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MATRIZ DE ROLES

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on 9 September 2015

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ESTRATEGÍA DE PRESUPUESTOS
ORGANIGRAMA ACTUAL
CICLO PROCESO DE PLANTA
INTRODUCCIÓN

OBSERVACIONES


Los contratos deben ser diseñados acorde con la matriz definiendo las funciones a cumplir
Los niveles jerárquicos al ser aprobados serán el conducto regular que todo empleado deberá seguir
Acorde con la matriz se evaluaran y medirán los cumplimientos de las funciones por rol.
Se deben analizar los formatos que intervienen en los procesos.
Se propone una reunión con planta para analizar el ciclo de proceso, entregándoles sus funciones y los formatos que tenemos por rol y tiempos de entrega, esto por persona acorde con la matriz.

Desde la Matriz de roles se busca generar una interacción más sinérgica con énfasis en cada área de la compañía con aras en desarrollar un sistema de gestión de calidad desde la medición y la jerarquización relacionada con la participación en cada proceso.
Analisis actual Diagnostico
La presente información corresponde a la situación actual de la compañia desde la estructural de la empresa
MATRIZ DE ROLES
ANALISIS ACTUAL
ORGANIGRAMA ACTUAL
FUNCIONES EN PLANTA
TIA BLANCA
Receta
Cata de la torta
Apoyo en planta para la preparación

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
GERENTE GENERAL
 Mandar a hacer las etiquetas personalizadas para las empresas que nos hacen pedidos.
 Da la instrucción de cuantas tortas se entregan al cliente
 Maneja toda la información para que nos creen como proveedores
 Para las grandes ventas no hay políticas de descuentos
 Pide las muestras a Felipe y firma remisión cuando regresa con lo exacto que entregó

 Iniciar y cerrar la caja registradora 8:30 - 5:30
 Elaborar facturas a crédito,remisiones y facturas.
 elaborar un cuadro de entradas y salidas del efectivo vs contabilidad vs caja.
 Elaborar comprobantes egreso y recibos de caja
 Montar pagos en banco.
 Revisar las remisiones que no se han facturado y cuantas para donación, cortesía y demás para egresos.

COORDINADOR DE INVENTARIO Y FERIAS
 Lavar huevos (primer piso)
 Subir los huevos a producción y desinfectarlos 5 min
 Busca las pasas y la fruta para el batido del día
 Verifica temperatura de la nevera y lleva control en el formato
 Pesa lo que hace falta del mice and place (mantequilla, esencias, conservantes)
 Votar el agua de los huevos y quebrarlos uno a uno
 Hacer el batido
 Porcionar las tortas
 Verificar peso de cada torta
 Precalentar horno 200°
 Entrar las latas a horneado
 Ayudar a Deisy a desinfectar Bandejas desmolde
 Limpiar mesas y desinfectar ambiente
 Llenar formatos porque ya sabe el rendimiento que dio la masa
 Alistar ingredientes para segundo batido
 Organizar elementos de empaque
 Escurrido de frutas
 Preparar jarabe
 Tomar una lata asada para verificar temperatura
 Desmoldar en bandeja desmolde
 Meter las bandejas en el escabiladero
 Fijo en ella pesado, horneo y sellado latas, si son bolsas, doña Blanca ayuda
 Envinada de tortas (se aplica n cucharon a cada lata)
 Poner tapas y arrumar
 Limpiar carretas (parte de la selladora que fija la tapa)
 Sellar latas
 Bajar las latas al tanque de pasteurización
 Min 29: pasteurizada bolsas y latas
 Limpiar mesas arriba mientras la tía y Deisy lavan moldes
 Guardar el jarabe
 Si hay tortas grandes vigilar el proceso de asado, similar a las pequeñas
 Termina de llenar datos de formatos
 Saca la fruta de la nevera para que vote frio y luego la escurre para el día siguiente
 Surtir la nevera del punto de venta
 Empacar mice and place de la semana siguiente

PRACTICANTE
Apoya los procesos administrativos como: facturas y remisiones.
Vende en el punto de venta y maneja la caja registradora.
Etiqueta y empaca en inventario
Apoya en ferias cuando es requerido.


