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CAPACITACION ZIMBRA 8 USUARIO FINAL HBV

Prezi acerca de zimbra, desde el primer módulo. Realizado por los pasantes del Colegio San Luis Gonzaga, GATICA Matias y MARCELLINI Mariano.
by

Daniel Sánchez

on 26 August 2014

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Transcript of CAPACITACION ZIMBRA 8 USUARIO FINAL HBV

ZIMBRA
Añadir nuevos contactos
Modificar los datos de contacto
Para buscar y abrir un formulario de contacto:
Iniciar sesión
Iniciar sesión
Para ingresar al correo debemos:
Libreta de direcciones
Contactos
Modificar o revocar permisos
Programa de mensajería web que, además de correo electronico, permite la administración de
agendas y listas de tareas.
Para acceder al correo ZIMBRA deberemos ingresar desde un NAVEGADOR a la siguiente dirección web https://mail.hbv.com.ve
Luego, tendremos que ingresar con el usuario y contraseña de correo que fueron provistos al momento de la creación de su cuenta de correo.
¡¡¡PARA SEGUIR CON LA CAPACITACION ES NECESARIO TENER CREADA UNA CUENTA EN ZIMBRA!!!
CORREO ELECTRÓNICO
Entre la acciones que se pueden realizar con ZIMBRA, la gestión de correos electrónicos es una de las más importantes, entre las cuales se pueden mencionar:
Redacción y envío de correo electrónico
Leer y responder a los mensajes
Incluir archivos adjuntos a los mensajes
Reenviar los mensajes a uno o más destinatarios
Buscar los mensajes de correo y archivos por sus características específicas o por un texto en concreto
Crear nuestras propias carpetas para organizar el correo
Crear etiquetas para organizar los mensajes
Y la gestión de la Libreta de Direcciones, donde podemos:
Crear y gestionar varias libretas de direcciones
Compartir tus libretas de direcciones personales
Lo primero para trabajar en ZIMBRA es iniciar la sesión con la identidad personal de cada usuario.
Es importante destacar que podemos acceder a ZIMBRA vía internet, ya que, no necesitamos descargar un programa aparte. Así podemos revisar el correo desde cualquier lugar.
Durante el ingreso de la cuenta, se puede elegir qué tipo de versión queremos al visualizar el correo, es necesario que trabajen con la
versión AVANZADA,
(ya que es con la cual se trabaja en el curso)
Estándar:
Es una buena opción si la conexión a internet es lenta, y con herramientas más básicas.
Ofrece todas las funciones de colaboración en la Web basadas en aplicaciones especiales para el tipo de acciones que se necesitan. Esta opción trabaja con los navegadores de internet más recientes y con conexiones mas rapidas
Es una buena opción si la conexión de internet es más lenta y con herramientas más básicas.
Avanzada:
ATENCIÓN!!!:
Se abre automáticamente la versión avanzada cada vez que se inicia la sesión. Es posible cambiar a estándar una vez ya iniciada la sesión.
1- Abrir una ventana o pestaña del navegador que utilicemos, e introducir la dirección previamente mencionada.
2- Introduce tu nombre de usuario y tu contraseña (la cual por motivos de seguridad se mostrará con los siguientes caracteres: ******)
3-Para que la computadora recuerde tu usuario hasta cuando cierres la sesión, marcar la casilla "recordarme". En el caso de hacerlo no tendras que iniciar la sesión cada vez que abras tu navegador. (En el caso de no usarla, se cerrara por inactividad y se deberá re-abrir)
4- Finalmente, presionar en iniciar sesión. O bien apretar el botón "Enter"
"Salir" de la cuenta
Si deseas cerrar el mail, por la causa que fuere, deberás usar el botón "SALIR" ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla. (En el caso de cerrar la ventana del navegador la sesión podría no cerrarse por haber puesto recordar la cuenta).
Cambiar de contraseña
La contraseña inicial es determinada por el administrador de correo, es posible que por "x" motivos se pueda cambiar la contraseña que nos fue otorgada. En el caso de que puedas hacerlo encontraras la opción "Cambiar Contraseña" en la página General de Preferencia (en la izquierda de la pantalla). si no tienes esa opción no podras cambiarla.
