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EXCEL

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Nico Garzon

on 24 March 2015

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Transcript of EXCEL

EXCEL
FILTROS
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
COMO USAR LOS FILTROS
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
COMO QUITAR UN FILTRO
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
COMO CREAR FILTROS
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
FILTROS AVANZADOS
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

Supongamos la siguiente tabla de datos.
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
APLICAR UN FILTRO DE DATOS AVANZADOS
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
El resultado es precisamente lo que se necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tenemos un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.
RESUMEN
Introducir datos debajo de la tabla con criterios para filtrar datos,
Seleccionar rango de celdas donde efectuar filtrado,
Pulsar la opción “Datos> Filtro> Filtro avanzado”,
Seleccionar la “Acción” y los “Rangos de lista y criterios”,
Para este ejemplo se colocaron los criterios arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.
RESULTADO
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.
Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
ORDENAMIENTOS
ORDENAR COLUMNAS
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.
Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente utilizando los comandos correspondientes.
ORDENAMIENTO DE DATOS


Cuando se introducen datos en una lista, normalmente no se ingresan en orden. Esto puede dificultar una consulta rápida. Por esta razón Excel cuenta con una opción que permite ordenar los datos en orden alfabético, numérico o cronológico.

Existen dos maneras de ordenar datos:

• Ascendentes : los datos se clasificarán primero por los números, y a continuación seguirán textos (A-Z), valores lógicos, valores de error y por último celdas en blanco.

• Descendentes : los datos se orden de modo inverso al anterior pero las celdas en blanco seguirán siendo las últimas.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido damos clic en el boton Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos.
ORDENAMIENTOS
En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.
En la parte inferior superior tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
COMANDOS:
ORDENAR:
Inicia el cuadro de dialogo
para ordenar los datos basados
en varios criterios a la vez.
Ordena de A a Z
Ordena la seleccion para
que los valores mas bajos
se encuetren en la parte
superior de la celda

Ordena de Z a A
Ordena la seleccion para
que los valores mas altos
se encuetren en la parte
superior de la celda
TABLAS DINAMICAS
QUE ES UNA TABLA DINAMICA
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.


Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.


Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
PARTES DE UNA TABLA DINAMICA
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.
CREAR UN GRAFICO DINAMICO
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo
- Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
- Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
- Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
- Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.
De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico
FORMATO CONDICIONAL
Es una herramienta de Excel que le ayuda a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias. Por ejemplo puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas con valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con valores duplicados.

¿Por qué utilizar el formato condicional?




Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero esto sería un proceso abirrido y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debe utilizar el formato condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios.

¿Cómo se aplica el formato condicional?
1. Selecciona las celdas a las que desea dar formato condicional, 2. En la cinta de opciones seleccione menú inicio, formato condicional y escoja la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.
. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
•Nueva Regla: Permite personalizar una regla
-
•Borrar reglas: Permite borrar las reglas de las celdas seleccionadas o de toda la hoja
-
•Administrar Reglas: Permite modificar reglas definidas
-

Reglas basadas en valores de celda:
Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas:
Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puede aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrá aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo haga será muy fácil de utilizar.
Ejemplos
Con Formato escala de colores
Productos cuya ganancia está por encima de 1000



En Excel existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos utilizar en distintos casos:
• Resaltar reglas de celdas
•Reglas superiores e inferiores (se puede ingresar cualquier valor)
•Barras de datos
•Escalas de color
•Conjunto de iconos
Con el de encontrar fácilmente los valores a buscar.

Datos con formatos estado de barras
Formato valores precio de venta entre 10000 y 5000
Formato conjunto de iconos
Entonces seleccionamos la columna a la cual le realizaremos el formato condicional realizamos los pasos dichos anteriormente en el primer caso escogeremos la opcion datos con formato escala de colores luego le damos cllick en formato condicional administrar regla, editar regla y aceptar.
Luego nos aparecera seleccionar un tipo de regla y escogeremos la que este acorde a lo que nos solicitan e ingresamos valores y aceptar
ingresamos el valor que nos soliciten
• En las comisiones del mes de enero aplique barras de datos según el valor
El procedimiento es similar al enterior solo que en este caso se usan barras.
paso1
paso2
paso 3
paso4
resultado
Ventas <90000 – Flecha roja
Ventas entre 2543000 y 900000 – Flecha amarilla
o Ventas mayores o iguales 2543000 – Flecha verde
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