ASISTENTE DE INVENTARIO
AUXILIAR ADMINISTARTIVA
INGENIERA DE ALIMENTOS
 Documentación e implementación BPM
 Realizar ensayos en producción, nuevos productos, nuevas presentaciones
 Investigación de empaques en apoyo a Gerencia (Liliana)
 Verificar programaciones de producción
 Inspecciones de planta (limpieza y desinfección)
 Programaciones de limpieza y desinfección
 Evaluaciones médicas
 Apoyo en todos los cambios y modificaciones en planta (locativas, equipos, personal)
 Entrevistas personal
 Programación aseos (formato solicitud de choques)
 Control de aguas
 Residuos sólidos implementación
 Capacitación manipuladores
 Programación mantenimiento equipos
 Programación fumigaciones control de plagas
 Registros sanitarios
 Atención visitas invima
 Inventarios: elaboración formatos

JEFA DE PLANTA
 Capacitar a los auxiliares de cocina, tanto de tortas como de frutas
 Hacer programación semanal con Bibiana
 Redirigir la programación semanal a diaria
 Ayudar a batir
 Engrasar moldes
 Enmoldar
 Pasteurizar
 Supervisar el calado de la fruta
 Recibir materia prima
 Estibar materia prima, organizarla en cajas, rotular, rotar la mercancía en la bodega
 Dar información de tortas grandes
 Revisar el diligenciamiento de formatos por parte de los auxiliares, los recoge los sábados y se los entrega a Bibiana para archivarlos
 Fijarse en la bodega de las existencias para hacer la solicitud de compra (formato partido)
 Recibir los insumos
 Tener un control de desinfección frutas y verduras
 Tener un control de proceso del calado de las frutas
 Hacer un reporte diario de la producción fruta calada

AUXILIAR DE PRODUCCIÓN
 Lavar huevos (primer piso)
 Subir los huevos a producción y desinfectarlos 5 min
 Busca las pasas y la fruta para el batido del día
 Verifica temperatura de la nevera y lleva control en el formato
 Pesa lo que hace falta del mice and place (mantequilla, esencias, conservantes)
 Votar el agua de los huevos y quebrarlos uno a uno
 Hacer el batido
 Porcionar las tortas
 Verificar peso de cada torta
 Precalentar horno 200°
 Entrar las latas a horneado
 Ayudar a Deisy a desinfectar Bandejas desmolde
 Limpiar mesas y desinfectar ambiente
 Llenar formatos porque ya sabe el rendimiento que dio la masa
 Alistar ingredientes para segundo batido
 Organizar elementos de empaque
 Escurrido de frutas
 Preparar jarabe
 Tomar una lata asada para verificar temperatura
 Desmoldar en bandeja desmolde
 Meter las bandejas en el escabiladero
 Fijo en ella pesado, horneo y sellado latas, si son bolsas, doña Blanca ayuda
 Envinada de tortas (se aplica n cucharon a cada lata)
 Poner tapas y arrumar
 Limpiar carretas (parte de la selladora que fija la tapa)
 Sellar latas
 Bajar las latas al tanque de pasteurización
 Min 29: pasteurizada bolsas y latas
 Limpiar mesas arriba mientras la tía y Deisy lavan moldes
 Guardar el jarabe
 Si hay tortas grandes vigilar el proceso de asado, similar a las pequeñas
 Termina de llenar datos de formatos
 Saca la fruta de la nevera para que vote frio y luego la escurre para el día siguiente
 Surtir la nevera del punto de venta
 Empacar mice and place de la semana siguiente

 Empacar en canastas lo pasteurizado el día anterior
 Contarlas, verificar lote, unidades, gramaje para entregárselas a Felipe
 Ayudar a batir o a echar ingredientes
 Tomar pH agua, calibración bachimetro (pH) y refractante (grados de azúcar)
 Pesar fruta, Limpiarla,
 Calar fruta
 Hacer aseo de la planta
 Diligenciar formatos
 Copia del cuaderno medidas, calibraciones, procesos que indico aleja, fruta que se pesa, desperdicio
 si acabó y le sobro un tiempito, ayuda arriba
 Estar pendiente del timbre y recibir proveedores, clientes y demás
 Sacar la basura a la calle los días que pasa el carro
 recibe la mp y la pone en el lugar designado
 rotular todo lo que llegó y llevarlo a bodega
Carga inventarios con entradas y salidas para dar los resultantes.
Apoyo en ferias.
etiquetado
entrega y manejo de degustaciones
embalage y estibas