Para cambiar la contraseña deberás:
1-Hacer click en la pestaña "Preferencias".
2-En el panel inferior, hacer click en "Cambiar Contraseña".
3-Introducir la contraseña antigua, luego la nueva contraseña y reconfirma ésta última.
4-Finalmente, hacer click en "Cambiar Contaseña" y de esta manera se ha cambiado tu contraseña.
¿No recuerdas tu contraseña?
En el caso de que olvides tu clave de acceso, tendrás que contactar con soporte técnico informático del organismo para poder restablecerla (ya que no hay opción para hacerlo).
Navegar por el Cliente web de ZIMBRA
La página de cliente web de zimbra incluye las siguientes áreas
1-Encabezado
2-Pestañas de las aplicaciones
3-Barra de búsquedas
4-Barra de herramientas
5-Panel de resumen
6-Panel de contenido
7-Panel de lectura
8-Agenda en miniatura
Correo Electrónico
Carpetas del sistema de correo
Comenzaremos con la función principal de la herramienta:
El correo electrónico
Las carpetas de Correo son: Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Spam y Papelera. No es posible mover, cambiar de nombre ni eliminar estas carpetas por que son carpetas predeterminadas del sistema.
Bandeja de entrada
Los mensajes nuevos se envían a la bandeja de entrada. por defecto verás la Bandeja de entrada al iniciar sesión.
Enviados
Se guarda una copia de todos los mensajes que envías.
Borradores
Se guardan los mensajes que hayas redactado pero no has enviado aún. Nos da la posibilidad de enviar los mensajes.
Spam
Son correos no deseados, los cuales suelen ser comerciales o no relevantes para ti.
Papelera
Los correos que eliminas se colocan en la Papelera y permanecen ahí hasta que vacíes la papelera manualmente. Para hacerlo se tiene que hacer click con el botón derecho del "mouse" sobre la carpeta del panel Resumen y elegir Vaciar Papelera.
Los componentes de un mensaje
Encabezado
Texto del mensaje
Es el que contiene información sobre el remitente y los destinatarios. Por lo general todos los encabezados contiene los siguientes datos:
Asunto
Remitente(De)
Fecha y Hora recibido(En)}
Responder a
Destinatario(Para)
Dirección del destinario
Archivos adjuntos
El texto del mensaje es el contenido en sí del mensaje. El cuerpo del mensaje también puede incluir firmas o texto generado automáticamente que se inserte mediante el sistema de correo electrónico de remitente.
Gestionar la vista de los correos
Sirve para ver tus correos y cambiar la manera de como se agrupan en el buzón del correo.
Para cambiar esta manera se deberá hacer click en "ver" en la barra de herramientas.
Visualización: Por mensajes
La vista tradicional incluye el listado de mensajes con el más reciente en primer lugar. Los mensajes sin leer están resaltados en NEGRITA. La información incluida en una unica linea incluye Marcas de seguimientos, Etiquetas, el campo De, si hay un archivo adjunto, el asunto, la ubicación de la carpeta, el tamaño y la hora en que se recibe.
Visualización: Por Conversación
Muestra los mensajes agrupados de acuerdo a su "Asunto". Cada conversación consiste en el mensaje original y todas respuestas. Si los mensajes no han sido leídos estarán en NEGRITA.
¡¡¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!
Organizar los mensajes en el panel de contenido
Puedes organizar tus mensajes por las columnas: De, Asunto, Tamaño o Recibido
Crear carpetas personalizadas: Crear una nueva carpeta
Se hace click derecho en la bandeja de entrada (o en cualquier carpeta que se desee crear la nueva carpeta) y seleccionar "nueva carpeta". Se coloca un nombre a esta nueva, y se hace click en aceptar para finalizar el proceso.
Usar las carpetas
Básicamente las carpetas sirven para organizar los correos. Hay dos tipos de carpetas:
Carpetas del sistema.
Carpetas personales.
Mover mensaje entre carpetas
Para reorganizar los correos, se pueden transferir mensajes de correo entre una carpeta y otra.
Hay dos maneras diferentes:
1- Arrastrar el correo sobre la carpeta que desees en el panel situado en la parte izquierda (para esto se tiene que seleccionar el mensaje).

