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GTC 185

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by

Miguel García

on 11 March 2015

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Transcript of GTC 185

Guía Técnica Colombiana
185

SIRLEY DUQUE - MIGUEL GARCÍA
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
-GTC 185-
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

Es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor.
La GTC 185 fue revalidada por el Consejo Directivo del 30 de septiembre de 2009.
las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través de su participación en el Comité Técnico 188 Documentación comercial fueron:
Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas:
EPM
IDEA
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
SENA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
UNIVERSIDAD EAFIT
UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA
Archivo General de la Nación
CESDE (Centro de Educación Superior de FT)
Fundación Universitaria Panamericana
CENDAP (Centro Nacional para el Desarrollo de la Administración Pública)
INAP (Instituto Nacional de Administración Pública)
LIDERANDO SENA
Universidad Nacional de Colombia
Universidad EAN
Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca
INTRODUCCIÓN
El propósito de esta guía técnica es brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.
CARTAS
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
OBJETO
presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo.
NTC 1001, Papel, formatos.

NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.

NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación.

NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Carta.
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
Circular.
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Abreviatura
: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.

Ej. Art. = (Artículo)

Acrónimo
: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.

Ej. CAFAM: Caja de Compensación Familiar.

Acta
: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
Anexo
: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve paracomplementar y aclarar.

Ej. Anexo: uno (10 folios.)
Asunto
: Síntesis del contenido de la comunicación.

Ej. Asunto: Solicitud de empleo.


Bibliografía.
Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
Capítulo
. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
Cargo
. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
Certificado
. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Cita.
Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
Código
. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series.

Conclusiones.
Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.

Constancia.
Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
Contenido.
En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
Convocatoria.
Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
Copia:
Fiel reproducción del documento.

Cubierta:
Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.


Desarrollo
. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.

Despedida.
Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
Destinatario.
Persona a quien va dirigida la comunicación.
Espacio
. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
Esquema.
Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
Estilo.
Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
Experiencia.
Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.

Figura.
Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Foliar. Acción de numerar las hojas.
Folio
. Hoja.
Fuente o tipo de letra.
Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.
Fuente bibliográfica.
Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
Glosario.
Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesariaspara la comprensión del documento.
Ilustración.
Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.

Índice.
Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto.

Informe.
Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
Interlínea
. Distancia vertical entre dos renglones.
Interlínea libre.
Renglón sin escritura.
Introducción
. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
Líneas especiales.
Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes.
Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Material complementario.
Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros.

Membrete.
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.


Memorando.
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.

Mensaje electrónico.
Comunicación escrita, a través de la Internet.
Modelo.
Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelería.
Nota de pie de página.
Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.
Nivel.
Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.
Objetivo.
Describe la finalidad del informe corto.
Orden del día.
Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Página.
Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
Paginar.
Acción de numerar páginas.

Portada.
Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Radicación.
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Razón social.
Nombre que identifica a una organización.

Redactor.
Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón
. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Resumen ejecutivo.
Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.
Rúbrica.
Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte dela firma, después de su nombre o título.

Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.


Sigla.
Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
Soporte.
Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
Tabulado.
Espacio determinado para escribir datos en columnas.
Tercio.
Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
Texto.
En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
Título.
Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.

Transcriptor
. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Viñeta.
Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.
Zona.
Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
ZONAS
MÁRGENES
Se recomiendan los siguientes márgenes.
ESTILOS
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
FUENTE
Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.

Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.

Se sugiere no utilizar negrilla.

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).

Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
ZONA 1
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.

Se recomienda usar las siguientes medidas:
ZONA 2
ZONA 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.
Bloque Extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Semi Bloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
Datos del destinatario
Lugar de origen y fecha de elaboración
Código
Identificación de páginas subsiguientes
El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
Líneas especiales
Datos del remitente
Cuerpo o texto
Asunto
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras.
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también alineado.
Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
Cargo
Ejémplo:
Gerente
Gerenta

Decano
Decana
Denominación o título académico
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos
Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
Nombre del destinatario
Ej: JUAN CARLOS PINZÓN GÓMEZ
Ejémplo:
Contadora pública
Contador público
Ejémplo:
Asunto: Solicitud material literario
Ejemplo:
SIRLEY PATRICIA DUQUE BEDOYA
Número de copias
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones
Copia
Anexos
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes.

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.