AUXILIAR DE COCINA
ORGANIGRAMA PROPUESTO
ÁREA ADMINISTRATIVA
PLANTA
COMERCIAL
Montar bases de datos de clientes potenciales.
Hacer estudio de mercado actual con competencia directa.
Realizar cotizaciones.
Hacer telemercadeo.
Hacer visitas a clientes.
Cumplir con metas de ventas.
Definir mensualmente la estrategia para el cumplimiento de las metas en ventas.
Abrir nuevos mercados con previo análisis del sector y estra-tegia.

CONTABLE Y LEGAL
Asesoría externa CONTABLER
ORGANIGRAMA DE LA MATRIZ DE FUNCIONES
PROCESO ADMINISTRATIVO
GERENCIA GENERAL
Supervisar los procesos por áreas acorde con la proyec-ción y cumplimiento de metas.
Liderar la gestión estratégica.
Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios
Alinear a las distintas Gerencias.
Definir políticas generales de administración
Dirigir y controlar el desempeño de las áreas
Presentar al Directorio estados de situación e informa-ción de las marcha de la empresa
Ser el representante de la empresa
Desarrollar y mantener relaciones político-diplomáticas con autoridades y reguladores.
Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes Actuar en coherencia con los valores organiza-cionales

GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Planeación.
Organización
Dirección.
Coordinación.
Control.
Evaluación.
Velar y monitorear la disponibilidad de Fondos
Administración del Capital
Preparación y análisis de la información financiera
Planeación y control financiero
Estructura Financiera
Preparación y evaluación de proyectos. Planes de Nego-cios
Valoración de Empresas
COORDINADOR LOGISTICO
Control y reporte de inventario en existencias y pérdidas.
Etiquetado, empaque y embalaje de producto terminado.
Gestión de envíos y fletes.
Apoyo y coordinación logística en Ferias y eventos.
Recepción de producto terminado en planta.
Realizar y recibir compras
Base de datos de proveedores (Nombre, acuer-dos de pago,
Acuerdo de precios con proveedores
Surtir el punto de venta.
Hacer solicitud de empaques y abastecer las áreas que lo requieran.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
• Elaborar reportes de seguimiento, desempeño y cumplimiento de procesos de trabajo y/o de empleados, proveedores o terceros cuando se lo requiera la gerencia.
• Manejar el custodio de caja menor con la res-ponsabilidad y diligencia que este requiere.
• Elaborar informes de gestión semanales y aná-lisis de procesos mensuales que permitan la evaluación de procesos generales de la em-presa y de gestión particular.
• Elaborar la plantilla para seguimientos de re-querimientos y productos vendidos prestados correctamente y en el tiempo correspondiente a la venta pertinente con todos los datos que allí se solicitan (en caso de no tener todos los da-tos solicitar asesoría a la persona o personas que tengan la información correspondiente).
• Comunicar a la gerencia sobre cualquier tema ordinario y/o extraordinario que pueda afectar el buen funcionamiento y/o nombre de la em-presa.
• Dominar, manejar y gestionar el ciclo de venta y protocolo para el cliente derivados de la ca-dena de valor.
• Mantener actualizadas las bases de datos, donde se especifiquen Clientes y proveedores discriminando por datos como: Tipo, sector, ni-vel; esto acompañado de teléfonos, contacto y todo lo pertinente para el desarrollo y adminis-tración oportuna de los contactos.
• Tener bases de datos de la competencia donde se especifiquen tablas de precio del mercado y tabla precios de INDUBLER.
• Elaborar los comprobantes o asientos conta-bles como Comprobantes de Egresos, recibos de caja, recibos de caja menor.
• Elaborar y/o revisar portafolios de servicio, coti-zaciones, facturas, órdenes de compra y tener un record donde estén todas enumeradas por fecha y número de orden. Las facturas, basa-das en las cotizaciones autorizadas y firmadas por la Directora Comercial.
• Llevar diariamente el Flujo de Caja, en donde se ingresan los movimientos del día: ingresos y egresos, las cuentas por pagar a los proveedo-res. Tener los saldos al día: Banco y Cajas. Ar-chivar los soportes contables y la correspon-dencia.
• Mensualmente en las fechas acordadas, debe alistar y entregar a la contadora los soportes contables: Egresos, recibos de caja y recibos de caja menor, las facturas del mes, los extractos bancarios. Estos se relacionan en un docu-mento antes de enviarlos a contabilidad.
• Elaborar correspondencia: cartas al banco, re-lación de documentos exigidos por clientes nuevos, entre otros. Llevar físicamente la do-cumentación exigida a la empresa por clientes nuevos (para creación como proveedores).
• Contestar el teléfono y atender requerimientos de los clientes, crear cotizaciones y archivar con el orden.
• Mantener los archivos como son: caja menor, pago a terceros, relación de egresos, relación de impuestos a pagar, cartera consolidado, en-tre otros, al día para su revisión oportuna; y ha-cer las entregas acordes con las fechas de pre-sentación.
• Ofrecer los servicios de la empresa a los clien-tes potenciales haciendo labor de tele merca-deo para vender los productos.
• Cumplir con las metas impuestas de asesorías para bases de datos de los clientes potenciales para la venta de los productos.
• Asesorar clientes reales cuando sea pertinen-te.
• Conocer muy bien toda nuestra cadena de va-lor de principio a fin (incluyendo clientes y pro-veedores).
• Mantener actualizado el estudio de mercado con la información de la competencia.
• Responder los correos electrónicos pertinentes.
• Apoyar con el trámite de documentación reque-rida por la empresa en sus diferentes procesos.
• Manejar de forma responsable y de acuerdo con las indicaciones de gerencia, todos los ac-tivos tangibles e intangibles que la gerencia asigne para realizar su trabajo y/o que estén re-lacionados con la operación de la empresa, los empleados o cualquier tercero.
• Prestar asistencia técnica y logística en los eventos que se soliciten.

