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Automatización y Digitalización - Introducción

Conceptos fundamentales de la asignatura
by

Camilo Garcia

on 30 September 2015

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Transcript of Automatización y Digitalización - Introducción

Introducción
Automatización y digitalización documental
“… disminuir la intervención humana en la ejecución de secuencias o procesos… en tareas rutinarias… Se considera que la automatización hoy en día es una herramienta de inteligencia para la empresa.”
“Implantación de procesos por medios automáticos con el apoyo de las máquinas. Comprende las tareas de investigación, diseño, desarrollo y aplicación de métodos distintos a los de operación manual, que reducen la intervención humana en la operación de sistemas o procesos e incrementan la productividad.”
En archivística: proceso llevado a cabo por las máquinas (computadores), como apoyo a la gestión documental dentro del archivo, para lograr brindar un mejor servicio de información a los usuarios. En otras palabras, es un proceso informático, que apoya a nuestra profesión, facilitándole al usuario la consulta rápida y eficaz de la información, permitiendo a su vez la prestación de un mejor servicio en el archivo.
Historia en los archivos
Se empieza a hablar de las tecnologías como apoyo a la gestión de los archivos desde la década de 1960.
El Consejo Internacional de Archivos estudia el tema a través de su congreso internacional (1964) y mesa redonda (1965); en 1972 aparece crea una comisión ad-hoc, luego comité permanente.
LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Artículo 3. Definiciones: Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información. Según los materiales empleados, además de los archivos en papel también existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo: Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor.

Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Parágrafo 1°. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
Parágrafo 2°. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Normatividad
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
Ley 6 de 1992. Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios (Art.74).

Decreto 2620 de 1993. La Presidencia de la República autoriza el uso del disco óptico para los comerciantes en sus archivos.

Decreto 1748 de 1995. Sobre archivos laborales informáticos.

Decreto 2150 de 1995. La Presidencia de la República autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Decreto 1094 de 1996. Presidencia de la República. Facturas electrónicas. Para los efectos del presente Decreto, entiéndese por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la Administración de Justicia. Sobre uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales (Art. 95).

Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Normatividad II
Ley 527 de 1999. Define y reglamenta el Acceso y uso de los mensajes de datos del Comercio Electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

RESOLUCION NUMERO 1995 DE 1999. ARTICULO 18. DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA. Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente

Los programas automatizados que se diseñen y utilicen …., deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y guarden los datos.

Decreto 2170 de 2002. Por el cual se reglamenta la Ley 527 de 1999. Contratación por medios electrónicos.

DEL CODIGO DE COMERCIO.
Art. 43. Podrán conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta.
Art. 60. Conservación de libros y papeles de comercio .
Normatividad III

Ley 962/2005 LEY ANTITRÁMITES
Art. 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Art. 26. Factura electrónica. Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
DEL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL
ARTÍCULO 175 Medios de prueba: Sirven como pruebas, la declaración de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios, y cualesquiera otros medios técnicos que sean útiles para la formación del convencimiento del juez.
ARTÍCULO 251: Distintas Clases de Documentos Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos, y en general todo objeto o mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Normatividad IV
Normas AGN e ICONTEC
Circular 02 de 1997 AGN. Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.
NTC 4436: Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
NTC 5421: Micrografía medición de densidad de microfilmes.
Normatividad V
Normas internacionales
ISO 17799. Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información
ISO 19005-1. Formato PDF para conservación de documentos electrónicos.
NTC-ISO 12639:2004. Tecnología gráfica. Intercambio de datos digitales de preimpresión. Formato de archivo de imagen de etiqueta. Para la tecnología de imagen (TIFF/IT)
ISO 15444-1:2004. Information technology -- JPEG 2000 image coding system: Core coding system.
ISO 32000-1:2008. Document management -- Portable document format -- Part 1: PDF 1.7. Establece el formato PDF 1.7. como estándar formal abierto independizando completamente el formato del ambiente o sistema de ejecución, mejora soporte para firmas digitales (soporte para mecanismos de encriptación mejorados), amplia soporte en formatos JPEG2000 de conformidad con la ISO 15444, soporte para fuentes OpenType, consistencia con otros formatos estándar como PDF/X, PDF/E o PDF/UA, entre otros.
Normatividad VI
ISO 12033:2009. Document management -- Electronic imaging -- Guidance for the selection of document image compression methods. Información sobre métodos de compresión de imágenes en hardware y software es suministrada por el estándar como soporte al estudio y proceso de decisión por parte de los responsables de la implementación, es importante añadir que los métodos de compresión previstos en el estándar están basados solo en algoritmos matemáticamente probados.
ISO 23081. Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records – Conceptual and implementation issues. Guía internacional para la comprensión e implementación de metadatos en el marco de la NTC-ISO 15489.
ISO 14721. Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model. Modelo de referencia aplicable a cualquier tipo de archivo, orientado a la preservación de información a largo plazo, cubre ampliamente aspectos del aseguramiento archivístico como la captura, almacenamiento, gestión de datos y difusión. Igualmente cubre aspectos clave como la migración digital a nuevos formatos y soportes basado en el modelo OAIS (open archival information system).
Normatividad VII