2- Seleccionar los correos hacer click derecho y seleccionar mover. seleccionar la carpeta destino y hacer click en aceptar.
Leer el correo
Se puede utilizar el panel de lectura para pre-visualizar los mensajes de tu bandeja de entrada y de otras carpetas.
Marcar los mensajes como no leidos
Los mensajes abiertos se marcan como leídos. Recordemos que las conversaciones que incluyen mensajes no leídos se ven en NEGRITA.
Abrir archivos adjuntos
Hay ciertos mensajes que pueden incluir archivos adjuntos, osea un documento que acompaña o es el eje principal del correo que nos fue enviado.
Cómo Redactar mensajes de correo electrónico
1- Hacer click en "Nuevo" en la barra de herramientas para abrir una página de reacción en blanco
Puedes tener varias pestañas de redacción abierta y puedes moverte entre las diferentes pestañas en la barra de herramientas.
2- En la página de redacción deberás escribir la dirección de correo electrónico de los destinatarios a los que quieres enviar el mensaje en el campo Para:
3- Como siguiente paso deberás completa la lista de Asunto y redactar el mensaje de correo electronico.
4- Introduce el texto del mensaje en el campo de redacción debajo del asunto
5- Para añadir un archivo adjunto deberas hacer click en "Añadir archivo adjunto" y localizar el archivo desde tu computadora
6- Finalmente, pulsar "Enviar" para enviar tu mensaje.
Si no deseas enviar el mensaje de inmediato, en lugar de hacer click en la flecha que se encuentra junto enviar y seleccionar "Enviar más tarde".
Luego, tendrás que establecer la hora de envío del mensaje, así también introducir la fecha y la hora.
Adjunta archivos a un mensaje
1- Redactar el mensaje como fue descripto anteriormente.
2- Hacer click en añadir archivo adjunto.
3- Cuando hayas añadido todos los archivos adjunto de las pestaña, haz click en Adjuntar.
4- Finalmente, hacer click en Enviar para enviar el mensaje y los archivos adjuntos.
Responder los correos
Puedes responder al remitente del mensaje o puedes responder a los demás remitentes de mensaje.
1-Con el mensaje abierto deberás hacer click en responder o hacer en la flecha para responder a todos.
2- Escribir la respuesta.
3. Hacer click en "Enviar"
Reenviar el mensaje
Puedes usar la opción "Reenviar" para enviar un mensaje a otra persona. al reenviar el mensaje se incluirán TODOS los archivos adjuntos
1- Abre el mensaje que quieres reenviar.
2- En la barra de herramienta deberás hacer click en reenviar.
3- Introduce los destinatarios en los campos: Para; CC; o CCO.
4- También puedes añadir texto nuevo en la parte superior para explicar a los nuevos destinatarios porqué has decidido reenviar el mensaje original.
5- Finalmente deberás hacer click en "Enviar".
Buscar mensajes
En situaciones sera complicado, encontrar un mensaje, o una conversación. Por eso se pueden buscar de las siguientes maneras.
Búsqueda rápida
Búsqueda avanzada
Un atajo rápido para buscar es simplemente introducir un nombre o una palabra sin palabras claves. Puedes introducir cualquier criterio de búsqueda, como una palabra, un nombre, un apellido, un número de teléfono. De: CC: o CCO.
Para realizar una búsqueda rápida de contactos en tu libreta de direcciones:
1- Primero deberás hacer click en la flecha del menú de búsqueda,"Correo" y seleccionar "Contactos".
2- Luego introduce un nombre u otro dato de contacto en el Campo de búsquedas.
3- Finalmente, pulsa en "Buscar" para realizar la búsqueda.
Para realizar una búsqueda rápida de contactos en la libreta general del Organismo:
1- Primero deberás hacer click en la flecha del menú de búsqueda ,"Correo", y seleccionar "Lista general de direcciones"(del organismo).
2- Luego introduce un nombre u otro dato de contacto en el campo de búsquedas.
3- Finalmente, pulsa en "Buscar" para realizar la búsqueda.
Para realizar una búsqueda rápida de mensajes:
1- Primero deberás hacer click en la flecha del menú de búsqueda, "correo" y seleccionar "correos".
2- Luego, introduce una palabra, un nombre u otro dato relacionado con el mensaje en el campo de búsqueda.
3- Finalmente, pulsar en "Buscar" para realiza la búsqueda.
Para buscar un mensaje usando criterios más detallados:
1- Pulsar en "Avanzado" para abrir el área de búsqueda avanzadas.
2-Luego, pulsar en los iconos de la barra de herramientas para abrir el panel para los criterios que quieres incluir en la búsqueda.
3- Finalmente, introduce el criterio de la búsqueda.
La búsqueda avanzada abre mini-paneles por separado para realizar diferentes tipos de búsquedas. La búsqueda avanzada te permite usar los siguientes criterios
Archivo adjunto.
Básica.
Fecha.
Dominio.
Carpeta.
Búsqueda guardada.
Tamaño.
Estado.
Etiqueta.
Hora.
