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"PROTOCOLEANDO"

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by

Mª Begoña Peláez

on 8 July 2015

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Transcript of "PROTOCOLEANDO"

"PROTOCOLEANDO"
1 INTRODUCCIÓN
ENTIDAD ORGANIZADORA: Ayuntamiento de Las Cabezas de San Juan.
ACTO: inauguración de la nueva Oficina Municipal de Información Turística.
TIPO DE ACTO: propio y externo (porque no se desarrolla en la sede central del Ayuntamiento) con la participación de administraciones públicas y sector privado empresarial provincial y local.
MOMENTO DEL DÍA: por la mañana.
SERVICIO DE RESTAURACIÓN: no se contempla.
3 CRONOGRAMA:


4 RECURSOS:

INSTALACIONES: patio central de la Casa de la Cultura municipal (instalación cerrada y permanente).
MOBILIARIO NECESARIO: atril y pequeña tarima para dirigirse mejor al público que estará de pie. Las banderas (Nacional, Autonómica y Local) tienen ya que forman parte del mobiliario del edificio oficial de la Casa de la Cultura, por lo que no habrá que conseguir unas especialmente.
RECURSOS TECNOLÓGICOS: micrófono que pueda añadirse al atril. La iluminación será la habitual del edificio. No se utilizará aquí ninguna pantalla con imágenes durante los discursos pues distraen del mensaje. Sí tendrán que estar en funcionamiento las que haya dentro de la OIT a inaugurar.
RECURSOS GRÁFICOS: display/enara autoenrollable (motivo turístico) para la puerta de la OIT y photocall (logo y correo electrónico del Ayuntamiento de Las Cabezas grande y repetido) de fondo para el acto con discursos en el patio. Invitaciones en cartulina para correo ordinario (presidentes asociaciones empresariales)
RECURSOS HUMANOS: el Concejal-Delegado de Turismo (dice qué hacer) y el Concejal-Delegado de Protocolo (dice cómo hacerlo) que tiene actualmente el Ayuntamiento; el encargado de protocolo de la Diputación; el técnico que atenderá la OIT; la policía local; personal de limpieza y de mantenimiento del Ayuntamiento; la azafata para el corte de cinta.
RECURSOS FINANCIEROS: corren a cargo del Ayuntamiento y se intentará que el acto sea a coste cero o con los menos gastos posibles.
PROPUESTA PRESUPUESTORIA
TAREAS ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DEL ACTO
Coordinación con el encargado de protocolo de la Diputación para la búsqueda de la fecha más idónea para la celebración del acto, teniendo en cuenta la agenda de su Presidente.
Encargo y supervisión de enara para puerta de la OIT y photocall si no existiera ya en el Ayuntamiento de otros eventos anteriores.
Recepción de enara y photocall si se hubieran encargado.
Redacción y envío de todas las invitaciones (online/ordinario).
Coordinación con la prensa.
Control de confirmaciones telefónicas de asistencia.
Coordinación con la policía local (vienen autoridades), y especialmente para que no haya vehículos privados obstaculizando accesos.
Buscar azafata para corte de cinta inaugural.
Supervisión del montaje realizado por parte del personal de mantenimiento en el patio de la Casa de la Cultura: photocall en su lugar; atril con tarima; micrófono que funcione bien.
Limpieza cuidadosa de todos los espacios a utilizar.
Supervisión de la OIT el día del acto: cinta para cortar en la puerta, tijeras que corten bien en su bandeja, azafata encargada del corte, interior de la OIT con medios audiovisuales en funcionamiento, técnico de la OIT en su puesto.
Tener agua embotellada por si fuera solicitada por alguno de los intervinientes (discursos).
Tener en cuenta la colocación de la cinta de inauguración para cortar, según la meteorología (puerta exterior/interior de la OIT).
Tener habilitada una sala por si el Presidente de la Diputación quisiera conversar en privado con el Alcalde antes de la inauguración.
Revisión del desmontaje y del almacenamiento: recogida del material utilizado (photocall, atril, tarima, micrófono) y limpieza del espacio.
Elaboración de la memoria correspondiente. Valoración de desviaciones entre lo programado y lo ejecutado. Archivo de documentación generada.
Recopilación de lo publicado por los medios de comunicación (repercusion mediática).

