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PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS by Maria Fernanda M

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by

Maria Fernanda Mora Martinez

on 9 August 2016

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PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO
DE ARCHIVOS

¿QUE SON?
Se entiende por ordenamiento la organizacion que se le da a las carpetas, bolsas, fichas, etc., utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico. Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interactivos que actuan como una unidad para satisfaccer un objetivo específico.
CRONOLÓGICO
Tiene como unidad el tiempo en sus distintas divisiones: años, meses y días. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.
ALFABÉTICO
Tiene como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto. Este principio es directo, porque todos los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre de la carpeta, bolsa, ficha, etc.. Puede decirse que aún hoy, un 80% de los archivos es alfabetico y el otro 20% usa la ordenación alfabética en forma indirecta.
NUMERICO
Todos los sistemas de clasificacion se basan en tres grandes principios:
a. Alfabético
b.Numérico
c. Cronológico.
EL SISTEMA ALFABETICO
SE SUBDIVIDE EN:
1) Nombre de personas naturales o nominativos
"Las personas naturales son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición" (Codigo civil)
2) Por nombres de razones sociales
Razón social o firma social es el nombre con el cual sonoce le empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.
3) Por nombres de lugares geográficos
También se llama archivo geográfico. Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
*Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y
agencias, distribuidores, concesionarios, etc.
*En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
*En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.
*En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc
4) Por nombres de asuntos, conceptos, temas, ideas, materias, tópicos, etc.
Conocido mas comúnmente como archivo por asuntos o por termas, clasificación, analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido.
Reglas para ordenar nombres de personas naturales.
Primera regla:
Los nombres de individuos constan de dos unidades:
-Primera Unidad: apellidos,
-Segunda Unidad: nombres.
*Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:

Segunda regla:
Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.
Ejemplo:
Tercera regla:
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.
Cuarta regla:
Las preposiciones,contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.
Quinta regla:

Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos.
Sexta regla:
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno.
Reglas para ordenar por Nombres de razones sociales.
Primera regla:
los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.

*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación.
Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.

Segunda regla:
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
Tercera regla:
Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías,juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y la escritura numéricos.
Cuarta regla:
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el primer apellido.

ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS
En primera instancia iría:
*Guía alfabética
*Guía del país.
*Subguía de ciudades
*Carpetas individuales:
Ahora observe la siguiente figura específicamente con Colombia en donde puede
hacerse de manera más explícita el ordenamiento alfabético:
CLASES


Estilo diccionario o directo:
No representa división alguna de temas.
Estos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un
diccionario.
Su organización es muy simple:
- Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo.
- Carpetas individuales: en estricto orden alfabético por asuntos.
Estilo enciclopedia:
Este estilo tiene un número reducido de asuntos
principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus
divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están agrupados por
relaciones lógicas.
Se basa en el uso de los números. Es un sistema de clasificación indirecto poque no puede hacerse ninguna referencia directa al archivo. Consiste en asignar un número a cada persona, entidad o asunto que genera documentos de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde se archivan en orden cronológico todo el documento relativo a esa persona, entidad o asunto.
EL ARCHIVO NUMERICO SE DIVIDE EN:
1) Numérico consecutivo o de serie o de corriente
2) Numérico codificado o por claves
3. Numérico combinado

LOS CUATRO ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO
La asignación de los numeros a las personas o asuntos se hace en forma progresiva. Generalmente esta numeración puede ser de tres o cuatro dígitos para que
permita su expansión.
Se subdivide a su vez en:
a) Consecutivo simple
b) Consecutivo compuesto

a) Decimal o numérico Dewey.
Esta numeración consiste en asignar números consecutivos a las materias o
asuntos principales y separaron cada división y subdivisión de estos asuntos
mediante un punto decimal y un dígito consecutivo. Esta aplicación proporciona
expansión sin límite, tanto las materias como al volumen de documentos para
archivar
b) Digitos terminales.

Según este método de clasificación, los números se leen de derecha a izquierda dividiéndolos en dos o tres grupos. El material se archiva tomando en cuenta en primer término el último digito o más frecuentemente los dos o tres últimos dígitos; luego los dos o tres siguientes...

c) Digitos centrales o intermedios.
a) Alfanumérico
El sistema de archivo alfanumérico utiliza una combinación de nombres (comúnmente un sujeto) y dígitos
b) Numérico por asuntos.
.Este método es práctico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su número, por lo tanto es necesario elaborar las respectivas cédulas de catalogación numérica.
c) Numerico cronológico.
Elcriterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo poraños o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmentepor el día.
Si analizamos las necesidades de ordenacion cronológica, encontramos la siguiente división:
Cronología rígida.
Su fundamento es la ciega ordenacion por fecha. La ordenaciónpor este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en formasecuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada,teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
Ejemplo:
Cronologia circunstancial.
Se destina a satisfacer necesidades de documentacion que por determinadas circunstancias debe estacionarse, escalonarse o separarse a través del tiempo para que una vez cumplido este requisito, pase a otra ordenación. Su aplicacion se hace de dos formas diferentes: Por carpetas o por fichas.

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2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
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