Para utilizar la búsqueda avanzada se debe
1- Primero pulsar en "Avanzado" para abrir el área de búsquedas avanzadas.
2- En el campo "Asunto" del cuadro de diálogo de búsqueda básica, introducir el nombre que deseas buscar, en este caso "prueba". Cuanto más específica sea la palabra, mejores serán los resultados.
3- Para buscar otras carpetas, deberás hacer click en "Carpeta" y seleccionar las carpetas que deseas buscar.
Búsqueda de mensajes enviados a destinatarios específicos
Puedes buscar mensajes por destinatarios de una de la siguientes maneras:
Desde las carpetas Enviados o en Borradores ó,
Mediante la búsqueda avanzada, la búsqueda básica y los campos Para/CC
Al realizar búsquedas en una carpeta, solo se mostrarán los resultados de los mensajes de dicha carpeta. Al utilizar la opción Búsqueda avanzada, puedes seleccionar las carpetas en las que deseas buscar. Los resultados incluyen mensajes de las carpetas para la búsqueda
Búsqueda en las carpetas Enviados y Borrados
1- En las carpetas Enviados y Borradores, selecciona un mensaje con el nombre el destinatario que desees encontrar.
2- Luego, hacer click Para en el cabezado. Se mostrará un cuadro de diálogo para seleccionar una dirección.
3- Finalmente, hacer click en Aceptar. La búsqueda se ejecuta y los mensajes se envían al destinatario mostrado en el panel de contenido
La LIBRETA DE DIRECCIONES es el lugar donde podes puedes guardar los datos de tu contactos de correo
Para localizar la libreta debemos desplazarnos hasta la pestaña siguiente a la de "correo" y anterior a "Agenda"
La libreta de Contactos posee las direcciones globales de toda la institución, y a medida que el Administrador del correo agrega nuevas direcciones de correo, éstas se actualizan automáticamente en la Libreta de Contactos
Puedes añadir nuevos contactos desde la barra de herramientas haciendo click en la flecha en el botón "Nuevo" o haciendo click con el botón derecho sobre el nombre, en el encabezado de un mensaje y seleccionando Contactos.
Para añadir un nuevo contacto
1- Desde la barra de herramientas, deberás hacer click en la flecha situada en "Nuevo". Allí se abrirá el formulario de contacto.
2- Se deberá introducir el nombre del contacto.
3- Introduce otra información de contacto y carga una foto de este contacto. El archivo de imagen debe de estar disponible en la computadora.
4- En "Guardar como", (a la derecha) selecciona cómo deseas que se visualice el nombre en tu libreta de direcciones.
5- En ubicación (a la derecha), selecciona la libreta de direcciones en la que quieres guardar el nombre.
6- Finalmente en "Guardar"
Para añadir un nuevo contacto procedente de un mensaje de correo existente
Deberás seguir los siguientes pasos:
1- Abrir el mensaje.
2- Hacer click con el botón derecho sobre el nombre que quieres añadir y selecciona "Añadir a contactos".
3- Se abrirá el formulario de contacto con la información disponible en el encabezado del mensaje.
4- En "Guardar como", indica cómo lo quieres guardar.
5- En "Ubicación" selecciona la libreta de direcciones en la que quieres guardar el nombre.
6- Finalmente, pulsa en la opción "Guardar".
Reenviar datos de contacto
Puedes reenviar los contactos de tu libreta de direcciones como tarjetas electrónicas denominadas vCards.
Una vCard es una equivalente electrónico a una tarjeta personal. Para ello deberás:
Hacer click con el botón derecho en el nombre del contacto. Luego, en "Reenviar contacto".
Selecciona varios nombres de contactos en una de tus libretas y, en la barra de herramientas de la libreta de direcciones, hacer click en "Reenviar".
Dentro de un mensaje de correo electrónico, hacer click con el botón derecho en el campo De: y selecciona "reenviar contacto"
Añadir contactos desde el encabezado del mensaje
Puedes añadir rápidamente direcciones de correo a tus libretas de direcciones. Desde el encabezado del mensaje, añade las direcciones que se encuentran en los campos De:, CC: o CCO: .
1- Al pasar el cursor encima de una dirección, verás una ventana en la que se muestra la dirección de correo completa asociada a ese nombre. Si el nombre ya figura en una de tus libretas, verás los datos de contacto.
2- Deberás hacer click con el botón derecho en la dirección y pulsa "Añadir a contactos" para añadir el nombre a tu lista. Se abrirá el formulario de contactos, que incluirá ese nombre.
Crear listas de grupos de contactos
La función Lista de grupo de contactos te permite crear listas de correo que incluyen muchas direcciones de correo
Para crear listas de grupos de contactos
Puedes seleccionar las direcciones desde el directorio general de la empresa (GAL) y desde tus libretas de direcciones; también ´puedes introducirlas manualmente.