CROQUIS DE SITUACIÓN DE LOS PARTICIPANTES EN EL ACTO
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Una semana antes del evento se convocará a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión) desde local a provincial y autonómica para que si lo desean puedan cubrir el acto.
Ellos decidirán si cubren el corte de cinta y visita a la OIT (y se marchan después) o el acto oficial con discursos. Al final de ellos podrían entrevistar a alguna de las autoridades presentes, individualmente. No se tratará de rueda de prensa.
Gracias a ellos se dará a conocer la OIT al público en general, que se convertirá así en visitante potencial.
2 PÚBLICO Y ETIQUETA:

PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO EL ACTO: administraciones públicas relacionadas (Delegación de Turismo, Grupos de desarrollo rural, UTDLET...), asociaciones empresariales locales (AECA) y provinciales (ASET, CES, CEA...), asociaciones turísticas de la provincia, sector privado especialmente local (agencias de viajes, hoteles, restaurantes...) En fin, todas aquellas instituciones que deban involucrarse en la existencia de la OIT o que se van a beneficiar de la actividad turística que se promueva y que revertirá en la economía de la zona.
NÚMERO DE ASISTENTES: entre 50 y 60 personas.
UBICACIÓN: ver croquis
ETIQUETA: para la indumentaria no es necesaria etiqueta especial, y no se indica en la invitación. Se sobreentiende traje de calle.
5 INVITACIONES:
Se enviarán con 15 días de antelación.
Se hará una única invitación, no nominal, que se emitirá por correo electrónico en mailing masivo. Puede enviarse, además, en tarjeta de cartulina por correo ordinario a los presidentes de las asociaciones empresariales de la provincia.
No será necesario indicar ningún tipo de etiqueta para la indumentaria.
Se incluirá S.R.C. ("se ruega confirmación"), aunque no se ofrecerá catering, para tener una idea aproximada del número de personas que se van a congregar, por cuestiones logísticas.
(Tarea 2.1. Protocolo y Relaciones Públicas. GIAT)
MARÍA BEGOÑA PELÁEZ BARRANCO
PRELIMINARES
He partido para la confección de esta Tarea de otra que ya realizamos para el módulo de "Oficinas de Información Turística" el curso pasado. En ella proyectamos una OIT imaginaria que yo coloqué en el municipio sevillano de Las Cabezas de San Juan porque no existía ninguna en él. Buscaba la potencialidad de la localidad y del entorno y su conexión con otros municipios de gran interés que están próximos. Se trata de un municipio (a 48 Km de Sevilla capital) que podría ser conectado con los vecinos de Lebrija y Utrera mediante una interesante ruta histórico-artística. También puede ser lugar de paso y visita, de camino hacia Jerez. Cuenta con un magnífico ejemplo de parroquia barroca, casas del s.XVIII, una Semana Santa de Interés Turístico Nacional, un Festival de Flamenco, la reserva natural Complejo Endorreico Lebrija-Las Cabezas de gran riqueza ecológica y fue sede del alzamiento del general Riego contra el absolutismo de Fernando VII, el famoso "Levantamiento de Riego" (1820), que cada año es escenificado por los vecinos del pueblo.
Utilizar esta inexistente OIT, pero de un lugar real ya estudiado, me permite usar algunos elementos conocidos.
La he situado ficticiamente en la auténtica Casa de la Cultura cabeceña, en un supuesto anexo de ella con comunicación interior y entrada independiente exterior para facilitar su visibilidad, como ocurre por ej. con la OIT de la Plaza del Triunfo de Sevilla capital: http://www.andalucia.org/es/contacta-con-nosotros/sevilla/sevilla/
El edificio de la Casa de la Cultura se halla a unos metros de una rotonda en la que confluyen diferentes carreteras con distintos orígenes. Desde él se accede rápidamente al centro. El acto con discursos se haría de pie en el patio amplio y luminoso con que cuenta la Casa.
Es una OIT municipal y, habida cuenta del poco presupuesto con el que las administraciones públicas cuentan hoy en día, he intentado organizar el acto de inauguración a coste cero o lo más asequible posible. Se reutilizarían recursos tecnológicos que probablemente existirían de eventos anteriores y se eliminaría el catering. Algo que está ocurriendo en la realidad.
Casa de la Cultura, sede de la OIT (anexo) y
del acto de inauguración.
INAUGURACIÓN OFICIAL DE LA OFICINA
MUNICIPAL DE INFORMACIÓN TURÍSTICA DE LAS CABEZAS DE SAN JUAN (Sevilla)


Ejemplos de inauguraciones de OIT españolas:
Las banderas (1 Nacional, 2 Autonómica, 3 Local) tienen que estar ya situadas en algún punto de la Casa de la Cultura al ser ésta un edificio oficial: 2 1 3
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