El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidos en la organización.
Ejémplo:
Anexo: uno (15 folios).
Anexo: dos (un folio y un CD-ROM).
EJEMPLO,

Redactor: Juan Carlos López Mendieta
Transcriptor: Angélica María Duque Duque
EJEMPLO 1 En línea separada:

Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS
Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.
Doctor Bernardo Murcia Vélez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

EJEMPLO 2 Para dependencias:

Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera

EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias:

Copia: 1010
1030
100

EJEMPLO 4 En línea seguida:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César Arenas, Jefe de Producción

SOPORTES, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
Este punto se socializará en otra sección de la presentación
Recomendaciones
Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
PARTES DE LA CARTA
Tratar un solo tema por comunicación
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
Usar tratamiento respetuoso y cortés
Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes
Regular o aclarar una situación
Hacer llamados de atención, entre otros
Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias
Felicitar, invitar o convocar, y
Dar respuesta a una comunicación recibida
CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;
Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable.

Está conformado por los siguientes componentes:

Asunto
Asunto: Solicitud Material Literario
Asunto: Agradecimientos
ASUNTO: Memorando
Saludo
Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto.
Texto
Despedida
Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.
Remitente y firmas responsables
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

Líneas especiales
Páginas subsiguientes
Puerto Berrío, 03 de marzo de 2015
C-0610-2/2015
Denominación o título académico
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera Economista
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
Se escribe en la primera interlínea libre
Se escribe en la segunda interlínea libre
Señor
JUAN CARLOS PINZÓN GÓMEZ
Se escribe en la tercera interlínea libre
Alcalde
Asistente Administrativa
Gerenta
Gobernadora
Ministro
Presidente
Rector
Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Señor
JUAN CARLOS PINZÓN GÓMEZ
Gómez & Asociados Ltda.
De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.
Señor
JUAN CARLOS PINZÓN GÓMEZ
Gómez & Asociados Ltda
Calle 64 2-06 esquina
Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen.
Señor
JUAN CARLOS PINZÓN GÓMEZ
Gómez & Asociados Ltda
Calle 64 2-06 esquina
Medellín, Antioquia
Apreciado señor Botero García:
Respetada ingeniera Gloria María:
Señora ministra:
Cordial saludo, señor Martínez Orjuela:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente
Anexo: uno (13 folios)
Copias: Sistemas, Contabilidad

Redactor: Angélica Duque
Transcriptor: María Lizarazo
Anexo
Copias
Identificación del Transcriptor
El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.
INFORMES
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente.
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
Informar sobre un hecho en forma breve;
Expresar necesidades;
Hacer requerimientos;
Regular o aclarar una situación;
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
Hacer llamados de atención, entre otros.
PARTES
Encabezado
Denominación del documento
De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
Código: (PB-6-0156)
Fecha: (Puerto Berrío, 14 de marzo de 2015)
Encabezamiento
Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:).

Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
Destinatario y remitente
A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.
Asunto
Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).
Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.
Texto
Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.
Despedida
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando el remitente esté escrito en el (DE) en el espacio del remitente solo deberá aparecer la firma.
Remitentes y firmas responsables
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando el remitente esté escrito en el (DE) en el espacio del remitente solo deberá aparecer la firma.
Remitentes y firmas responsables
Se aplica igual que en las CARTAS
Líneas especiales
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

PARTES
CLASES DE CIRCULARES
La carta circular está dirigida en forma personalizada.
La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tratar un solo tema;
Iniciar y finalizar el texto con una frase de crtesía;
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
Usar un tratamiento respetuoso y cortés y
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

Encabezado
De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
Código
Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.
Encabezamiento y destinatarios
De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.

En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario.

La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.
Asunto
Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.
Saludo
Se incluye en el inicio del texto.
Texto
Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.
Despedida
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
Remitente y firmas responsables
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
EJEMPLO
PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS, LOGÍSTICA Y JURÍDICA

PARA PROVEEDORES
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CLASES DE ACTAS
- actas de comités,
- actas del concejo municipal,
- actas de consejos,
- actas de junta directiva,
- actas de asambleas,
- actas de reuniones administrativas,
- actas de levantamientos de cadáveres,
- actas de baja de inventarios,
- actas de eliminación de documentos,
- actas de sociedades y
- actas de entrega.
PARTES
Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

Encabezamiento
El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.
Orden del día
Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.
Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
Compromisos
Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones.
Convocatoria
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlíneas libres del último renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.
Título
Denominación del documento y número
A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

EJEMPLO ACTA 001

NOTA Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)
Páginas subsiguientes
Firmas, nombres y cargos
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a cinco interlíneas libres a partir de la última línea del acta. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Líneas especiales
Se aplican al igual que en las cartas y circulares
El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.
Ejemplo:
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Representaciones
Ausentes
Invitados
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
De las 09:00 horas a las 16:00 horas
Hora
Lugar de origen y fecha de la reunión
Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.
FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.
Hotel El Barón, Salón Diamante
Lugar
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.
Asistentes
ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.
ASISTENTES:
Óscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jesús Alberto Alcázar Jiménez, Internacional S.A.
Rocío Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.
ASISTENTES:
Carlos Amaya Gamarra, Jefe de División Administrativa
María Campos Serrano, Jefa de División Financiera

Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, esta última se ubicará en el renglón siguiente alineada.

Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.
ASISTENTES:

Luis Felipe Avendaño García, Presidente Sala

Consejeros principales:
Ernesto Alzate García
Adela Martínez de Plata

Consejeros suplentes:
Martha Bermúdez Martínez
Óscar Cardona Vega
En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra.
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representación de Alberto González, Vocal
A continuación de la lista de asistentes, a una interlínea libre del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento.
INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora
Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlínea libre del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)
A una interlínea libre del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlíneas libres, separando los párrafos de cada numeral con una interlínea libre.
La primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización.
La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten.
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.
MANUEL CHACÓN CORREA JUAN CAMILO VÉLEZ CANO
Presidente Secretario

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlíneas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabético de su primer apellido. Si el número de firmas es impar, la última se centra.
Se aplican al igual que en las cartas y circulares
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
- tratar un solo tema por informe;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;

- disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y

- elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

CLASES DE INFORMES

Los informes pueden ser:

Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
Informe corto, que consta de una a 10 páginas y
Informe extenso, de 11 páginas en adelante.

UTILIZACIÓN DEL INFORME
- regular o aclarar una situación;

- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- impugnar o corregir una situación, y

- presentar detalles sobre un aspecto determinado.

Resumen ejecutivo

Informe corto
Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como:
Informe Extenso
Para la presentación de este tipo de informe, véase el numeral 5.2 de la
NTC 1486.
Este tipo de informe breve se usa para:

Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,
Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos,
Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,
Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación,
Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,
Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.

Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento.
Se recomienda que el resumen incluya:
Se recomienda que el resumen incluya:

Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración;
Autoría del resumen ejecutivo;
Objetivos;
Numerales o temas;
Conclusiones y recomendaciones, y
Firma.
Encabezamiento
Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.
Razón social
Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.
Dependencia
Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
Código
Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.
Título
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Ejemplo: CENDAP LTDA.
Ejemplo: Departamento de Capacitación DC-048
Ejemplo: CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
Objetivo
El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así:

De dos a tres interlíneas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineación sencilla, conservando la tabulación.
Autoría del resumen ejecutivo
Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.
Ejemplo: OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.
Temas o numerales
generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlíneas libres después del último renglón del párrafo anterior y después del título, se deja una interlínea libre para digitar el texto correspondiente.
Ejemplo:
SENSIBILIZACIÓN Y DESARROLLO DEL PROCESO

Como parte esencial de la capacitación fue necesario realizar la sensibilización de todos aquellos preseleccionados ...
Nombres, cargos y firmas
Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo.
Conclusiones
Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a dos interlíneas del título.
Ejemplo: OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.
Rúbrica
Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.
Las Líneas especiales se aplican igual que las anteriormente vistas.
Encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración;
Autoría del informe corto;
Objetivos;
Capítulo o capítulos;
Conclusiones y recomendaciones (opcional), y
Firma.

Encabezamiento
Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.
Razón social
Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo Ej: NAVITRANS S.A.
Dependencia
Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen.
Código
Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes, se escribe en la misma línea de la dependencia.
Ej: Departamento de Educación E-048
Título
Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.
Ej: DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlíneas libres del título en mayúscula sostenida, seguida de (:).
Autoría del informe
Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, según sea el caso, se escriben a dos interlíneas libres de la fecha de elaboración, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguidas de dos puntos.
Objetivo
Describe en forma breve, el propósito del informe. Se recomienda presentarlo así: de dos a tres interlíneas libres del último responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de (:) y con mayúscula sostenida.
Capítulo
. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.

- visto al comienzo de esta presentación -
Conclusiones
Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a una interlínea libre del título.
Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación, el cargo.
Rúbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
ELABORADO POR: Simón Alberto Botero Rueda
Jhon Fredy Jiménez Alzate
OBJETIVO: Dar a conocer avances científicos sobre estudios del cáncer.
Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.
Líneas especiales

Se aplican igual que las vistas anteriormente
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne
CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos;
Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y
Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
PARTES
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
Utilizar los formatos establecidos en cada organización;
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión;
Suministrar la información en forma personalizada, y
Expedir siempre en original.
Código
Es opcional; se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos:

