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Archivo de Gestión, Central e Historico

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Karen Lorena

on 13 March 2016

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Transcript of Archivo de Gestión, Central e Historico

ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO
ACTIVIDADES A REALIZAR PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO DE GESTIÓN

CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO
COMPOSICIÓN
TABLAS DE RETENCIÓN
IMPORTANCIA DE LAS TRD
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Establecer un lenguaje archivistico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.

conservación

conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido
PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO


LIMPIEZA DE LOS DOCUMENTOS
Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.
El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.
Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
Eliminar material metalico
clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIO-DETERIORO
este proceso Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
Organización comunes de los archivos
YUDY LINARES
JENY SALAMANCA
MILENA NAVARRO
GRACIAS
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
FUNCIÓN
CONCEPTO
LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
Organización = Clasificación +ordenación +Descripción
Ordenar los Documentos de Archivo:
En Series y Subsidies Documentales con base en la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.

Identifique y ordene en carpetas
(celuguías o cuatreo aletas) todos los tipos documentales pertenecientes a cada una de las series y subseries
relacionadas en la Tabla de Retención Documental de su área o unidad

Foliación :
Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales
PILAS
archivo donde los datos se recogen según el orden que lleguen,la finalidad de la pila es simplemente acumular una masa de datos y guardarla
Archivos secuencial
Archivos secuenciales indexados
Archivos secuenciales indexados
Archivos directos o dispención
El término de organización de archivos se refiere a la estructuración lógica de los archivos determinada por la forma en que se accede a ellos.
Los registros están ordenados de acuerdo con los valores de uno o más campos clave.se almacena en bloques en orden secuencial simple.
Archivo
en donde los registros se ordenan según los valores basados en un campo clave.
Archivos directos
son usados a menudo donde se necesita un acceso rápido, donde se utilizan registros de longitud fija y donde siempre se acceden a los registros de una vez.
Organización y acceso a archivos
SERIE:
Conjunto de documentos correspondientes a un mismo asunto generados en desarrollo de una función especifica por una oficina o persona.

SUBSERIE:
Es un asunto especifico que por sus características forma parte de la serie.

TIPO DOCUMENTAL:
Son los documentos individuales que sirven de soporte al asunto respectivo.
Establecer un lenguaje archivistico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.
Establecer un lenguaje archivistico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.
ORGANIZACIÓN FÍSICA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
La ordenación de la series y subseries debe hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales se organizaran cronológicamente o alfabéticamente.
- Una carpeta: 80 - 120 folios (hojas)
- Utilizar los insumos autorizados.
- Evitar el uso de maquinas perforadoras.
- Cuando el contenido de un oficio tiene varios destinatarios se elabora un listado de estos anexándolo al documento a conservar.
Los muebles donde se conservan los archivos de gestión deben ser identificados alfabéticamente acorde con las series establecidas para la oficina.
RECOMENDACIONES
PASO A PASO
1. DOCUMENTACIÓN PREVIAMENTE CLASIFICADA Y ORDENADA.
2. SE DEBE ENUMERAR DE MANERA CONSECUTIVA, ES DECIR, SIN OMITIR NI REPETIR NÚMEROS
3. LA FORMACIÓN DEBE EFECTUARSE UTILIZANDO LAPIZ DE MINA NEGRA
4. EN EL CASO DE SERIES COMPLEJAS (HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS, PROYECTOS, PROCESO, ETC.), LA FOLIACIÓN DEBE SER CONSECUTIVA POR EL EXPEDIENTE, TENIENDO EN CUENTA EL TIPO DE DOCUMENTAL QUE CONFORMA LA SERIE.
INTEGRANTES

Diana Marcela Pulido
Anyelo Augusto
Karen Lorena Corredor
Ana Milena Duarte

ARCHIVO HISTÓRICO
¿Qué es ?
Es el archivo donde reposa la documentación del archivo central, que por decisión del comité de archivos de dicha empresa, debe ser de conservación total, dado el valor que adquiere para la investigación, ciencia y la cultura.
FUNCIÓN
La función de un archivo histórico como institución es la de ordenar, preservar y servir. Ordenar los documentos de acuerdo a las disposiciones y cuidados pertinentes. Proteger y cuidarlos de la mejor manera posible, atendiendo las recomendaciones y normas acordes
ARCHIVO CENTRAL
¿Qué es?

Es el que esta conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución
FUNCIONES INSTITUCIONALES
Planificar

Organizar

Dirigir
Controlar

Ejecutar

Coordinar
Normar
Funciones Operativas
Transferencias
Administración y Servicio
Descripción
Organización de los fondos
Administración computarizada
Selección y Eliminación
Conservación
Funciones Normativas
Establecer normas y directrices
Brindar Capacitación
Brindar Asesoria
Implantar un sistema de archivo
Conservación y eliminación
Supervisar las labores archivísticas
PROCEDIMIENTOS
Acopio o reunión
Espurgo o limpieza
Selección documental
Descripción documental
Conservación
Archivos de documentos
Administración de documentos
Digitación
Organización Documental:
Clasificar, ordenar y numerar
Archivo de instrumentos
Reglamento del Archivo Central
Articulo 53 de la ley 7593 del 9 de Agosto de 1996
Articulo 13 del decreto ejecutivo 25903-MINAE-MOPT de febrero de 1997
Ley del sistema Nacional de Archivos 594 del 2000
CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS:

1. Acceso rápido

2. Facilidad de actuación

3.Economia de almacenamiento
mantenimiento sencillo.

4.Fiabilidad
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