Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Flow training

Deel 1
by

Melanie Swanenberg

on 3 January 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Flow training

Onderhouden
Van alles in de vergaarbak(ken) besluiten wat je er mee moet.
Alle losse eindjes in de vergaarbak.
Verwerken
Uiteindelijk is het hele systeem bedoeld om op het juiste moment de juiste actie te selecteren en je prettig te voelen bij alles dat je niet doet.
Doen!
Of het losse eindje zelf of een geheugensteuntje ter vervanging.
Hulpmiddelen om te verzamelen altijd bij de hand.
1
2
Organiseren
3
4
5
Werken in flow
prullenbak
agenda
actielijsten
later/misschien lijst
(vervaldagen systeem)
Begrippen
Losse eindjes
of Stuff
Projecten
De basis van het flow-systeem
Waarom een projectenlijst?
Alleen de eerstvolgende actie komt in het systeem. Als er voor een gewenst resultaat meer dan een actie nodig is, heb je dus een vlaggetje nodig dat je eraan herinnert dat je nog iets moet doen. Beschrijf het resultaat, zodat je op je projectenlijst een overzicht hebt van alles dat je wilt bereiken: motiveert!
tijdgebonden actie = afspraak
aan een dag gebonden actie
aan een dag gebonden informatie (geen actie)
aan een dag gebonden geheugensteuntjes, (bijna) deadlines.
geen to-do-lijstjes!!
kern van het systeem
onderverdelen in
categorieën?
computer
telefoontjes
kantoor
lezen/beoordelen
Eens per week grote schoonmaak.
Hoe kies je?

Situatie
Beschikbare tijd
Beschikbare energie
Prioriteit
(Momentum)
Viercriteriamodel
Drievoudige model

vooraf vastgesteld werk
vaststellen van nieuwe acties
werk zoals het zich voordoet
Projectplanning
doel en principes bepalen
het resultaat voorstellen
brainstormen
organiseren
de volgende acties bepalen
Uitstel voorkomen
alles
in betrouwbaar extern systeem
Verzamelen
Tips
Leer blind typen
gebruik van sneltoetsen.
snellezen.
slim zoeken
werkafspraken over bereikbaarheid.
werkafspraken over elkaar storen
voorwaarden voor effectief overleg
stel jezelf een dag/week doel.
slimme dagindeling
spreek af wat tenminste af moet.
doe de vervelende klussen eerst.
thuis
agendapunten
boodschappen/onderweg
Projectmaterialen zijn vergelijkbaar met archiefmateriaal, maar raadpleeg je vaak veel vaker. Maak van ieder lopend een archiefmap aan, dat kan digitaal of op papier zijn. Zorg dat het makkelijk te raadplegen en aanvullen is. In de projectplanning zullen wel acties staan, als de eerstvolgende acties maar op de actielijsten staan.
Archiveren
Materiaal dat
geen actie
vereist maa
r
dat je mogelijk ooit nog terug wilt kijken, moet dan dus makkelijk vindbaar zijn
Materiaal dat niet dagelijks nodig is.
Hoeveel moet je bewaren? Hoe dichtbij moet het zijn en op welke manier sla je het op?
Zorg dat het makkelijk te archiveren is (binnen 1 minuut), anders doe je het niet.
Gemakkelijk terug te vinden, alles in één archief op onderwerp.
Weeg af of het echt bewaard moet worden.
Bewaar niets wat je ook online terug kunt vinden.
Actielijsten
Agenda
Projectondersteunende materialen
vergelijkbaar met archief, maar veel vaker nodig.
Afwachtlijst
alle zaken waar je op moet wachten, omdat er eerst een actie van een ander nodig is.
taken die je hebt gedelegeerd.
vragen die je hebt gesteld.
zaken die je moet ontvangen.
afwachtlijst
projectenlijst
projectondersteunende materialen
archief
Misschien/ooit
iets wat wel actie vereist maar niet nu.
mogelijk onderscheid tussen lange termijn en minder lange termijn.
bewust besluit om het langer uit te stellen
misschien zelfs categorieën aanleggen.
Vervaldagensysteem
Dingen aan jezelf posten, zoals agenda voor vergadering, kaartjes, een geplande evaluatie etc.
= de sleutel tot succes
Plan nu het wekelijks onderhoud voor de komende 6 weken! Zodra het in jouw systeem zit kun je niet meer zonder.
stop zoveel mogelijk in elkaars inbakje zodat je een ander niet onnodig hoeft te storen, wijs een ander daar andersom ook op.
stel spreekuren en vaste overlegmomenten in en spaar agendapunten op.
Urgente vragen gaan per telefoon, rest per mail. (zet pop-up uit.
Waarom blijven sommige acties zolang liggen?
Omdat we niet weten wat de daadwerkelijke actie is.
Voorbeeld
Je hebt nieuwe banden voor je auto nodig. Je hebt dat ergens genoteerd: 'banden'. Wat is de eerst volgende actie? Garage bellen om kosten op te vragen. Waarschijnlijk heb je al honderden keren een moment gehad waarin je genoeg tijd en energie had om de garage te bellen, maar waarom deed je dat dan niet? Je had nog niet besloten wat er moest gebeuren. Dus je had eerste van je hele lijst (als je al een lijst hebt) met dit soort items moeten bepalen wat er mee moest gebeuren voor je kon besluiten wat er mee moest gebeuren en kiezen wat je nu gaat doen. Je doet het besluit-werk dus telkens opnieuw als je naar je lijst kijkt. Dat is niet te doen als je een lange lijst hebt.
Waarom slimme mensen het langst treuzelen
Voorbeeld
Belastingaangifte doen. Wat roept het in je hoofd op? Dat wordt niet gemakkelijk, de formulieren zien er anders uit, er zijn vast nieuwe regels, ik begrijp de aftrekposten niet, ik heb vast niet alle bonnetjes, dadelijk doe ik het fout en krijg ik controle, dat wordt een enorme boete..... etc. Je begint er dus liever helemaal niet aan, tot er een herinnering van de belastingdienst komt: STRESS!