En el papel sin membrete,
De la zona 1 sí tiene membrete, o
Del encabezado dado por el procesador de texto.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede.
Cargo
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto).
Identificación del documento
Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.
Texto
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación.
En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.
En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.
Chiquinquirá, 4 de noviembre de 2009
LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
Remitente y firmas responsables
Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así como el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades, el cual puede conservarse en forma física o digital o ambas.
PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Identificación del documento
La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida y centrada.
Nombre
Se recomienda que el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa se escriba con mayúscula sostenida y en el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombres, con el fin de ordenar estos documentos alfabéticamente.
Datos básicos
Incluyen número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento, género, estado civil, número de hijos, lugar de domicilio, número de teléfono.
Información laboral
Se recomienda incluir datos como a cuáles entidades está afiliado en fondo de pensiones, promotora de salud y aseguradora de riesgos profesionales, respectivamente. Otros datos que posiblemente resultan relevantes para la organización pueden ser las visas con las que cuenta, para cuáles países y su vencimiento, y otros pertinentes a la actividad u objeto de la organización.
Información académica
En esta información se incluyen los títulos académicos (técnico, tecnológico, profesional, maestría, doctorado o posdoctorado, según sea el caso), así como las fechas en que se obtuvo el o los títulos, del más reciente al más antiguo. Igualmente, la institución educativa en donde se graduó, el título académico obtenido, la fecha de graduación, país y ciudad.
Experiencia laboral
Se recomienda presentar esta información de manera cronológica desde la más reciente a la más antigua.

Para la presentación, se sugiere consignar los datos en el siguiente orden: nombre de la empresa, cargo y funciones desempeñadas, fecha de ingreso y fecha de retiro.

En cuanto a los cargos actuales dentro de la organización, se recomienda incluir, las responsabilidades, el jefe inmediato y el tiempo de desempeño.
Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios
Se recomienda presentar esta información, desde la más reciente a la más antigua y como se describe a continuación: título de la investigación, publicación o premio; fecha de publicación o premiación, y nombre de la entidad que auspició, si es el caso.
SOBRES COMERCIALES
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN
ZONAS
MODELOS
UTILIZACIÓN
Proteger el documento y la información.
CLASES DE SOBRES
Según su uso, los sobres se clasifican en:
Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;
Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla;
Sobre para tarjeta, y
Sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).

De acuerdo con su destino, en:
Local,
Nacional e
Internacional.

La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.
Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre, el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información de la zona 1.
Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas (véase más adelante), con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.
Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.
Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono (fijo o móvil) del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente debajo de los datos de la zona 1
Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio, en el tercio que le corresponde.
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización
Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.
Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.
Modelo 1
Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.
Modelo 2
Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la entidad que remite.
Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones obligatorias, según disposiciones legales.
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
PARTES
En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.
En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
MENSAJES ELECTRÓNICOS
El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet.
PARTES
Encabezamiento
De (From): informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.
Para (To): indica la dirección del destinatario.
Asunto (Subject): es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo.
Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal.
Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).
Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre otros.
Cuerpo del texto
TARJETAS PROTOCOLARIAS
Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.
Tarjetas de presentación
Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la información para contactar al directivo o funcionario requerido.
Tarjetas de agradecimiento y felicitación
Tarjetas de invitación
Se recomienda que las tarjetas de invitación organizacionales contengan:

a) logotipo, escudo o nombre de la organización;
b) nombre completo del que invita;
c) título o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento;
d) dirección (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa para la ubicación del sitio);
e) día, hora;
f) número de teléfono, y
g) de acuerdo con las necesidades del evento, se debería escribir la frase “Favor confirmar asistencia”.
Se recomienda incluir esta información:

a) logotipo de la organización (adaptado al tamaño de la tarjeta);

b) razón social completa con el acrónimo o sigla que lo representa;

c) nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organización que va a utilizar la tarjeta;

d) cargo que desempeña, y

e) dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y país.
Para profesionales independientes, se recomienda incluir:

a) nombres y apellidos completos;

b) profesión y servicios que ofrece;

c) universidad de donde egresó;

d) dirección, consultorio u oficina, teléfonos fijo y móvil, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, en caso de tenerlos, y

e) ciudad o municipio y país.

Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasión y preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan:
Las de felicitación sirven para expresar sentimientos corporativos y personales. Se aconseja que su texto o mensaje sea breve, coherente y cordial. Incluyen:
a) logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente;
b) nombres, apellidos y cargo de quien envía la felicitación;
c) texto o motivo de la felicitación;
d) nombre completo de la persona a quien se envía la felicitación, y
e) ciudad o municipio y fecha.

a) logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente;

b) nombres, apellidos y cargo de quien envía los agradecimientos;

c) texto del motivo del agradecimiento;

d) nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se envía el agradecimiento, y

e) ciudad o municipio y fecha.
Guía Técnica Colombiana
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AQUÍ TERMINA ESTA PRESENTACIÓN
AGRADECEMOS SU ATENCIÓN

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
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