AUXILIAR PRACTICANTE
Asistir todos los procesos administrativos y logisticos que se requieran con una programación previa y seguimiento continuo.
INGENIERA DE ALIMENTOS
Coordinación y programación de los procesos de la planta.
Reportes (Informes de gestión)
Tiempos y métodos (Actualización anual)
Analisis y reporte de manuales.
Presupuestos generales de la planta por mes y por año
Cronograma de actividades:
o Trazabilidad
o Muestreo
o Fumigación
o Mantenimiento y adecuaciones
o Capacitación
o Salud ocupacional (ARL)
o Producción
o Innovación y desarrollo
Controles de calidad:
o Producto en proceso
o Producto terminado
Puntos críticos de control: HACCP
JEFE DE PLANATA
Coordinación y programación
Capacitar líderes de proceso
Hacer programación mensual para la ingeniera
Analisis del cumplimiento de metas de producción diaria.
Supervisar el proceso de la planta
Recibir materia prima
Entregar producto terminado en inventario
Coordinación, vigilancia y control de bodega.
Análisis y control de procesos.
LIDER DE PROCESO PRODUCTIVO
Líder de proceso productivo
Diligenciar y revisar: formatos, manuales, puntos de control, órdenes de pedido.
ASISTENTE DE PROCESO
Opera el plan estratégico y asiste al líder en los procesos productivos
ASEO
Encargada de la limpieza de la planta
Limpieza de planta, equipos y utensilios, diligenciar formatos, controla inventarios de la bodega 5 (aseo).
Especificaciones:
 Arreglo de líquidos desinfectantes y los pones en cada puesto
 Desinfectar mesa, pisos y aire
 Engrasar moldes según lo que se va a producir
 Lavar las latas
 Aseo
 Lavar 2 veces cada uno por la grasa
 Lavar bandejas
 segundo aseo en planta
 segunda desinfección de mesas
 Bibiana le pasa la necesidad de desinfectantes y el formato de choques
 La instrucción de engrasado de moldes es verbal y varía debido a que no alcanza el batido, salen pedidos extras
 Formato de preparación de detergentes y desinfectantes
Colaboración en producción

Cada área debe solicitar presupuesto para operación mensual, entregable el penultimo día del mes y analizado el último día para aprobación.
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