Oplossing: nadenken over de eerstvolgende actie zodra iets op je radar verschijnt. Daarmee voorkom je een crisis en verleg je de aandacht naar iets dat een haalbare taak lijkt.
Begin met de rottigste taak.
Begin met de belangrijkste taak
Begin met quick-wins
Check je mail pas na 11.00
Plan een beetje vooruit
Bundel de klusjes
Ctrl+F en Ctrl +E
Waarom besluiten scheiden?
de tijd nemen om na te denken wat je er mee moet
nadenken over het gewenste resultaat
in besluitmodus komen.
eerst snel overzicht krijgen zodat je prioriteiten kunt stellen
delegeren: op het kinderachtige af. duidelijk maken wat je precies als resultaat verwacht en wanneer. voldoende over nagedacht hebben om het delegeerbaar te laten zijn.
Bij lange lijst: geen zin! En moeilijk kiezen.
Opdelen motiveert, de rest hoef je niet te bekijken want kun je nu toch niks mee.
Eens per week bij onderhoud volgende acties uit projectplanning halen.
Deel je projecten waar mogelijk in kleine porties/stappen, zodat je vaak feestjes kunt vieren (snelle feedback)
Doordat je al besloten hebt wat je deze week wilt doen, is het makkelijk kiezen. Binnen 1 minuut in flow! (nu ben je na 5 minuten nog bezig met afwegen wat de beste keus is.
Binnen 3 minuten besloten wat het resultaat moet zijn, anders geen vergadering.
Archiefproces in 4 stappen
archiveren
is gearchiveerd
terugzoeken
opschonen en overdragen
Mail archiveren:
alle mail in één bak en zoekfunctie gebruiken
eventueel paar mapjes voor wat echt samenhangend bij elkaar moet (rechtzaak)
maak zoveel mogelijk gebruik van reply en foward (discussieoverzicht)
geen tijd steken in perfecte archief
slechts 0-5 % heb je nog ooit nodig
dit is in 90% van de gevallen niet ouder dan 3 maanden.
Voorbeeld verwerken mail
bekijken wat het is.
kopie naar taaklijst? organiseer het zo dat je sneltoetsen kunt gebruiken.
op projectlijst?
mail naar kort archief of prullenbak

Na uitvoeren taak naar Tadaa-lijst of prullenbak
Gebaseerd op hoe het brein werkt.
Cruciale vragen
Afspraken = afspraak
Waarom voor ons?
Wat levert het op?
Herken je dit?
Wat doe je nu als je iets echt niet mag vergeten?
Programma Flow-training
Vandaag
Basis van het flow-systeem
Leerdoel en actieplan
Verzamelen
de 5 Stappen
Verwerken
Organiseren
Doen
Vervolg: huiswerkopdracht
Volgende week:
Terugblik huiswerkopdracht
Onderhouden van het systeem
Natuurlijke projectplanning
Slim archiveren
Tips en trucs
Gedragsverandering
Neem de tijd
Oefening baart kunst
Leren is ook werk
Werk organiseren is ook werk
Dubbel denkwerk
Druk neemt toe
Kenniswerk: onduidelijk resultaat
Onderscheid in tijd en prioriteit
Nakomen of veranderen
Liever directe feedback
Optimale concentratie, creativiteit
bewust besluit
motiverende to-do lijsten
hoofd weer leeg= brein als water
meer bereiken met minder inspanning.
=klaar
Stuff
Je neemt telkens het bovenste item uit de stuffbak en neemt hier een besluit over.
KCC, bevestiging gereserveerde ruimte/ doorgeven aan deelnemers
Afdelingshoofd reactie voorstel/ ondertekende voorstel e-mailen
Stagiaire weet hoe werkplek in te stellen/ helpen stoel instellen stagiaire
Goede voorbereiding presentatie/ beamer testen of presentatie werkt.
Kantoor
28 februari, opleidingsdag collega's P&O
Vrijdag 1 maart, sleutel huis
Woensdag 6 maart, jan jarig
14 maart raadsvergadering
En wat moet je doen om ...? En wat moet je doen om ... ?
Jouw resultaat is?
Jouw stuffbakjes zijn?
Full transcript