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Bases de datos en Excel

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by

Ana Acosta

on 20 December 2013

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Transcript of Bases de datos en Excel

Con Microsoft Excel podemos crear listas de datos (tablas) con información relacionada, además tenemos la posibilidad de incluir datos nuevos, editarlos, eliminarlos y consultarlos cada vez que necesitemos.
En Excel una fila se denomina un y una columna es un Para organizar bien los datos, la primera fila debe contener el encabezado de cada campo de la tabla.
Aunque Excel es una buena herramienta para gestionar pequeñas cantidades de datos, está muy limitada cuando se trata de grandes volúmenes, en este caso es preferible utilizar Microsoft Access ya que es una aplicación diseñada para gestionar bases de datos.
registro
campo.
Para analizar y administrar los datos en Excel podemos:
Ordenar.
Filtrar.
Hacer uso de fórmulas para obtener datos específicos.
Crear resumenes de datos.

Además podremos realizar las operaciones normales en el tratamiento de datos:
Ingresar.
Modificar.
Buscar.
Eliminar
Ahora que conocemos algunos conceptos básicos para trabajar en Excel, veamos cómo crear una base de datos:
Teniendo Excel abierto, lo primero que haremos será crear los encabezados de cada campo que se requiere en nuestra base de datos e introduciremos los datos para el primer registro, así:
Ahora iremos a las opciones de Excel para agregar el comando Formulario con el cual trabajaremos de aquí en adelante para alimentar nuestra base de datos. Para conseguirlo debemos seguir los siguientes pasos:
Damos clic en Archivo y luego elegimos Opciones.
Luego en el cuadro de diálogo Opciones de Excel elegimos Personalizar cinta de opciones y en “Comandos disponibles en” elegimos Comandos que no están en la cinta de opciones, allí buscamos el comando Formulario, al lado derecho elegimos la Ficha donde deseamos que se cargue el comando, damos clic en el botón Nuevo grupo y le asignamos un nombre, luego damos clic en el botón Agregar y finalmente en el botón Aceptar. También podemos cambiar el nombre al grupo recién creado dando clic en el botón Cambiar nombre. Veamos:
Ahora vamos a ingresar los registros a nuestra base de datos utilizando el Formulario, lo primero que haremos será ubicarnos en la celda que contiene el documento del estudiante que ingresamos anteriormente, luego damos clic en Inicio, seleccionamos la opción Datos y finalmente damos clic en Formulario:
Como podemos observar se despliega el formulario con los datos del primer registro y además nos permite ver el encabezado de cada columna en la parte izquierda, a la derecha encontramos los botones de acción que nos permiten ingresar, eliminar y buscar registros en la base de datos.
Veamos para qué sirve cada botón:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Cuando se necesite modificar los datos de un registro: realizamos la búsqueda digitando algún dato en el cuadro de texto correspondiente, por ej, el apellido y damos clic en Buscar siguiente, una vez corregido el registro damos clic en cerrar para guardar los cambios o se puede pulsar el botón Restaurar para evitarlos y devolver el registro a su estado anterior.
Para crear un nuevo registro, damos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, digitamos los datos correspondientes en cada cuadro de texto y pulsamos la tecla Enter para guardarlo. Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco para insertar otros registros y una vez agregados, damos clic en el botón Cerrar.
Una vez alimentada la base de datos con la información que acabamos de introducir, Excel nos permite realizar acciones para administrarla, veamos:
Ordenar la base de datos:
Podemos ordenar los datos por un único campo o por varios a la vez. Para realizar un ordenamiento simple, nos ubicamos en la columna respectiva y en la cinta de opciones damos clic en Datos y luego elegimos el orden que se requiere para los datos, bien sea de mayor a menor o viceversa:
Para realizar un ordenamiento por varios campos: vamos a la cinta de opciones, damos clic en Datos y luego en la opción Ordenar
Administrar los datos con tablas dinámicas:
Pero... ¿Qué es una tabla dinámica y para qué sirve?

Es una herramienta utilizada para realizar análisis de bases de datos, con ella se resumen y organizan porciones de información que permiten administrarla de manera sencilla y ágil.

Son muy útiles cuando hablamos de bases de datos muy grandes.

Una de sus características principales es que permiten realizar un análisis multidimensional de los datos, al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen.
Veamos cómo se construye una tabla dinámica a partir de unos datos existentes:
Lo primero que haremos será dar clic en la pestaña Insertar y luego damos clic en el ícono Tabla dinámica:
En el cuadro de diálogo que se despliega, elegimos el rango de datos (incluidas las cabeceras o nombres de columnas) con el cual se creará la tabla dinámica y su ubicación (Nueva hoja de cálculo) y por último damos clic en Aceptar:
Se creará un ahoja nueva con un panel a la derecha:
Y desde allí Excel nos permite personalizar la manera como se presentarán los datos en la tabla dinámica, únicamente debemos arrastrar los elementos a su lugar correspondiente al pie del panel.
Una vez realizado este paso, nuestra tabla obtendrá la siguiente apariencia:
En cualquier momento podemos modificar la estructura de nuestra tabla para obtener resultados más complejos. Una vez creada la tabla dinámica nos aparecen las “Herramientas de taba dinámica” en la cinta de opciones:
Con la cual podremos personalizar las opciones que deseemos de nuestra tabla dinámica.
FIN
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