Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Event Management

First Presentation
by

prokon turizm

on 22 April 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Event Management

Gökhan Ahmet Yaşar PLANLAMA 1. Bölüm ETKİNLİK YÖNETİMİ Place your own picture
behind this frame! Double click to crop it if necessary San Francisco Budapest Important
Details (cc) photo by Metro Centric on Flickr (cc) photo by Franco Folini on Flickr (cc) photo by jimmyharris on Flickr Stockholm (cc) photo by Metro Centric on Flickr Evli ve 1 çocuk babası Kariyer Okullları;

FHS Turizm Org. '03-04
Forte Turizm Org. '04-07
ETS Tur Incentive '07-08
SCALA m.i.c.e '08-11 Eğitişimi;

Kartal Anadolu Lisesi '90

Balıkesir Üniversitesi '97
Turizm İşl. ve Otelcilik Neden Etkinlik Yaparız?
Ne Fayda Sağlarız? İç ve dış sosyal paydaşlarla iletişim kurmayı hedefleyen şirket eğitimleri, ürün lansmanı, basın toplantısı, bayi toplantısı, gala geceleri, fuar organizasyonu, roadshow gibi faaliyetlerin proje olarak ele alınıp, etkinlik öncesi, esnası ve sonrası gibi süreçlerin stratejilerinin ve uygulamalarının planlı bir biçimde yönetilmesidir. Nerden Başlamalı? Küçük çaplı etkinliklerinizi (örn: Max. 30 kişilik şirket içi eğitim toplantıları, terfi veya veda yemekleri vb.) kendi iç bünyenizde ki ekip ile organize edebilirsiniz. Bu tür ufak organizasyonların planlama ve uygulama açısından zorluk dereceleri oldukça azdır.

Ancak; organizasyonun çapı ve detayı arttıkça mevcut ekibin kendi iş yükünüde düşündüğünüzde uygulamada sıkıntılara yol açabilir.

İstisnai durumlarda söz konusu olabilir. Zaman zaman 5 kişilik VIP öğlen yemeği bile sizi oldukça zorlar. Sebebi ise, herşeyin kusursuz olması zorunluluğudur. Bu gibi organizasyonlarda, transfer aracının dakikliğinden tutunda şöförün sakal traşına ve hatta yemeğin yanında verilen garnitürün sosuna kadar en ince detayı bile atlamamanız gerekmektedir.

Kısaca özetlemek gerekirse; etkinliğin çeşidine göre ekip seçimi yaparak planlamaya başlarız. INHOUSE OUTSOURCE Assets map details doodles notes outlook photo frame Kimdir Bu?
Etkinlik mi? O da ne?
Etkinlik Türleri
Başarılı Bir Etkinlik İçin...
Etkinlik Planlama çalışmaları (Faz 1) AJANDA 1. Bölüm 2. Bölüm Etkinlik Yönetimi Mesajı doğrudan iletebilme
Hedef kişi/kitle ile duygusal bağ
Hedef kişi/kitleyi tanıma, gözlemleme
Data toplama
Medya yansıması Neden bir etkinliğe ihtiyacımız var?

Etkinliğimizin amacı nedir?

Kimi / leri hedefliyoruz?

Etkinlik sonrasında nasıl bir etki yaratmayı planlıyoruz? (duygusal ve mantıksal etki)

Bütçe ne kadar???? Etkinlik tipleri;

süre, hedef kitle, içerik

gibi kriterlere göre farklılık gösterir. Etkinlik Türleri... Lansman Gösterisi
Basın Toplantısı
Açılış Organizasyonu
Kuruluş Yıldönümü
Gala
Yarışma ve Ödül Töreni
Özel Davet
Piknik 24 Saatten Kısa... Bayi Toplantası
Turnuva
Kamp
Festival
Fuar
Yurt Dışı Gezi 1-5 Günlük (~) Road Show Daha Uzun... Akla Gelen İlk 3 Soru

MEKAN? ZAMAN? PARA = BÜTÇE Etkinlik Yönetimi Süreci Etkinlik Öncesi Etkinlik Etkinlik Sonrası PLANLAMA UYGULAMA DEĞERLENDİRME Birlikte Çalışılacak
Ajans veya Acenta Seçimi Asıl iş alanı ne?
Süsleme ve dekorasyon mu?
Etkinlik yönetimi mi?

Uzmanlaştığı etkinlik tipleri nedir?

Geçmiş proje deneyimleri ve referansları?

Tasarım ve PR desteği sağlayabiliyor mu?

Çalıştığı tedarikçiler kimler?

Fikir geliştirebiliyor mu? Yaratıcı mı?

Çözüm odaklı mı?
Hızlı karar alabiliyor mu?

