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Competencia : documentar procesos y procedimientos aplicand

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vanessa del rio

on 20 February 2014

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Transcript of Competencia : documentar procesos y procedimientos aplicand

Competencia : documentar procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados adoptados por la organización

Código 210201017

Aprendiz: Vanessa del rio

Instructor: Nelson Vera

Servicio nacional de aprendizaje regional Cundinamarca
Centro de desarrollo agro empresarial
Técnico recursos humanos
Códig626354

Zipaquirá 18 de febrero del 2014

Archivistica
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
Clases de documentos para archivo
La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: “siempre será mejor preservar que restaurar
a) El local de archivos
b) El control de los Factores Externos
c) El manejo de los documentos
d) Medidas de Seguridad
1. Alfabético:
basándose en una palabra
que identifique
los documentos.
2. Cronológico:
se realiza la ordenación
por la fecha de los
documentos.
CLASES DE DOCUMENTOS
PARA ARCHIVO
Modo en el que los vídeos guardan los datos de un archivo de vídeo con el fin de que puedan ser interpretados por el ordenador.
CONSERVACION
DE
DOCUMENTOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
dependencias, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.

• CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS:
Conjunto de estrategias y medidas
de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS:
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos.
DEPÓSITO DE ARCHIVO:
Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

RETENCIÓN DOCUMENTAL
tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención
documental.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
El uso de sistemas de información por parte de las organizaciones requiere el almacenamiento de grandes cantidades de información, ya sea para el uso mismo del sistema, para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas.
Las formas en las cuales pueden organizarse son archivos secuenciales o archivos directos. En los archivos secuenciales los registros están almacenados en una secuencia que depende de algún criterio definido. Por ejemplo, pueden almacenarse los registros de los empleados de la empresa de manera secuencial de acuerdo al departamento al que pertenecen o de acuerdo a su antigüedad.
CLASES
Clasificadoras; están en desuso (cada vez se utiliza menos).

 Simples; más utilizada.

 Colgantes; con dos enganches
en la parte superior que permite su colocación sobre las guías de un bastidor con ruedas.


Tipo A-Z; su accionamiento
es por palanca.

 Con anillas; dos anillas para
archivar los documentos
una vez perforados.
MOBILIARIO
 Estanterías; conjunto de baldas horizontales
para guardar carpetas archivadoras.
 Estanterías modulares; contiene una serie de cajas de plástico de colores.
 Armarios para carpetas suspendidas; clásico mueble metálico para carpetas
en suspensión.





 Armario sobre raíles; estanterías que se desplazan por unos raíles.
 De seguridad; muebles ignífugos, antitérmicos o con clave de acceso.
Sistema moderno derivado de las nuevas tecnologías.
Se utiliza en las grandes
empresas
y consiste en realizar fotos
a los documentos a través
de la microfilmación a
través de visores.

Programa de archivo,
base de datos, que está
combinado con los procesadores
de textos, hojas de cálculo, etc.
Todas ellas posibilitan un acceso
cómodo a sus ficheros y programas.
SISTEMA DE
CLASIFICACIÓ Y ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
CRONOLÓGICOS, SIMPLES
Ordinal
Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

ENERGIA
Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826

Cronológico
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
• 2005, 07, 24
• 2005, 08, 06
• 2005, 08, 07
• 2005, 08, 08
omo se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el expediente
Onomástico
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
• ACOSTA LOPEZ, Andrés
• CASCANTE PEREZ, José
• CHAPARRO MEJIA, María
• ECHEVERRI ARANGO, Pedro
• LOPEZ GOMEZ, Javier
Toponímico (o alfabético-geográfico)
Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
• Amazonas
• Arauca
• Boyacá
• Cauca
• Cesar
Temático
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:
• Estadísticas
• Informes
• Informes a organismos de control
• Informes de gestión
• Informes estadísticos
• Órdenes de Pago

SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS:
ONOMÁSTICOS, TOPONÍMICOS O GEOGRÁFICOS, TEMÁTICOS
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:
TECNOLOGÍA PARA
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN DE LOS
INSTRUCTIVOS DEL
SISTEMA DE INFORMACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DEL TALENTO HUMANO.

El sistema debe ser capaz de duplicar los datos: a medida que sea requerido sin pérdida de información y manteniendo la consistencia e integridad de los documentos, así como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas condiciones.


Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser añadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el sistema debe tener 336 espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante todo el ciclo de vida de los mismos.
CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES
La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón más habitual que provoque un fallo prematuro en los medios. La moderación de la temperatura y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida útil de muchos soportes de almacenamiento pero el sistema de conservación de soportes debe tener las capacidades adecuadas incluyendo:

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánica funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales
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