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NORMAS ICONTEC: ACTAS

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TALIA LÓPEZ

on 15 November 2012

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Transcript of NORMAS ICONTEC: ACTAS

TALIA LÓPEZ
GRUPO 2
MODALIDAD PASOS PARA REALIZAR ACTAS ACTA REQUISITOS ESPECÍFICOS PRESENTACIÓN DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NUMERO FECHA Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.
Y se divide en dos:
Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente. Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto.

Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno. RAZON SOCIAL Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda. Nota: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.) Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (;). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).
REQUISITOS GENERALES

Márgenes

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm. REQUISITOS TITULO Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario. NUMERACIÓN Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año. REDACCIÓN Se redactan en tiempo pasado. En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita. El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). TITULO Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplos:
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA LUGAR Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión. Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. ASISTENTES A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. INVITADOS Contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. AUSENTES Contra el margen izquierdo, a tres interlìneas del ultimo nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (:). de 1,5 a dos interlineas y contra el margen izquierdo, se enumera los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificando los con números àrabigos. ORDEN DEL DÍA Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas del último tema y con masyúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos ( : ). a dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número árabigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interliniación sencilla entre reglones y doble entre párrafos. DESARROLLO Si se programa una reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayuscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del ultimo renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la proxima reunión .En caso de cambio de sede se indica el lugar CONVOCATORIA El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última linea del acta. El cargo se anota a interllineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. FIRMA, NOMBRE Y CARGO Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la pagina donde finaliza el texto . FIRMAS DE RESPONSABLES Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes, Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan enfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. ASPECTOS GENERALES ANEXO TRANSCRIPTOR Cuando en la reunión se presentan documentos que sustentan una infomación, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo se escribe la palabra anexo o anexos seguida de dos puntos, y con mayúscula inicial a dos espacios la camtidad; de preferencia clarificar el número de hojas. Si se desea establecer la responsabilidad del trascripor su identificación se escribe contra margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.
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