Finans gücü yeterli mi? 1) Brief Oluşturma

2) Zaman Belirlenmesi

4) Mekan Belirlenmesi

3) Konsept Oluşturma Etkinlik türünün seçilmesi
Etkinliğin amacı
Hedef kitle tanımı
Hedef kitle analizi
Verilmek istenen mesaj
Bütçeleme Brief Oluşturma Etkinliğin türüne göre;

yılın hangi mevsimi,
hangi ayı,
hangi günü

olacağına karar verilmeli. Zamanı Belirleme In-door?

Out-door?

Şehir içi – şehir dışı?

Ulaşım olanakları

Park yeri Mekanı Belirleme Konsept Oluşturma Proje: Türk Telekom Grubu Direktörler Toplantısı

Kişi Sayısı: 150

Zamanlama: Mart 2012

Katılımı Profili: Tüm grup şirketlerinden direktör seviyesinde üst düzey bir katılım olacak.

Mekan: İstanbul çevresi, Yazlık Bölgeler ve Kıbrıs olmak üzere üç farklı mekan alternatifi önermemiz gerekiyor.

Konsept: Daha çok workshop ve genel katılımlı toplantı şeklinde geçecek bu proje ile ilgili olarak bir konsept geliştirmemiz gerekiyor. 2011 nasıl geçirdikleri ve 2012 ve sonrasının nasıl olacağına dair bir vizyon toplantısı şeklinde olacak. Grup CEO’su tarafından bu toplantı ilk kez düzenleniyor. Normal toplantı dışında motivasyon aktivitelerine de yer verilecek. Bu yönde grup profiline uygun aktivite önerileri de bekleniyor. Klasik Brief Örneği İlk akla Gelenler İkram - Catering

Kokteyl
Kokteyl Prolonge
Banket Dekor & Süsleme

Konsepte ve/veya kurumsal kimliğe uygun tarz ve renk

Sahne, masa, sandalye, oturma düzeni, karşılama masası

Branding Turkcell organizasyonun dekorunda çok fazla "KIRMIZI" kullanılmaması gibi!!! Double click to crop it if necessary Sahne Örnek!!!! Sahne Örnek!!!! Teknik Ekipman

Ses & Işık & Görüntü
Fotoğrafçı
Kameraman
Simultane tercüme
Enerji kaynağı * Kendini yönetmek
* Zamanı yönetmek
* Parayı yönetmek
* Teknolojiyi yönetmek
* İnsan kaynağını yönetme
gereklidir!!! Başarılı Bir Etkinlik için... Sunucu
Ses sanatçısı / grubu
Stand-up gösterisi
Dans gösterisi
Sözleşmelerin yapılması Canlı Performans, Show Veya Benzeri Var İse; İz Bırakmak için; Etkinliğin anısına;

Hediye
Ödül
Promosyon

alternatiflerinin belirlenmesi. Planlama Dahilinde Vakit Yaklaştıkça Yapılması Gerekenler - Sunumların hazırlanması
- Power point sunumları
- Film – video gösterileri
- Müzik Seçimleri
- Konuşma metinleri
- Konuşma kartları - Görev alacak ekiplerin belirlenmesi,
- Ekibin seçilmesi
- Kurum kültürü ve etkinlik konusunda eğitilmesi
- Ekip kıyafetlerinin belirlenmesi
- Sahne ve dekor malzelerinin ön çalışmalarının değerlendirilmesi ve karar verilmesi - Basın Dosyası / Basın Kiti’nin hazırlanması
- Basın Bülteni
- Kurum Tanıtım Metni
- Konuşma Metinleri
- Biyografiler
- Görsel Materyaller ( Broşür, katalog, flyer vs.) Diğer önemli detaylar ve işler;

- Resmi izinler
- Konaklama (ekip için)
- Yeme -içme (ekip için)
- Güvenlik, ambulans, itfaiye
- Nakliye, ekip haberleşmesi
- Görsel efektler ( Havai fişek,konfeti,volkan,sis) **
- Alt yapı ( mobil su, mobil tuvalet ) Konaklama
Ulaşım
Transfer DEĞERLENDİRME * Demonte çalışmaları

* Basına arka bülten gönderimi

* Teşekkür mektubu

Davetliler
Canlı performans sanatçıları
Basın
Çalışanlar INHOUSE OUTSOURCE Uygulama Örneklemeler (Faz 2)
Görsel Çalışma Örnekleri
Organizasyonlardan Çeşitlemeler
Değerlendirme (Faz 3)
Kriz yönetimi
Soru & Cevap # Protokol davetlileri
# Celebrity konuklar
# Basın
# Müşteriler/Tüketiciler
# Bayiler/Distribütörler
# Çalışanlar İLETİŞİM gokhanahmetyasar.com twitter.com/Gokhan_A_Yasar linkedin.com/gokhanahmetyasar facebook.com/gokhanahmetyasar TEŞEKKÜRLER... MEKAN SEÇİMİNDE
DİKKAT EDİLMESİ
GEREKENLER!
Full transcript