NTC-ISO 27001, ISO 27002. Estándar para el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI. Dominios aplicables al aseguramiento de la integridad de los documentos registrados y gestionados electrónicamente, con cobertura en política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, control de acceso, seguridad de los recursos humanos, cumplimiento, seguridad física y del entorno, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, gestión de las comunicaciones y operaciones, gestión de la continuidad del negocio y gestión de incidentes de seguridad de la información.
ISO 12142. Electronic imaging -- Media error monitoring and reporting techniques for verification of stored data on optical digital data disks. Monitoreo de errores en archivos electrónicos de imagen y técnicas de reporte para verificación de datos almacenados en discos ópticos. Orientado a políticas y pruebas en los sistemas de almacenamiento para respaldo en discos ópticos.
ISO 12654. Recomendaciones para el manejo de sistemas electrónicos de grabación para el registro de los documentos con carácter probatorio, en discos ópticos WORM.
Normatividad VIII
La automatización
Definiciones
Definamos aquellos conceptos...
Normatividad
Conjunto de instrucciones de computadora escritas con un lenguaje de programación, las cuales dirigen al hardware para que efectúe actividades específicas de procesamiento de datos y de información que proporcionan funcionalidad al usuario
Software de aplicación:
Programas que los individuos usan de manera cotidiana como: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores, telecomunicaciones, software de cálculo numérico y simbólico, videojuegos, entre otros.
Software de programación:
Herramientas utilizadas para desarrollar programas informáticos, basadas en los lenguajes de programación
Software de sistema:
Programas que tienen como objetivo administrar los recursos del hardware y le permite al usuario utilizar con facilidad los recursos del sistema, como son el software de aplicación.
Software
Hardware
Servidor
Término inglés que hace referencia a cualquier componente físico tecnológico, que trabaja o interactúa de algún modo con el equipo de cómputo. No sólo incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, procesador, memoria RAM, sino que también hace referencia al cableado, circuitos, entre otros; igualmente hace referencia a elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y demás periféricos.
Base de datos
Equipo que almacena y sirve ficheros a equipos de una red, en nuestro caso a través de unas aplicaciones como el SGD y los SGBD.
En Internet, un servidor es un ordenador remoto que provee los datos solicitados por parte de los navegadores de otras computadoras.
En redes locales se entiende como el software que configura un PC como servidor para facilitar el acceso a la red y sus recursos.
En informática, un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en nombre de los usuarios. El término servidor ahora también se utiliza para referirse al ordenador físico en el cual funciona dicho software, una máquina cuyo propósito es proveer datos de modo que otras máquinas puedan utilizar esos datos.
Bibliografía
Automatización: sistemas de Información Gerencial para la Producción Industrial IPMIS. Téllez Dextre Jara, Edwin. En: Informador técnico, ISSN 0122-056X, Nº. 72, 2008, págs. 6-13. Disponible en http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3000207 Consultado en Julio de 2012.
Mendoza Reyes, Diana Patricia . Los archivos frente a las nuevas tecnologías (Tesina para optar al titulo de licenciada en archivonomía). México D.F., 2005.
Software. Disponible en: http://fccea.unicauca.edu.co/old/software.htm. Consultado en junio de 2012
Tipos de software. Disponible en: http://www.tiposde.org/informatica/12-tipos-de-software/ Consultado en junio de 2012
Hardware. Disponible en: http://www.alegsa.com.ar/Dic/hardware.php Consultado en junio de 2012
Servidor (almacenamiento). Disponible en: http://www.anerdata.com/que-es-un-servidor.html Consultado en junio de 2012
Servidor. Disponible en: : http://www.masadelante.com/faqs/servidor/ Consultado en junio de 2012
Giménez Chornet, V. (2009). Los metadatos en la recuperación de documentos digitales. [diapositivas de PowerPoint]. Presentado en: Seminario Internacional de archivos y documentos electrónicos, Bogotá.
Metadatos
En el contexto de la gestión de documentos, los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo
Datos sobre datos, información sobre información
Información:
Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla. La información está en la base de la organización de todo proceso de trabajo
Dato:
Unidad elemental de información. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción
Conjunto de datos (metadatos) pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso
Aplicación que permite almacenar y administrar los datos para posteriormente acceder a ellos de forma rápida y estructurada
Manejador de base de datos SGBD
En resumen...
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