporte técnico del creador del software durante la implementación del sistema.
Estructura de costos:
1- Compra del Software.
2- Desarrollo del Software.
3- Capacitacion a funcionarios.
8- Con la implementación del SGEEA, se podría determinar los departamentos que cuentan con sobrecarga de tareas y aquellas que necesitan capacitación de funcionarios para el mejor desempeño de sus funciones?
Conforme a las respuestas obtenidas, efectivamente con la implementación del SGEEA, se puede determinar las áreas que cuentan con sobrecarga de expedientes para la gestión y los funcionarios que necesitan capacitación para lograr mayor eficiencia en sus gestiones, debido al exceso del tiempo invertido en los expedientes.
Tiempo estimado para la implementación y desarrollo del Proyecto
Full transcript