1- En la barra de herramientas, deberás hacer click en "Nuevo" y selecciona "Nuevo grupo de contactos". Se abrirá el formulario "Nuevo grupo de contactos"./
2- En el campo "nombre del grupo", introduce el nombre para esta lista de correo.
3- Para añadir contactos a este grupo, en el campo "Buscar", introduce un nombre y luego indica si quieres buscar en el directorio general global del Organismo o en tus contactos personales y compartidos. Pulsar en "Buscar"
4- Aparecerán los nombres que coincidan con tu búsqueda en el cuadro de abajo. Selecciona los nombres y pulsa en "Añadir"; se añadirán a la la lista "Miembros del grupo".
5-Finalmente hacer click en "Guardar" en la barra de herramientas.

Luego en la libreta de direcciones me aparecerá como un nuevo contacto este grupo.

El icono (gente) indica que se trata de un grupo de contactos.

Esto me permitirá enviar correos, eligiendo como destinatario el nombre el Grupo de Contacto y el correo les llegará a todos los integrantes del mismo.
1- Abre la pestaña Libreta de direcciones. Se abrirá el campo de búsquedas en:Contactos.
2- En el campo de búsqueda, introduce los criterios de búsqueda.
3- En la lista desplegable situada junto al campo de búsquedas, selecciona Contactos para realizar la búsqueda en tu libretas de direcciones o Lista general de direcciones para realizar la búsqueda en la libreta de direcciones del Organismo.
4- En Editar contacto, hacer doble click en el nombre para abrir el formulario de contacto y editarlo.
5- Realiza los cambios y finalmente hacer doble click en Guardar para habilitar estos cambios.
Para mover un contacto a otra libreta de direcciones:
HAY DOS OPCIONES PARA MOVER UN CONTACTO
Desde el formulario de contacto
Desde el nombre del contacto
1- Selecciona el contacto y haz click en "Editar" para abrir el formulario de contacto.
2- En el menú desplegable de "Libretas de direcciones", selecciona la libreta a la que quieres mover el contacto.
3- Pulsa en "Guardar".
1- Haz click con el botón derecho en el contacto que quieres mover.
2- Selecciona "Mover". En el cuadro de diálogo Mover contacto, selecciona la libreta de direcciones.
3- Haz click en "Aceptar".
Eliminar contactos
Tienes tres opciones para eliminar contactos:
Desde la libreta de direcciones en cuestión, selecciona el contacto que quieres eliminar, y pulsa en la barra de herramientas.
Arrastra el contacto a la carpeta "Papelera".
Hacer click con el botón derecho del mouse sobre el contacto y selecciona "eliminar"
Puedes eliminar cualquier lista de contactos que hayas creado
Haz click con el botón derecho en la lista de contactos que has creado y selecciona "Eliminar"
Compartir tu libreta de direcciones
Puedes compartir tus libretas de direcciones con las siguientes personas:
Usuarios o grupos internos.
Espectador.
Controlador.
Administrador.
Ninguno.
Usuarios externos.
Público.
Para compartir tu Libreta de direcciones
1- Deberás hacer click con el botón derecho de la libreta que quieres compartir y seleccionar "Compartir libreta de direcciones".
2- En el cuadro de diálogo "Propiedades de compartir" indica con quién la quieres compartir.
Puedes modificar permiso ya otorgados con anterioridad, en cualquier momento.
1- Para ello deberá primero, hacer click con el botón derecho en la libreta compartida.
2- Pulsa en "Editar propiedades". Verás una lista de los usuarios con acceso a la carpeta.
3- Haz click en "Edita" para cambiar los permisos, o en "Revocar" para cancelarlos.
4- Indica si quieres que se envíe un mensaje explicando el cambio.
5- Finalmente, hacer click en "Aceptar".
Daniel A. Sánchez
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